10 Microsoft-Tipps für eine bessere Aufgabenverwaltung
Microsoft To Do feierte im April 2021 seinen vierten Geburtstag. Die App hat einen langen Weg zurückgelegt, seit sie als überwältigender Nachfolger von Wunderlist eingeführt wurde.
Es ist jetzt eng in das Windows-Betriebssystem integriert und bietet viele Funktionen in einem leichten Design. Hier finden Sie einige Tipps zur Verwendung von Microsoft To Do.
1. Zusammenarbeit und gemeinsame Aufgaben
Mit Microsoft To Do können Sie Inhalte für andere Benutzer freigeben. Sie können einzelne Aufgaben nicht freigeben, aber Sie können ihnen Zugriff auf die von Ihnen erstellten Aufgabenlisten gewähren.
Wenn Sie einer anderen Person Zugriff gewähren, kann diese den Inhalt der Liste anzeigen und bearbeiten. Um eine Aufgabenliste über die Desktop-App für einen anderen Benutzer freizugeben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen einer Aufgabenliste und wählen Sie Liste freigeben .
Tippen Sie auf Mobilgeräten oben rechts auf das Symbol Benutzer hinzufügen. Sie erhalten einen Link, den Sie mit anderen Benutzern teilen können. Tippen Sie auf Weitere Optionen , um den Zugriff zu beschränken und Mitglieder zu verwalten.
2. Unteraufgaben bei Microsoft To Do.
Unteraufgaben waren eine Kernfunktion von Wunderlist, die es nicht bis zur ersten Iteration von Microsoft To Do schaffte. Aber die App unterstützt jetzt seit einigen Jahren Unteraufgaben. Mit den so genannten Schritten können Sie eine Reihe von Aufgaben unter einer einzigen übergeordneten Aufgabe hinzufügen.
Sie können Steps auf viele Arten verwenden. Sie sind beispielsweise nützlich, wenn Sie den Workflow einer Gruppe von Personen steuern möchten, die alle an einem Projekt arbeiten. Sie dienen jedoch auch als Aufzählungszeichen, damit Sie schnell Gedanken zu einem Thema aufschreiben können.
Die Anzahl der verbleibenden Unteraufgaben wird unter dem Hauptaufgabenelement in der Aufgabenliste angezeigt.
3. Microsoft To Keyboard-Verknüpfungen
Die Liste der Verknüpfungen von Microsoft To Do ist kurz, aber effektiv. Die App unterstützt alle wichtigen Aktionen. Die vollständige Liste der Verknüpfungen zu Microsoft To Do lautet:
- Strg + N: Neue Aufgabe hinzufügen
- Strg + L: Erstellen Sie eine neue Liste
- Strg + T: Füge Meinem Tag eine Aufgabe hinzu
- Strg + D: Beende eine Aufgabe
- Strg + F: Suchen
- Strg + R: Synchronisieren
- Strg + 1: Öffnen Sie die Seitenleiste
4. Microsoft übernimmt die Integration mit Cortana
Microsoft To Do ist in Cortana integriert. Durch die Integration können Sie Microsoft To Do von jedem Cortana-fähigen Computer aus verwenden, einschließlich Windows-, Android-, iOS- und Smart-Home-Geräten.
Wenn Sie Cortana mit Microsoft To Do verwenden, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Aufgabenlisten und Erinnerungen direkt in der App und nicht in Cortana zu erstellen. Cortana kann Ihre Aufgaben auch in Mein Tag und anderen von Ihnen erstellten Listen vorlesen.
Natürlich ist Microsoft To Do nicht die einzige To-Do -App, die auf Ihren Geräten synchronisiert werden kann .
5. Markierte E-Mails in Outlook
Wenn Sie ein Arbeits- oder Schulkonto bei Microsoft haben, lässt sich Microsoft To Do in gekennzeichnete E-Mails in der Windows Outlook-App oder im Web integrieren. Melden Sie sich mit demselben Konto bei Aufgaben und Outlook an, und Sie werden in einem Popup-Fenster gefragt, ob Sie die Funktion aktivieren möchten.
Sobald es betriebsbereit ist, werden alle von Ihnen gekennzeichneten E-Mails an Mein Tag als Aufgabe angezeigt. Wenn Sie einer bestimmten Aufgabe zusätzliche Bedeutung hinzufügen möchten, markieren Sie das E-Mail-Flag als vorrangig . Es wird in der Aufgaben-App mit einem Sternchen angezeigt.
Alle gekennzeichneten E-Mails können umbenannt, mit Fälligkeitsterminen versehen und mit Erinnerungen versehen werden.
6. Verwalten Sie Ihren Tag
Sie können Microsoft To Do auf viele verschiedene Arten verwenden, abhängig von der Art des Inhalts, den Sie in der App speichern. Wenn Sie die App als täglichen Aufgabenmanager verwenden, wird die Liste "Mein Tag" wahrscheinlich eine der nützlichsten Funktionen sein.
Neben markierten E-Mails in Outlook, die in der Liste angezeigt werden, können Sie auch andere Aufgaben hinzufügen. Öffnen Sie zum Hinzufügen eines Aufgabenelements zu "Mein Tag" die betreffende Aufgabe (auf dem Desktop oder auf dem Handy) und wählen Sie "Zu meinem Tag hinzufügen".
Die Liste "Mein Tag" enthält auch Vorschläge, was Sie hinzufügen sollten. Gehen Sie auf dem Desktop zur Liste "Mein Tag" und klicken Sie oben rechts auf " Für heute" . Öffnen Sie auf dem Handy " Mein Tag" und tippen Sie auf das Symbol am unteren Bildschirmrand.
Die Vorschläge basieren auf kürzlich hinzugefügten Aufgaben und Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum heute liegt. Die App macht keine Vorschläge für Aufgaben, für die Erinnerungen für heute festgelegt wurden. Sie können Ihren Google Kalender sogar mit der Microsoft To Do-App synchronisieren .
7. Fügen Sie Aufgaben Aufgaben hinzu
Sie können Dateien zu Microsoft To Do-Aufgaben hinzufügen. Die Anhänge sind in allen App-Versionen verfügbar und bieten eine hervorragende Möglichkeit, wichtige Dokumente zwischen Ihren Geräten auszutauschen.
Microsoft hat die Dateigröße auf 25 MB begrenzt (genau wie die meisten E-Mail-Dienste). Wenn Sie eine große Datei senden müssen, müssen Sie woanders suchen. Um eine Datei anzuhängen, öffnen Sie die betreffende Aufgabe und klicken Sie auf Datei hinzufügen .
8. Sehen Sie Ihre Woche im Voraus
Sie können Ihre bevorstehenden Aufgaben mithilfe der geplanten intelligenten Liste anzeigen. Der geplante Abschnitt ist in Teile wie " Früher" , " Heute" , " Überfällig" und " Später" unterteilt .
Auf der Registerkarte Später werden die anstehenden Aufgaben für die nächsten fünf Tage angezeigt. Überfällig zeigt Aufgaben an, die Sie bereits erledigt haben sollten, die aber noch nicht als solche markiert wurden.
Um die Smart-Listen zu aktivieren, öffnen Sie die Aufgaben-App auf Ihrem Desktop, klicken Sie auf Ihr Profilbild und gehen Sie zu Einstellungen> Smart-Listen . Schalten Sie die Schieberegler neben den Listen ein, die Sie aktivieren möchten.
9. Kontowechsel
Mit der Kontoumschaltung können Sie sowohl auf Ihre geschäftlichen als auch auf Ihre persönlichen Microsoft-Konten zugreifen und problemlos zwischen diesen wechseln.
Um die Kontoumschaltung unter Windows einzurichten, klicken Sie oben links auf Ihr Profilbild, wählen Sie Konten verwalten und klicken Sie auf Konto hinzufügen . Tippen Sie unter Android auf das Menü Mehr (die drei horizontalen Linien in der linken Ecke), tippen Sie dann auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie Konto hinzufügen .
10. Live-Kacheln
Wenn Sie Windows 10 verwenden, können Sie die Unterstützung von Microsoft To Do für Live-Kacheln nutzen. Sie können beliebig viele Listen an das Startmenü anheften. Um eine Liste anzuheften, öffnen Sie die Aufgaben-App, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Liste und wählen Sie Zum Anheften anheften .
Leider können Sie keine Aufgaben von der Live-Kachel aus erledigen. Durch Klicken auf die Kachel gelangen Sie direkt zur Liste in der Haupt-App.
Versuchen Sie es mit Microsoft To Do.
Wenn Sie nach einer neuen Aufgabenverwaltungs-App suchen, ist es an der Zeit, Microsoft To Do eine Chance zu geben. Es ist zu einem würdigen Tool in der Reihe der Produktivitäts-Tools des Unternehmens geworden und ergänzt das komplexere Microsoft OneNote perfekt.