7 Tipps und Tools zur Kommunikation mit Kunden und Teams in Echtzeit
Als Freelancer oder Remote Worker müssen Sie möglicherweise mit Kunden und Kollegen in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeiten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie immer für Echtzeitreaktionen verfügbar sein müssen, auch wenn Sie Ihren Fokus und Ihre Konzentration verlieren.
Sie können Erschöpfung vermeiden und gleichzeitig eine reibungslose Beziehung zu anderen Stakeholdern aufrechterhalten, indem Sie mehrere Strategien implementieren. Mit den folgenden Tipps und Tools erfahren Sie, wie das geht.
1. Entscheidungs-/Feedback-Sharing ohne Follow-up
Sie benötigen Echtzeitkommunikation, wenn sofortiges Feedback oder Nachfassen erforderlich ist. Übermäßige Kommunikation kann Ihnen die Mühe ersparen, ständig für eine schnelle Reaktion verfügbar zu sein. Wenn Sie Ihrem Kunden oder Ihren Kollegen alle erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen, müssen diese nicht weiterverfolgen, um Ihre Nachricht zu klären.
Scheuen Sie sich deshalb nicht, die Dinge in voller Beschreibung zu erklären. Manchmal ist sofortiges Feedback nicht angemessen oder vollständig. Es kann auch zu Missverständnissen kommen. Verzögertes Feedback hilft Ihnen, unlogische Ausbrüche zu vermeiden und ermöglicht es Ihnen, durchdachtere Antworten zu geben.
Durch eine gründliche und klare Kommunikation mit Ihren Kunden und Ihrem Team wird unnötiges Hin und Her vermieden. Es gibt verschiedene Online-Notiz-Apps wie Supernotes. Sie können sie verwenden, um ein nahezu perfektes Messaging zu erreichen.
Sie und Ihr Mitarbeiter können Notizen in derselben Datei hinterlassen, nachdem Sie die Antworten des anderen durch gemeinsam nutzbare Notizen und Dokumente durchgegangen sind.
2. Planen Sie im Voraus, um eine angemessene Verzögerung der Reaktionszeit zu ermöglichen
Einige Projekte und Aufgaben erfordern möglicherweise eine sofortige Antwort von Ihren Kunden oder Teammitgliedern, während eine verspätete Antwort zu Projektverzögerungen führen kann. Dies ist einer der Hauptgründe, warum sich viele Menschen für Echtzeitkommunikation einsetzen, während sie aus der Ferne arbeiten.
Aber auch in diesen Fällen ist die asynchrone Kommunikation denkbar, wenn Sie die Aufgaben und Teilaufgaben planen können. Investieren Sie ausreichend Zeit, um einen Eskalationsworkflow zu erstellen, der es Ihrem Team ermöglicht, mit Notfällen umzugehen. Berücksichtigen Sie den Zeitzonenunterschied und planen Sie unabhängige Aufgaben während der Antwortverzögerung.
Es ist hilfreich, die Kalender-App in Aufgabenverwaltungstools wie Asana zu integrieren . So wird jedes Mal, wenn Sie ein Ereignis erstellen, das Update in den Aufgabenverwaltungs-Apps für alle verfügbar.
3. Bildschirmaufzeichnung/digitale Whiteboards zur Demonstration von Fehlern
Stellen Sie sich vor, es gibt einen komplexen Fehler in der Software. Jetzt müssen Sie das Ganze beschreiben, indem Sie einem Remote-Team schreiben! Ganz zu schweigen von den Fragen, die zwischendurch am anderen Ende auftauchen und Sie sich verlaufen.
Sie können all diese komplizierten Situationen mit Bildschirmaufnahme-Apps vermeiden. Demonstrieren und zeichnen Sie den Softwarefehler mit einem kostenlosen Bildschirmschreiber wie ActivePresenter oder Apowersoft auf. Sie können auch Ihr Audio einfügen, um das Problem mündlich zu beschreiben, um Verwirrung zu vermeiden.
Sie können auch Online-Whiteboards wie Freehand verwenden , um App- oder Website-Fehler zu beschreiben. Diese Apps eignen sich gut für die Remote-Zusammenarbeit. Ihr Kollege kann an Ihrer Whiteboard-Datei arbeiten und dort Notizen hinterlassen, damit Sie sie überprüfen können, wenn Sie an der Reihe sind.
4. Erstellen Sie digital zugängliche Workflows mit Kommentaren
Je mehr Sie den Bedarf an Audio-/Videokommunikation reduzieren können, desto mehr können sich Kollegen und Kunden auf das Wesentliche konzentrieren. In der heutigen Zeit können Sie ganz einfach einen detaillierten Workflow Ihres Projekts erstellen und für alle anderen Beteiligten digital zugänglich machen. Dazu können Sie Collaboration-Anwendungen wie Jira verwenden .
Neben der Unterstützung des visuellen Workflows Ihrer Aufgaben können Sie mit diesen umfassenden Apps Kommentare zu den Aufgaben hinzufügen. Diese Kommentare helfen, die benötigten Informationen schnell zu finden und so die Diskussionen zu rationalisieren.
Wenn der Kunde beispielsweise über den Projektfortschritt Bescheid wissen möchte, kann er im Aufgabenkommentar nach abgeschlossenen Aufgaben suchen. Es erspart ihnen das Senden von Nachrichten an Sie und versorgt sie sofort mit den Informationen, die sie benötigen.
5. Sprints für Projekte erstellen und definieren
Wenn Sie Teil eines Teams sind, das einem agilen oder Scrum-Workflow folgt, wissen Sie, dass Zusammenarbeit und Kommunikation in Echtzeit unverzichtbare Bestandteile Ihrer Arbeit sind. Dennoch können Sie die Abhängigkeit von unmittelbarer Kommunikation reduzieren, indem Sie die Sprints richtig definieren.
Stellen Sie beim Erstellen eines Sprints sicher, dass Sie die offensichtlichen Fragen wie Ziele, Roadmaps, Ressourcen, Backlogs, Kapazität, Arbeitsprozess, Fristen usw. beantworten. Daher stellen Ihnen die Verantwortlichen diese Fragen nicht und beginnen sofort mit der Arbeit.
Sie können auch Hilfe von verschiedenen kostenlosen Scrum-unterstützten Projektmanagement-Tools wie iceScrum in Anspruch nehmen . Mit diesen Apps kann Ihr Team effizient arbeiten, ohne dass dringende Reaktionen erforderlich sind.
6. Verteilen Sie Meeting-Aufzeichnungen, um die Ermüdung von Video-Meetings zu minimieren
Teil eines Remote-Teams zu sein bedeutet manchmal, an einer Reihe von Meetings teilzunehmen, um die physische Distanz auszugleichen. Dies kann zu einer Situation namens Zoom-Müdigkeit führen, die Ihrer Produktivität nicht gut tut. Stattdessen können Sie sich auf alternative Kommunikationskanäle konzentrieren und die Besprechungsanfragen während der konzentrierten Arbeit ablehnen.
Es ist wichtig, an den Sitzungen für strategische Diskussionen oder fokussierte Agenden teilzunehmen. Trotzdem können Sie sich auf die textbasierte Kommunikation verlassen, um die meisten der verbleibenden Angelegenheiten zu lösen. Abgesehen davon sollte die Aufzeichnung von Besprechungen obligatorisch sein.
So kann jeder, der es verpasst hat, die Aufzeichnung bequem auf Einblicke überprüfen und die Diskussion später aufwerten. Sie können VLC zum Aufzeichnen von Zoom-Meetings oder die Aufzeichnungsfunktion von Google Meet verwenden, um Meet-Meetings aufzuzeichnen. Beide Apps sind kostenlos, sie kosten Sie also kein zusätzliches Geld.
7. Den digitalen Kalender richtig nutzen, indem die Zeit blockiert wird
Einer der Hauptgründe für die Wahl der nicht-sprachlichen Kommunikation ist eine ununterbrochene produktive Zeit. Obwohl dies uns hilft, bei einem Projekt oder einer Aufgabe erhebliche Fortschritte zu erzielen, markieren die Leute dies nicht im Kalender wie bei einer Besprechung oder Präsentation. Infolgedessen haben andere Teammitglieder normalerweise keine Ahnung davon.
Sie können jedoch die Zeit für tiefgreifende Arbeit in Ihrem Kalender vormerken, damit andere davon erfahren. Leerraum im Kalender bedeutet, dass Sie für ein Meeting oder eine SMS frei sind. Wenn Sie die Zeit im Kalender blockieren, werden sie davon absehen, Besprechungen zu planen oder Ihnen zu dieser Zeit SMS zu senden.
Sie können kostenlose Kalendertools wie Google Kalender oder TeamUp verwenden , um Ihre Zeit zu blockieren. Daher werden andere rücksichtsvoll und sind mehr auf Online-Kommunikation wie E-Mail und Projektdiskussionskanäle angewiesen.
Kommunikation muss nicht immer sofort erfolgen
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten oder Teil eines hybriden Teams sind, kann die Echtzeitkommunikation Sie stark belasten.
Probieren Sie diese Tipps und Tools für die Online-Kommunikation aus, um nicht überfordert zu werden. Da diese Ihnen ein unterbrechungsfreies Arbeiten ermöglichen, steigern Sie Ihre tägliche Produktivität.