7 Vor- und Nachteile der Verwendung von Microsoft Excel als Projektmanagement-Tool
Die Microsoft Excel-Anwendung ist Teil eines Office-Abonnements. Das Tool ist bei Projektmanagern, Geschäftsinhabern, Gig-Mitarbeitern und unabhängigen Auftragnehmern beliebt.
Darüber hinaus können Sie kostenlose Excel-Vorlagen verwenden, um die Projektverwaltung zu vereinfachen. Die Frage ist: Verwenden Sie Excel, um Ihre Projekte zu verwalten oder Zeit zu sparen? Erfahren Sie mehr über die sieben wichtigsten Vor- und Nachteile der Verwendung von Excel für das Projektmanagement.
Die Top 7 Vorteile der Verwendung von Excel als Projektmanagement-Tool
Es besteht kein Zweifel, dass Excel die führende Datenprotokollierungs- und Visualisierungs-App ist. Das Unternehmen regiert seit 34 Jahren den Markt. Die folgenden Gründe machen Excel zu einem hervorragenden Projektmanagement-Tool:
1. Am besten für einfache und einzigartige Projekte geeignet
Excel ist das richtige Werkzeug, wenn Sie jeweils nur an einem Projekt arbeiten und eine kleine Gruppe von Projektmitgliedern haben. Microsoft bietet kostenlose Vorlagen an , z. B. den Gantt-Projektplaner in Excel.
Wenn Sie Excel öffnen , klicken Sie auf Neu und suchen Sie nach Gantt Project Planner . Klicken Sie auf die Vorlage, um eine Excel-Arbeitsmappe zu erstellen.
2. Große Zeit- und Geldersparnis
Excel ist nur ein Werkzeug, das Sie benötigen, um verschiedene Aufgaben für Ihre freiberuflichen oder geschäftlichen Projekte auszuführen. Daher müssen Sie nicht in zusätzliche Softwarekäufe investieren. Wenn die Mitglieder eines Teams bereits wissen, wie man Excel verwendet, sparen Sie außerdem Zeit bei der Schulung neuer Tools.
3. Data Warehousing in umfassenden Tabellen
In Excel haben Sie die Möglichkeit, Projektdaten direkt in Datenbanken zu speichern. Sie können von einem Ort aus auf bestimmte Projektdaten zugreifen oder diese wiederherstellen, während Sie Projektaufgaben verwalten.
Sie können auch umfassende Tabellenkalkulationen in einer Excel-Arbeitsmappe erstellen, um Millionen von Daten für die Big-Data-Analyse zu speichern. Sie können die Daten mit wenigen Tastenkombinationen bearbeiten und wichtige Daten hervorheben, die mit der Projektentwicklungsmethode verknüpft sind.
4. Aufgabenlisten und Projektzeitleiste
Wenn Sie interaktive Aufgabenlisten unter den Teammitgliedern verteilen müssen, können Sie mit Excel Geld für zusätzliche Apps sparen. Über eine interaktive Benutzeroberfläche können Sie Aufgabenlisten mithilfe von Zeilen und Spalten erstellen. Sie können auch Excel-Tabellen in das Webportal, MS Word und Microsoft OneDrive integrieren, um einen einfachen Zugriff zu erhalten.
Für einen detaillierten Projektplan und eine allgemeine Projekt-Roadmap können Sie mit Excel eine umfassende Projektzeitleiste erstellen.
5. Sofortige Berichterstellung von Projektdaten mit einem Tool
In Excel stehen viele Berichtsfunktionen zur Verfügung, die Sie gut nutzen können. Sie können hauptsächlich Excel-Tabellen (Strg + T) , Pivot-Tabellen (Alt + N + V) , Power Pivot usw. verwenden. Sie können solche Berichte auch in Powerpoint integrieren, um sie dem Publikum zu präsentieren. Zu diesem Zweck können Sie die Vorlage Blue Sales Report verwenden.
6. Grafiken, Diagramme und 3D-Karten
Wenn Sie dem Kunden einen Projektleistungsbericht vorlegen, können Sie Datenvisualisierungen attraktiv gestalten, indem Sie Grafiken, Diagramme und 3D-Karten einfügen. Sie können auf kostenlose Liniendiagramme, Donut-Diagramme, Tortendiagramme, Radardiagramme, Aktien-Diagramme, Blasendiagramme usw. zugreifen, ohne für zusätzlichen Service bezahlen zu müssen.
7. Einfache Vorlagen für die Arbeitsplanung
Projektmanager oder Freiberufler verwenden Excel-Vorlagen für Arbeitspläne . In Excel können Sie ganz einfach Folgendes verfolgen:
- Zeit, die von Teammitgliedern verbracht wird.
- Zeitaufwand für Projektaufgaben.
- Verbleibende Zeit, um das Projekt abzuschließen.
- Annäherung an Projektfristen.
Die Top 7 Nachteile der Verwendung von Excel als Projektmanagement-Tool
Die Schwächen von Excel sind offensichtlich, wenn Ihr Team ein Projekt bearbeiten muss, das über einfache, interne und kleine Projekte hinausgeht. Bei der Verwendung von Excel stehen Sie vor mehreren Herausforderungen:
1. Zusammenarbeit ist unproduktiv
Wenn Sie Projektaufgaben und Zeitpläne in einer Excel-Datei verwalten, wird es schwierig, mit anderen zusammenzuarbeiten. Es müssen komplexe Formeln implementiert werden, Zellen, die gesperrt werden müssen, und Sie müssen die Netzwerkfreigabe einrichten.
2. Weniger Optionen für die Echtzeit-Projektaktualisierung
In Excel ist die Implementierung der Statusaktualisierung in Echtzeit minimal und mehrdeutig. Um Excel-Dateien in Webportale oder Projektentwicklungs-Apps zu integrieren, benötigen Sie und Ihr Team erweiterte Excel-Kenntnisse und VBA-Skripte. Diese manuellen Ansätze erzielen nicht in allen Fällen zufriedenstellende Ergebnisse.
3. Keine Instant Communication-Funktion
Um an einer Projektverwaltungsdatei in Excel arbeiten zu können, müssen Sie Besprechungen mit dem Team mithilfe von Apps von Drittanbietern wie Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom usw. einrichten. Daher müssen Sie möglicherweise zusätzliche Kommunikations-Apps bezahlen .
4. Hindernisse bei der Gewährleistung der Datenintegrität
Eines der Haupthindernisse beim Projektmanagement mit Excel ist die Steuerung von Dateiversionen. Wenn Mitglieder vollen Zugriff auf die Datei erhalten, treten aufgrund gleichzeitiger Änderungen Konflikte auf. Um die Datenintegrität sicherzustellen, benötigen Sie komplexe Formeln, bedingte Formatierungen und Änderungen verfolgen.
5. Weniger effizientes Issue Management
Obwohl es eine Excel-Vorlage zum Verfolgen und Verwalten von Problemen gibt, ist der Prozess immer noch manuell. Das Aktualisieren jedes Feldes erfordert zu viel Zeit. Sie haben auch keine Möglichkeit, bestimmte Probleme mit einem Projektsegment zu verknüpfen.
Die manuelle Aktualisierung ist eine riskante Aufgabe, da falsch platzierte Daten zu einem erheblichen produktiven Stundenverlust führen können. Daher benötigen Sie automatisierte Tools zur Problemverfolgung für das Projektmanagement.
6. Schlechte Zeit und Teammanagement
In Excel können Sie hauptsächlich Zeilen und Unterzeilen erstellen, um Projektaufgaben und Unteraufgaben zu definieren. Sie müssen auch die Zellformatierung und Farbcodierung durchführen.
Aufgrund des manuellen Charakters dieser Arbeit müssen Sie einen erheblichen Teil Ihrer Arbeitszeit für die Dateneingabe und nicht für die eigentliche Projektentwicklung verwenden. Dies verzögert letztendlich den Lieferzeitplan des Projekts und erweitert das Projektbudget.
Weniger Zusammenarbeit und mehr manuelle Eingaben können das Team demoralisieren. Ein effektives Teammanagement ist in Excel praktisch unmöglich, und Sie benötigen eine spezielle Projektmanagement-App.
7. Fehlen einer dedizierten Benutzeroberfläche und Funktionen
Der offensichtlichste Nachteil von Excel ist, dass es nicht auf Projektmanagement spezialisiert ist. Es fehlen wichtige Funktionen der Benutzeroberfläche wie:
- Automatische Aufgabenerfassung.
- Erstellung von Unteraufgaben.
- Aufgabenzuweisung.
- Fortschrittsverfolgung.
- Abhängigkeiten.
- Kommentar kommentieren.
- Verknüpfen Sie den Projektstatus mit den Entwicklungstools.
- Projektabschluss markieren.
Die meisten Excel-Vorlagen für das Projektmanagement sind provisorische Anordnungen. Die App kann Projektmanagern oder Freiberuflern nicht helfen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Die Kosteneinsparungen werden normalerweise durch den Verlust produktiver Stunden und die zusätzlichen Kosten für die Besprechungs- und Messaging-Apps ausgeglichen. Die Projektdaten, die Sie per E-Mail oder über externe Speichermedien mit anderen Teammitgliedern teilen, bergen viele Sicherheitsrisiken.
Probieren Sie spezielle Projektmanagement-Tools aus
Excel ist ein unbestreitbares Projektmanagement-Tool, das viele Vorteile bietet. Wenn Sie ein kleines Team haben, scheint Excel ein gutes Werkzeug für Sie zu sein. Wenn Sie jedoch künstliche Intelligenz, eine unkomplizierte Benutzeroberfläche und Team-Engagement wünschen, probieren Sie kostenlose professionelle Projektmanagement-Anwendungen aus.