5 Microsoft Word-Tricks, die meinen Workflow revolutioniert haben

Microsoft Word ist ein wichtiger Bestandteil vieler unserer täglichen Arbeitsleben, aber das bedeutet nicht, dass wir es immer in vollem Umfang verwenden. Im Laufe der Zeit hat Microsoft neue Funktionen hinzugefügt , die Word robuster machen, aber Sie haben nicht immer Einblick in neue Funktionen oder sogar diese nützlichen versteckten Tools.

Um Ihren Arbeitsablauf bei der Verwendung von Microsoft Word zu verbessern, sind hier fünf Tricks, die meine eigene Zeit mit der Anwendung dramatisch verbessert haben. Im Laufe der Jahre haben diese mir Zeit gespart, das Fehlerrisiko verringert und meine Effizienz bei der Verwendung von Word verbessert.

Verfolgen Sie nur Ihre Änderungen

Wenn Sie mit anderen an Ihren Word-Dokumenten zusammenarbeiten, sind Sie möglicherweise mit Änderungen nachverfolgen vertraut. Mit dieser praktischen Funktion können Sie alle Ergänzungen oder Änderungen am Dokument leicht sehen.

Mit einem Update von Word Ende 2021 hat Microsoft die Möglichkeit hinzugefügt, nur Ihre Änderungen zu verfolgen. Für die Zeiten, in denen nicht jeder den Überblick behalten muss und Sie nur Ihre eigenen sehen möchten, ist dies eine großartige Funktion.

Schritt 1: Öffnen Sie Ihr Word-Dokument und gehen Sie zur Registerkarte Überprüfung .

Schritt 2: Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Tracking .

Schritt 3: Klicken Sie dann auf den Pfeil Änderungen verfolgen und wählen Sie Just Mine .

Sie können dann Ihre Dokumente bearbeiten, Kommentare hinzufügen und Änderungen akzeptieren, die Sie selbst vorgenommen haben, ohne dass Ihre Mitarbeiter beteiligt sind.

Nutzen Sie die Zwischenablage besser

Die Office-Zwischenablage ist eine Funktion, die Sie neben Word auch in anderen Office-Anwendungen wie Excel und Outlook verwenden können. Damit bleibt alles, was Sie kopieren, in der Zwischenablage, bis Sie etwas anderes kopieren.

Was die Zwischenablage zu einem so nützlichen Werkzeug macht, ist, dass Sie die Einträge in ihrem Verlauf für bis zu 24 Elemente wiederverwenden können. Dazu gehören sowohl Texte als auch Bilder. Außerdem funktioniert es unabhängig davon, ob Sie Bearbeiten > Kopieren verwenden, mit der rechten Maustaste klicken und Kopieren oder die Tastenkombination Strg + C verwenden.

Um die Zwischenablage anzuzeigen, gehen Sie zur Registerkarte Start und klicken Sie auf das Startprogramm für das Dialogfeld Zwischenablage. Dies ist der kleine Pfeil in der unteren rechten Ecke des Abschnitts „Zwischenablage“ des Menübands.

Auf der linken Seite wird der Aufgabenbereich Zwischenablage mit einer Liste der kopierten Elemente angezeigt. Wählen Sie ein Element aus, um es in Ihr Dokument einzufügen. Sie können auch auf den Pfeil rechts neben einem Element klicken und Einfügen auswählen oder, um es zu entfernen, Löschen auswählen.

Oben im Aufgabenbereich sehen Sie zusätzliche Aktionen zum Einfügen aller oder Alle löschen, die beide praktisch sind.

Dies ist eine echte Zeitersparnis, wenn Sie in Ihren Word-Dokumenten häufig Aktionen zum Kopieren und Einfügen verwenden.

Fügen Sie zufälligen Text für Platzhalter ein

Wenn Sie jemals Zeit damit verbringen mussten, ein Dokument ohne den Text zu erstellen, werden Sie diesen nächsten Trick für Microsoft Word zu schätzen wissen. Sie können eine einfache Zeile eingeben und Word fügt zufälligen Text für Sie ein. Dies ist ideal für Platzhalter, bis Sie den gewünschten Text haben.

Es gibt zwei Möglichkeiten, diesen Text zu Ihrem Dokument hinzuzufügen.

Methode 1: Geben Sie für zufälligen Text, wobei P die Anzahl der Absätze und S die Anzahl der gewünschten Sätze ist, Folgendes ein:

 =RAND(P,S)

Beispiel: =RAND(2,3) gibt Ihnen zwei Absätze mit jeweils drei Sätzen.

Methode 2: Geben Sie für Lorem ipsum (allgemeiner Platzhaltertext) den folgenden Befehl ein. Verwenden Sie wie bei RAND Zahlen für die Anzahl der Absätze (P) und Sätze (S), die Sie einfügen möchten.

 =LOREM(P,S)

=LOREM(4,2) liefert Ihnen also vier Absätze mit jeweils zwei Sätzen.

Unmittelbar nach der Eingabe des Befehls erscheint der Text in Ihrem Dokument, sodass Sie ihn als Platzhalter in Ihrer Word-Vorlage oder Ihrem Dokument verwenden können.

Text, Bilder und mehr speichern und wiederverwenden

Jedes Mal, wenn Sie beim Erstellen eines Dokuments etwas wiederverwenden können, wie die obige Zwischenablage, ist dies eine willkommene Funktion.

Microsoft Word bietet Quick Parts und AutoText, die ähnlich funktionieren und es Ihnen ermöglichen, Text, Bilder, Tabellen, Signaturen und andere Elemente zu speichern und wiederzuverwenden. Wenn Sie immer wieder dasselbe eingeben oder einfügen müssen, dann sind diese Tools genau das Richtige für Sie.

Schritt 1: Wählen Sie den Text, das Bild oder ein anderes Element aus, das Sie speichern möchten.

Schritt 2: Gehen Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Quick Parts .

• Um es als Quick Part zu speichern, wählen Sie Auswahl in Quick Part Gallery speichern .
• Um es als AutoText zu speichern, wechseln Sie zu AutoText und wählen Sie Auswahl in AutoText-Galerie speichern aus .

Schritt 3: Im angezeigten Popup-Fenster können Sie ihm einen aussagekräftigen Namen geben, die Galerie auswählen, in der es gespeichert werden soll, eine Kategorie hinzufügen und andere Details nach Belieben eingeben.

Schritt 4: Klicken Sie auf OK , um Ihre Eingabe zu speichern.

Wenn Sie bereit sind, Ihre gespeicherte Auswahl zu verwenden, platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument. Kehren Sie zur Registerkarte Einfügen zurück, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Quick Parts und wählen Sie das Element aus. Es erscheint dann in Ihrem Dokument an der Stelle, die Sie mit dem Cursor angegeben haben.

Die Hauptunterschiede zwischen Quick Parts und AutoText bestehen darin, dass AutoText Teil der Quick Parts-Funktion ist und sie jeweils eine eigene Galerie für gespeicherte Elemente haben.

Wofür Sie sich auch entscheiden, oder vielleicht beides, Sie werden diese großartige Möglichkeit zu schätzen wissen, Zeit zu sparen und Fehler durch erneutes Eintippen oder Lesen desselben Inhalts zu reduzieren.

Screenshots aufnehmen und einfügen

Ein weiterer erwähnenswerter Produktivitätstrick für Word ist das Screenshot-Tool. Damit fügen Sie schnell und nahezu mühelos einen Screenshot in Ihr Dokument ein. Sie können aus einem anderen geöffneten Fenster auf Ihrem Desktop auswählen oder einen Screenshot von etwas einfügen, das Sie manuell aufgenommen haben.

Um das Tool zu verwenden, gehen Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil Screenshot .

Oben in der Box sehen Sie die anderen geöffneten Fenster. Wählen Sie eines aus, um es in Ihr Dokument einzufügen, und formatieren oder bearbeiten Sie es dann wie jedes andere Bild in Word.

Alternativ können Sie einen bestimmten Teil Ihres Bildschirms oder ein anderes Fenster erfassen. Wählen Sie Bildschirmausschnitt . Sie werden sehen, wie sich Ihr Cursor in ein Fadenkreuz verwandelt. Ziehen Sie, um den gewünschten Teil zu erfassen, und lassen Sie los, wenn Sie fertig sind. Der Ausschnitt erscheint automatisch als statisches Bild in Ihrem Dokument.

Wenn Sie Screenshots von Ihrem Computer benötigen, müssen Sie kein Screenshot-Tool öffnen, erfassen, was Sie benötigen, die Größe ändern und speichern und dann zum Dokument zurückkehren, um es einzufügen. Verwenden Sie einfach das in Word integrierte Screenshot-Tool.