So erstellen Sie To-Do-Listen mit der Eisenhower-Matrix
Sie können Ihre Produktivität steigern, indem Sie Aufgaben richtig planen und Ablenkungen minimieren. Aber wie priorisiert man Aufgaben? Wenn Sie alles auf Ihre To-Do-Liste setzen, stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen, gefolgt von den sekundären.
Sobald Sie eine Liste aller Ihrer Aufgaben haben, verbringen Sie einige Zeit damit, sie zu organisieren und zu priorisieren, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tun. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgaben je nach Aufmerksamkeitsbedarf priorisieren und nach dem Eisenhower-Prinzip richtig ausführen.
Verschiedene Arten von Aufmerksamkeit
Bevor Sie Ihre Aufgaben priorisieren, sollten Sie die verschiedenen Arten von Aufmerksamkeit verstehen, die jede Aufgabe benötigt.
1. Proaktive Aufmerksamkeit: Es ist die Art von Aufmerksamkeit, die fokussiert und aufrechterhalten werden muss, um die schwierigsten oder komplexesten Aufgaben zu erledigen. Das Schreiben Ihrer Abschlussarbeit, das Versenden von E-Mails mit Projektvorschlägen, das Lösen eines akademischen Problems und das Erstellen eines YouTube-Videos sind die Aufgaben, die den größten Fokus erfordern. Um diese Aufgaben zu erledigen, müssen Sie proaktiv aufpassen.
2. Aktive Aufmerksamkeit: Aktive Aufmerksamkeit bezieht sich auf die sorgfältige Aufmerksamkeit, die erforderlich ist, um täglich wiederholte, mittelschwere Aufgaben zu bewältigen. Die meisten der kleineren alltäglichen Aktivitäten, wie das Planen Ihrer Besprechungen im Google-Kalender, das Senden ausstehender E-Mails, das Senden wichtiger Dokumente an Kollegen, erfordern aktive Aufmerksamkeit. Obwohl Sie nicht proaktiv etwas herstellen, brauchen Sie dennoch etwas Aufmerksamkeit, um die Dinge zu erledigen.
3. Inaktive Aufmerksamkeit: Für relativ einfache Aufgaben, die Sie automatisieren können, ist nur minimale Aufmerksamkeit erforderlich. Spam aus Ihrer E-Mail entfernen, E-Mail-Entwürfe stornieren, Einladungen zu Veranstaltungen an eine Liste Ihrer Kollegen senden, all diese Aktivitäten erfordern einen einzigen Klick. Für eine solche Aufgabe benötigen Sie keine angemessene aktive Aufmerksamkeit.
Priorisieren von Aufgaben nach dem Grad der Aufmerksamkeit
Die Priorisierung Ihrer Aufgaben nach der erforderlichen Aufmerksamkeit ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre täglichen Aktivitäten aufzulisten.
All jene Aufgaben, die proaktive Aufmerksamkeit erfordern, sind für Sie sicher von hoher Bedeutung. Es lohnt sich, mehr Zeit mit diesen Aufgaben zu verbringen, also sollten sie diejenigen sein, mit denen Sie Ihren Tag beginnen. Versuchen Sie auch, diesen Aktivitäten die konzentriertesten und frischesten Stunden Ihres Tages zu widmen. Eine Tasse Kaffee zu schnappen und Kopfhörer aufzusetzen, kann Ihnen helfen, proaktiv zu bleiben.
Aufgaben, die inaktive Aufmerksamkeit erfordern, stehen zwischen proaktiven und inaktiven Aktivitäten. Sie können diese Stunden während des Tages zuweisen, wenn Sie weder proaktiv noch inaktiv sind. Wenn Sie Ihren Freund anrufen müssen, ist der Morgen möglicherweise nicht der richtige Zeitpunkt dafür. Verschwenden Sie also nicht Ihre aktiven Stunden mit solchen Aktivitäten.
Sie können die Aufgaben, die nur Ihre inaktive Aufmerksamkeit erfordern, auf die Stunden eines Tages planen, wenn Sie in die faule Zone geraten. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um sie schnell von Ihren To-Do-Listen zu streichen. Auf diese Weise werden Sie Ihre faulen Stunden nutzen, um im Laufe des Tages etwas Produktives zu tun.
Lassen Sie uns die oben genannten Konzepte implementieren, um Ihre To-Do-Listen in todoist zu priorisieren . Schauen Sie sich dazu die Liste der 6 Aufgaben an, die Sie im Laufe des Tages erledigen müssen.
Die obige Aufgabenliste, das Schreiben des Drehbuchs und das Filmen des YouTube-Videos erfordern die meiste Aufmerksamkeit. Klicken Sie also auf beide Aufgaben und setzen Sie die Priorität auf eins.
1. Klicken Sie auf die drei Punkte vor jeder Aufgabe.
2. Setzen Sie die Priorität auf die rote Flagge.
Sie sehen alle Aufgaben mit Priorität eins werden über alle anderen Aufgaben verschoben.
Während Sie Ihren Chef treffen und Ihren Freund anrufen, müssen Sie nicht proaktiv sein. Sie können jedoch nicht beides tun, wenn Sie faul und lethargisch sind. Legen Sie diese Aufgaben also als zweite Priorität fest, indem Sie die orangefarbene Flagge in den Prioritätseinstellungen auswählen.
Das Versenden von E-Mail-Einladungen an Kollegen und das Übertragen der Daten an MS-Excel sind zwei Aufgaben, die Ihre inaktive Aufmerksamkeit erfordern. Setzen Sie sie also auf Ihren Prioritätsbaum, indem Sie die blaue Flagge aus den Prioritätseinstellungen auswählen.
So können Sie die Aufgaben in Ihrer To-Do-Liste priorisieren, indem Sie entscheiden, was proaktiv, inaktiv und aktiv sein soll. Nur die richtige Aufmerksamkeit, die zu jeder Aufgabe passt, erfordert, dass Sie Ihre Effizienzziele erreichen.
Nachdem Sie Ihre täglichen Aufgaben priorisiert und die erforderliche Aufmerksamkeit verstanden haben, ist es an der Zeit, sie in den tatsächlichen Arbeitstag einzupassen. Die Eisenhower-Methode ist eine bekannte Methode, die den Umgang mit verschiedenen Arten von Routineaufgaben lehrt.
Aufnehmen von Aufgaben in Ihren Tagesablauf mit der Eisenhower-Matrix
Laut Eisenhower kann man alle Aufgaben in vier verschiedene Kategorien einteilen, je nachdem wie wichtig und dringend sie sind. Dann tun Sie es entweder sofort, delegieren es, verschieben es oder lassen es ganz weg.
Lassen Sie uns jede dieser Kategorien kurz besprechen:
- Do it: Es bezieht sich auf die Erledigung einer Aufgabe, die Sie nicht vermeiden können. Wenn Sie seine Bedeutung und Zeitsensitivität kennen, schließen Sie es sofort ab.
- Delegieren Sie es: Sie übergeben die Aufgabe an jemand anderen, und dieser kümmert sich darum.
- Verschieben Sie es: Sie möchten es jedoch später am Tag selbst tun. Dies sind die Aufgaben, die Sie beiseite legen und entsprechend planen können.
- Dump It: Es bezieht sich auf das Ablegen von Aufgaben, die Ihre Zeit nicht wert sind, und diese Aufgaben sind nichts anderes als eine Ablenkung.
So wird die Eisenhower-Methode auf Aufgaben in Todoist angewendet.
Das Filmen des YouTube-Videos ist die erste Aufgabe, also sollten Sie es zuerst tun, da es Ihre Priorität ist. Ihre nächste Priorität besteht darin, ein Skript zu schreiben, etwas, das Sie an Ihren Autor delegieren können. Ebenso können Sie die Aufgabe der Übertragung von Daten an Excel delegieren.
Das Treffen mit Ihrem Chef und das Telefonieren mit Ihren Freunden können sich verzögern, also verschieben Sie diese beiden Aufgaben. Schließlich, wenn Sie wenig Zeit haben, können Sie Dump E – Mail lädt zu senden und zu einem späteren Zeitpunkt tun.
Dies ist der einfachste und effektivste Weg, um Ihre Arbeitsroutine richtig zu verwalten. Andernfalls sind Sie möglicherweise sehr damit beschäftigt, die Aufgaben zur falschen Zeit ineffizient zu erledigen, außer produktiv zu sein.
Holen Sie mehr aus Ihren To-Do-Listen heraus
Ob Sie ein Morgenmensch oder eine Nachteule sind, filtern Sie Ihre effektivsten Stunden heraus und weisen Sie sie Aufgaben zu, die proaktive Aufmerksamkeit erfordern. Ihre Priorität sollte es sein, sich nicht von inaktiven und aktiven Aufgaben von den proaktiven ablenken zu lassen.
Beginnen Sie mit der Verwendung von Produktivitäts-Apps, die Ihnen helfen, in Stresssituationen bessere Leistungen zu erbringen und diszipliniert zu bleiben.