So verbessern Sie Ihre Produktivität mit asynchroner Kommunikation

Die synchrone Kommunikation Ihres Arbeitsplatzes, bei der Teammitglieder sowohl physisch als auch virtuell in Echtzeit zusammenarbeiten müssen, scheint die bequemste Option zu sein.

Ständige Nachrichtenübermittlung und steigende Erwartungen an sofortige Reaktionen bieten jedoch zahlreiche Möglichkeiten für Unterbrechungen. Die Rückkehr zur ursprünglichen Aufgabe nach einem Dutzend Ablenkungen verringert die Produktivität erheblich.

In diesem Artikel untersuchen wir, wie Sie asynchrone Kommunikation für einen produktiveren Arbeitsplatz nutzen können.

Die Nachteile der synchronen Kommunikation

Synchrone Kommunikation tritt auf, wenn sich zwei oder mehr Personen gleichzeitig unterhalten (mit der Erwartung sofortiger Antworten), beispielsweise persönliche Besprechungen, Video-Chats, Telefonate, Echtzeit-Gespräche über Kommunikationsplattformen wie Slack usw.

Standardmäßig priorisiert diese Art der Kommunikation die Schnelligkeit gegenüber gründlichen Antworten. Und viele Arbeitsplätze verbinden sofortige Antworten mit produktiver Zusammenarbeit. Dies ist jedoch möglicherweise nicht die effektivste Art der Kommunikation, es sei denn, Sie arbeiten an einer dringenden Angelegenheit.

Aber das ist nicht alles. Sie müssen sich auch mit Folgendem auseinandersetzen:

• Der Stress, überlappende Stunden für Ihre Remote-Teams zu finden, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, um in Echtzeit zu kommunizieren.
• Der Produktivitätsverlust durch ständige Unterbrechungen, bei denen von Mitarbeitern erwartet wird, ihre Aufgaben aufzugeben, um sofort auf Nachrichten zu reagieren.
• Eine erhöhte Wahrscheinlichkeit von Kontextwechseln und ein tieferer Produktivitätsverlust.
• Der Zustrom von Benachrichtigungen führt zu mehr Unterbrechungen am Arbeitsplatz, wodurch Sie bis zu 6 Stunden pro Tag verlieren können .

Glücklicherweise können Sie asynchrone Kommunikation nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Im Gegensatz zur synchronen Kommunikation tritt asynchrone Kommunikation auf, wenn Gespräche nicht in Echtzeit stattfinden; Es besteht kein Druck oder die Erwartung einer sofortigen Reaktion.

Mit dieser Art der Kommunikation kann der Empfänger Informationen bewerten und eine gründlichere Antwort geben. Denken Sie an Kommentare in einem internen Wiki oder E-Mails. Warum sollten Sie also asynchrone Kommunikation in Betracht ziehen?

• Die asynchrone Kommunikation ermöglicht es Ihnen, in einen Flow-Zustand zu gelangen , um Ihre beste Arbeit zu leisten, da sie die Anzahl der Interaktionen reduziert.
• Es schafft ein Umfeld, das integrative und produktive Gespräche fördert. So wird beispielsweise verhindert, dass Teammitglieder, die begabtere Redner sind, ihre introvertierten Kollegen bei Brainstorming-Sitzungen in Echtzeit in den Schatten stellen. Sie können die Zusammenarbeit Ihres Teams mit stillen Besprechungen weiter verbessern .
• Asynchrone Kommunikation ist in Organisationen, die hybride oder vollständig Remote-Arbeitsmodelle verwenden, anpassungsfähiger. Es beseitigt die Mühe, sich überschneidende Stunden für Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen zu finden, um Besprechungen abzuhalten.
• Mit asynchroner Kommunikation entsteht weniger Stress, da die Erwartungen geringer sind, sofort auf Nachrichten zu antworten oder die ganze Zeit online zu sein.
• Da die asynchrone Kommunikation hauptsächlich schriftlich erfolgt, bietet sie bessere Aufzeichnungen, die Sie später als Referenz verwenden können.

Wann sollte die asynchrone Kommunikation gegenüber der synchronen Kommunikation verwendet werden?

Es ist erwähnenswert, dass synchrone Kommunikation nicht von Natur aus schlecht ist. Es wird Fälle geben, in denen Sie dies benötigen, wie z. B. Konfliktlösungen, Besprechungen, die viele Überlegungen erfordern oder wenn Sie sensible Informationen besprechen müssen.

Beide Arten der Kommunikation haben ihre Vorteile und Herausforderungen. Hier sind jedoch einige Fälle, in denen asynchrone Kommunikation leicht die Führung übernimmt und Sie viel produktiver machen kann:

• Wöchentliche Team-Updates
• Projektstatusbericht
• Projektbewertungen
• Nicht dringende Ankündigungen
• Um Kontext vor Echtzeit-Meetings bereitzustellen
• Bei der Zusammenarbeit mit Kollegen in verschiedenen Zeitzonen usw.

So nutzen Sie die asynchrone Kommunikation

Es ist wichtig zu beachten, dass die Bevorzugung einer asynchronen Kommunikation nicht bedeutet, den Leuten den Spielraum zu geben, zu lange zu antworten. Damit es funktioniert, müssen Sie also die richtigen Erwartungen daran setzen, wann Sie Feedback erhalten, zum Beispiel innerhalb von 24 Stunden.

Zweitens muss Ihre Nachricht prägnant sein, da die asynchrone Kommunikation stark auf geschriebenen Text angewiesen ist, damit Sie keine ständige Nachverfolgung benötigen.

Da Sie die meisten digitalen Tools synchron und asynchron verwenden können, bedeutet die Nutzung der letzteren schließlich, die Escape-Taste bei Erwartungen für sofortige Antworten zu drücken, außer bei dringenden Diskussionen.

Hier sind einige Tools, die Ihnen dabei helfen, asynchrone Kommunikation zu nutzen:

1. Internes Wiki

Das interne Wiki Ihres Unternehmens ist ein digitaler Raum, in dem Ihre Teams wichtige Informationen teilen, finden und speichern können. Das Einrichten eines internen Wikis hilft Ihnen, eine Wissensdatenbank aufzubauen, auf die Ihre Teams schnell zugreifen können, wenn es ein Update gibt oder wenn sie eine Frage haben, anstatt ihre Kalender mit Echtzeit-Meetings zu füllen.

Sie können eine interne Wiki-Software wie Guru für eine problemlose Erfahrung verwenden. Dieses benutzerfreundliche Tool unterstützt die Integration mit anderer Software, sodass es einfach ist, vorhandene Inhalte zu importieren oder neue Inhalte wie die Mission Ihres Unternehmens, Passwörter und Schulungsressourcen in Ihr internes Wiki zu erstellen und zu bearbeiten.

Download: Guru für Android |iOS (Kostenlos, Premium-Version verfügbar)

2. Kommunikationstools am Arbeitsplatz

Obwohl viele Leute normalerweise interne Kommunikationstools am Arbeitsplatz wie Slack für Instant Messaging verwenden, können Sie sie auch für die asynchrone Kommunikation verwenden.

Sie können Ihre Slack-Benachrichtigungen anpassen und einen Zeitblock festlegen, beispielsweise während Ihrer Mittagspause, um nicht dringende Nachrichten zu lesen und darauf zu antworten, damit Sie sich während Ihrer produktiven Stunden des Tages besser konzentrieren können.

Um Ihre Unterhaltungen zu organisieren und eine bessere Dokumentation zu ermöglichen, können Sie auch Slack-Channels für bestimmte Projekte oder Themen erstellen, z. B. Ankündigungen.

Download: Slack für Android |iOS (Kostenlos, Premium-Version verfügbar)

3. Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Plattformen wie Asana ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu erstellen, sie Teammitgliedern zuzuweisen, Fristen festzulegen und den Fortschritt zu überwachen.

Sie bieten Ihnen auch einen dedizierten Raum, um asynchrone Kommunikation zu übernehmen und die Zusammenarbeit zu fördern. Genau wie das interne Wiki einer Organisation können Sie Asana verwenden, um Feedback zu geben oder Kommentare für einen schnellen Zugriff und zukünftige Referenzen zu hinterlassen.

Download: Asana für Android | iOS (Kostenlos, Premium-Version verfügbar)

4. Videotools

Es kann bequemer und weniger zeitaufwändig sein, ein Video aufzunehmen, wenn Sie Ihren Teams viele Informationen übermitteln möchten, als einen langen Text zu schreiben.

Glücklicherweise können Sie Videotools wie Vimeo verwenden , um Ihre Videos zu wöchentlichen Team-Updates oder Anleitungen zu erstellen, zu verwalten und an einem zentralen Ort wie Ihrem internen Wiki für eine bessere Zugänglichkeit zu teilen.

Download: Vimeo für Android | iOS (Kostenlos, Premium-Version verfügbar)

Mit asynchroner Kommunikation synchron bleiben

Um mit Ihren Teammitgliedern synchron zu bleiben und produktiv zu sein, geht es nicht unbedingt darum, wie viele Nachrichten Sie an einem bestimmten Tag senden und beantworten.

Stattdessen kann in einer technologisch fortschrittlichen Welt mit endlosen Benachrichtigungen und anderen Ablenkungen die Priorisierung der asynchronen Kommunikation einen Raum für gründlichere Reaktionen und Zusammenarbeit schaffen.