So optimieren Sie Ihre To-Do-Liste, um effizienter zu sein
Eine To-Do-Liste ist ein wesentlicher Bestandteil, um sich selbst zu organisieren, und im Wesentlichen ist es eine Liste von Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Klingt einfach, oder? In vielerlei Hinsicht kann Ihre To-Do-Liste jedoch Stress verursachen und Sie weniger produktiv machen.
Glücklicherweise gibt es einige bewährte Möglichkeiten, Ihre To-Do-Liste zu optimieren, um dies zu verhindern.
Halten Sie Ihre To-Do-Liste kurz
Wenn Ihre To-Do-Liste mehr als 10 Punkte gleichzeitig enthält, ist sie wahrscheinlich zu lang. Eine lange Liste von zu erledigenden Aufgaben kann dazu führen, dass Sie sich gestresst fühlen und zu Aufschub führen. Dies liegt daran, dass es den Eindruck erweckt, dass es viel zu tun gibt und es viel Mühe erfordert, alles zu erledigen.
Um dies zu vermeiden, können Sie Ihre To-Do-Liste so zusammenfassen, dass sie sich überschaubarer anfühlt und Sie ein Erfolgserlebnis haben, wenn Sie Dinge durchstreichen. Sie können dies tun, indem Sie streng darauf achten, was darauf passiert, und es vermeiden, es unnötig zu füllen. Dies sind einige Dinge, die möglicherweise nicht auf Ihre To-Do-Liste gehören.
- Es ist die Aufgabe eines anderen zu erledigen.
- Es ist bereits in Ihrem Kalender oder an anderer Stelle aufgezeichnet.
- Es gehört zu Ihren täglichen Aufgaben, zB E-Mails checken.
- Es ist Teil einer anderen Aufgabe, die bereits auf Ihrer Liste steht.
Sie werden sehen, dass, wenn einige dieser Dinge auf Ihrer Agenda stehen, sie diese nur ausweiten und Ihre Arbeitsbelastung größer erscheinen lassen, als sie eigentlich sein müsste. Entfernen Sie sie, weisen Sie sie bei Bedarf an anderer Stelle zu, und Ihre Aufgaben werden sich als erreichbar anfühlen.
Teilen Sie Ihre To-Do-Liste in Themen auf
Sie können Ihre Aufgaben auch in Themen oder Aktionen kategorisieren. Todoist ist eine digitale To -Do-Listen-Anwendung, mit der Sie farbcodierte Etiketten erstellen können, die Ihren Bildschirm übersichtlich halten. Um ein Etikett zu erstellen, müssen Sie nur Folgendes tun:
- Auf dem Menü öffnen, klicken Sie auf das Pluszeichen neben Labels unterzeichnen.
- Wenn das Fenster Neues Etikett geöffnet wird, geben Sie ein, wie Ihr Etikett heißen soll, zB „E-Mail“ oder „Kontakt“.
- Wählen Sie die Farbe aus, die Sie damit verknüpfen möchten.
- Klicken Sie auf Hinzufügen .
Wenn Labels nicht dein Ding sind, kannst du alternativ die Abschnittsfunktion von Todoist verwenden, um das gleiche Ergebnis zu erzielen:
- Bewege deinen Cursor auf deiner Todoist- Posteingangsseite am Ende deiner Liste.
- Wenn die Schaltfläche Abschnitt hinzufügen angezeigt wird, klicken Sie darauf.
- Geben Sie an der Stelle, an der dieser Abschnitt benennen steht, ein, wie der Abschnitt benannt werden soll.
- Klicken Sie auf Abschnitt hinzufügen .
Sie können so viele Labels oder Abschnitte erstellen, wie Sie möchten, aber versuchen Sie, sie auf ein Minimum zu beschränken. Sobald Sie eine dieser Kategorisierung der Einrichtung von Optionen haben, können Sie das Hinzufügen unter ihnen beginnen Ihre Aufgaben durch das Pluszeichen klicken oder Aufgabe hinzufügen.
Wenn Sie ein etwas einfacheres Layout wünschen, können Sie mit Microsoft To Do mehrere Listen erstellen, die als Designs oder Aktionen dienen können, indem Sie in Ihrer Symbolleiste auf Neue Liste klicken. Benennen Sie die Liste einfach und Sie können Ihre Aufgaben nach Bedarf aufteilen.
Zeitblockierung macht Ihre To-Do-Liste übersichtlicher
Sie denken vielleicht, dass die Verwendung einer To-Do-Liste an sich proaktiv ist, aber wenn sie aus Anforderungen anderer besteht, die im Laufe Ihres Tages auftreten, arbeiten Sie möglicherweise reaktiv. Dies kann zu einer unorganisierten Aufgabenverwaltung und einer Liste führen, die nicht Ihren Anforderungen entspricht.
Zeitblockierung ist unerlässlich, wenn Sie Ihre Arbeit im Auge behalten und die Effizienz beibehalten möchten. Versuchen Sie, sich zu Beginn Ihres Tages 15 bis 20 Minuten Zeit zu nehmen, um Ihre To-Do-Liste zu erstellen.
Um sicherzustellen, dass Sie sich dazu verpflichten, tragen Sie einen Termin in Ihren Outlook- oder Google-Kalender ein, damit Sie diesen Schritt nicht umgehen. Sie sparen langfristig Zeit und können weitere Schritte zur Optimierung Ihrer To-Do-Liste einleiten.
Priorisieren Ihrer Aufgaben
Das einfache Erstellen einer To-Do-Liste gibt Ihnen keinen guten Hinweis darauf, bis wann Sie Dinge erledigen müssen oder wie dringlich sie sind. Obwohl es möglich ist, die Wichtigkeit Ihrer Aufgaben im Kopf zu ordnen, kann dies Sie für heterogene Komplexität öffnen.
Bei heterogener Komplexität wählst du die Aufgabe aus, die am wenigsten Zeit in Anspruch nimmt, denn sie gibt dir einen schnellen psychologischen Schub dafür, dass du etwas erreicht hast. Leider bedeutet dies, dass Sie die Aufgaben, die länger dauern, unabhängig von ihrer Bedeutung vernachlässigen können. Aufgrund unserer Denkweise können Sie auch die Elemente an der Spitze als prioritär ansehen, auch wenn dies nicht der Fall ist.
Die MoSCoW-Methode kann Ihnen helfen, Ihre To -Do-Liste anhand von vier Kategorien zu priorisieren:
- Haben müssen
- Sollte haben
- Könnte haben
- nicht haben
Und ist besonders nützlich für das Projektmanagement, bei dem Sie eine Reihe von Schritten innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens ausführen müssen.
Wenn dies nicht Ihren Anforderungen entspricht, können Sie sich für die Eisenhower-Matrix entscheiden , die Ihre To-Do-Liste in ein Rasterformat mit vier Abschnitten aufteilt. Die obere Reihe ist für „wichtige“ Aufgaben und die untere Reihe für „unwichtige“ Aufgaben. In diesem Zusammenhang ist die linke Spalte mit „dringend“ und die rechte Spalte mit „nicht dringend“ betitelt.
Für beide Ansätze bietet Trello das größte Potenzial in Bezug auf die Formatierung Ihrer To-Do-Liste, da Sie Ihre Aufgaben in Boards kategorisieren können. Ebenso verfügt Padlet über mehrere voreingestellte Vorlagen, mit denen Sie Boards erstellen und nach Belieben anordnen können.
Effizienz erreicht
To-do-Listen sind wirklich hilfreich, um Ihre Arbeit zu verfolgen und Sie zur Rechenschaft zu ziehen, aber sie sind auch offen für viele Probleme, die Sie verlangsamen und alle Arten von Vorurteilen erzeugen können. Sie erfordern immer noch eine gewisse strategische Aufsicht, um gut zu funktionieren.
Mit den oben genannten Tipps können Sie verschiedene Techniken für die Größe ausprobieren und Ihre To-Do-Liste optimieren, um ihr Potenzial auszuschöpfen. Denken Sie daran: Indem Sie ein wenig mehr Zeit in die Perfektionierung Ihrer To-Do-Liste investieren, können Sie Ihre Effizienz steigern und Ihre Arbeitsleistung weiter verbessern.
Probieren Sie es aus und sehen Sie, was für Sie funktioniert.