Verwendung von Kanban zum Verwalten von GTD

Der erste Schritt von GTD besteht darin, all das "Zeug" aus dem Kopf zu bekommen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, alles auf 3×5-Karten aufzuschreiben. Das beste digitale Äquivalent zu 3×5-Karten ist die Kanban-Technik.

Lassen Sie uns durch die Schritte von GTD gehen und sehen, wie gut sie mit Kanban zusammenpassen.

Wenn Sie wie die meisten Menschen sind, haben Sie wahrscheinlich 100 verschiedene Aufgaben, Projekte, Ideen und andere Dinge (wie GTD es nennt) in Ihrem Kopf. Beginnen wir mit der Erstellung eines Posteingangs, um all das auszulagern.

Wir werden Trello verwenden, da es das beliebteste Kanban-Tool ist und eine großzügige kostenlose Stufe bietet. Darüber hinaus verfügt Trello über hervorragende Tastaturkürzel und eine gut organisierte Benutzeroberfläche. Damit ist es eines der schnellsten und einfachsten Programme für den Job.

Beim Brainstorming ist es wichtig, dass Sie Ihre Gedanken ohne viele zusätzliche Schritte ausdrücken können. Sie können aber auch gerne eine Alternative zu Trello ausprobieren , wenn Sie möchten.

Erstellen Sie zunächst ein neues Board und nennen Sie es "GTD".

Als nächstes werden wir eine Posteingangsliste hinzufügen, um all unsere Sachen auszulagern.

Nehmen Sie sich jetzt ein paar Minuten Zeit und erstellen Sie eine Karte für jeden Gedanken und jede Idee, die Sie im Hinterkopf haben. Klicken Sie zunächst auf die Schaltfläche Karte hinzufügen. Geben Sie dann Ihre erste Aufgabe oder Idee ein – was auch immer es ist – und drücken Sie die Eingabetaste .

Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Ihnen nichts mehr einfällt.

Der nächste Schritt besteht darin, festzustellen, ob alle Elemente in unserem Posteingang umsetzbar sind. Können Sie etwas dagegen tun oder nicht?

Lassen Sie uns zunächst zwei Listen für umsetzbare Elemente erstellen. Wenn etwas umsetzbar ist, sollten Sie entscheiden, ob es weniger als zwei Minuten dauert oder nicht. Wenn ja, sollten Sie so schnell wie möglich daran arbeiten.

Wenn nicht, müssen Sie es in einem weiteren Schritt weiter aufschlüsseln. Die beiden Listen, die Sie dafür benötigen, sind "Projekte" und "Heute erledigen".

Klicken Sie auf Eine weitere Liste hinzufügen und erstellen Sie die beiden Listen wie beim Hinzufügen von Karten zum Posteingang.

Wenn ein Gegenstand nicht umsetzbar ist, kann er an verschiedene Stellen gehen. Fragen Sie zuerst "Ist das wichtig?" Wenn es nicht Ihre Leidenschaft ist, können Sie es löschen und vergessen.

Fragen Sie als nächstes, ob dies etwas ist, zu dem Sie eines Tages kommen möchten, aber noch nicht ganz. Vielleicht ist es ein weit entfernter Traum. Oder es könnte etwas sein, das erst irgendwann in der Zukunft möglich sein wird. Erstellen Sie in solchen Situationen eine Liste mit dem Namen "Someday / Maybe".

Wenn das Element wichtig ist, aber informativ und nicht umsetzbar ist, sollte es in eine "Referenz" -Liste aufgenommen werden. Kanban ist besser für umsetzbare Gegenstände geeignet. Daher sollte die Referenzliste ein vorübergehender Stopp für die Informationen sein, bis sie an einen besseren Ort verschoben werden, z. B. eine einfache Web-App zum Notieren von Notizen .

Nachdem Sie festgestellt haben, dass eine Karte umsetzbar ist, können Sie möglicherweise immer noch keine Maßnahmen ergreifen. Es könnte sein, dass Sie darauf warten, dass jemand etwas anderes beendet, bevor Sie beginnen können. Oder vielleicht sollte jemand anderes an diesem Projekt arbeiten.

Erstellen Sie für das erste Szenario eine Liste "Zurückgestellt". Sie können ein Fälligkeitsdatum festlegen, um eine Erinnerung daran zu erhalten, wann das Blockierungsprojekt durchgeführt werden soll. Öffnen Sie die Karte , indem Sie darauf und wählen Sie Due Date den Kalender zuzugreifen.

Erstellen Sie für den zweiten Fall eine Liste mit dem Namen "Delegiert". Nachdem Sie eine Karte in diese Liste verschoben haben, können Sie der Karte weitere Mitglieder hinzufügen. Jemand muss die Mitglieder jedoch eingeladen haben, auf das Board zuzugreifen.

Öffnen Sie die Karte und wählen Sie Mitglieder . Suchen Sie dann das Mitglied, mit dem Sie die Verantwortlichkeiten teilen möchten.

Jetzt ist es Zeit, Ihren Posteingang zu durchsuchen und Elemente in die entsprechenden Listen zu ziehen. Beginnen Sie am Anfang der Liste und arbeiten Sie sich nach unten. Berücksichtigen Sie für jedes Element die von Ihnen erstellten Kategorien und deren Zugehörigkeit.

Nachdem Sie alle Elemente sortiert haben, möchten Sie Ihre Projekte analysieren. Schauen Sie sich jeden an und denken Sie über die Komplexität nach. Wenn es sich um ein einfaches Projekt handelt, können Sie der Karte eine Checkliste hinzufügen. Öffnen Sie die Karte, indem Sie darauf klicken. Klicken Sie dann auf Checkliste und fügen Sie Ihre Artikel hinzu, genau wie Sie die Karten hinzugefügt haben.

Bei größeren Projekten können Sie ein neues Board erstellen, um dieses Projekt zu verwalten. Sie können die Karte dann auf das neue Brett verschieben. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger über die Karte, die Sie verschieben möchten, und klicken Sie auf das Stiftsymbol. Klicken Sie anschließend auf Verschieben und wählen Sie aus der Dropdown-Liste das Board aus, auf das Sie es verschieben möchten.

Eine weitere Option für große Projekte ist das Erstellen einer Checkliste. Dies ist ein guter Weg, wenn Sie eine Vorstellung davon haben, was Sie mit Ihrem Projekt tun möchten, aber nicht bereit sind, viel Arbeit in das Projekt zu stecken.

Sie können eine grobe Liste von Elementen in einer Checkliste als Platzhalter erstellen. Stellen Sie sich das wie ein Brainstorming für Ihren Posteingang vor – nur dies sind potenzielle Teilprojekte. Wenn Sie bereit sind, können Sie Ihre Karte auf ein anderes Brett verschieben. Und Sie können jeden Punkt in Ihrer Checkliste in eine neue Karte verwandeln.

Der Einstieg in GTD ist einfach. Sie können es in ein oder zwei Stunden tun. Aber Sie müssen das System warten, sonst fällt es Ihnen aus. Checken Sie ein- oder zweimal pro Woche bei Ihrem GTD Trello-Board ein. Werfen Sie Ihre neuen Gedanken in den Posteingang und bewerten Sie die Elemente in jeder Ihrer Listen neu. Finde heraus, ob sie noch am richtigen Ort sind oder nicht.

Wenn Sie Projekte abschließen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können die Karte löschen, wenn Sie nichts mehr darüber wissen müssen. Wenn Sie eine Aufzeichnung Ihrer vergangenen Projekte wünschen, können Sie eine "Fertig" -Liste erstellen und fertige Projekte dorthin verschieben.

Dieses System kann Ihnen auch bei der Planung Ihrer Woche helfen. Sie können eine weitere Liste mit dem Namen "To-do Next" hinzufügen. Diese Liste gilt für Projekte, an denen Sie in den nächsten Tagen oder in der kommenden Woche arbeiten möchten. Wenn Sie Sonntagabend oder Montagmorgen Ihr Trello-Board überprüfen, können Sie Ihre Arbeit für die Woche planen.

Machen Sie dieses System zu Ihrem. Sie müssen GTD nicht genau befolgen, wenn es bei Ihnen nicht funktioniert. Fühlen Sie sich frei, es zu mischen und verschiedene Methoden auszuprobieren. Was am wichtigsten ist, ist, dass Sie dabei bleiben! Legen Sie bei Bedarf eine Kalendererinnerung fest, da das System nur dann weiterarbeitet, wenn Sie weiterarbeiten.