Vermeiden Sie diese 6 Fehler für eine bessere E-Mail- und Textkommunikation
Es ist so einfach, per SMS oder E-Mail zu kommunizieren, aber es gibt Fallstricke, die Sie beachten sollten. Da der Empfänger nur Ihre Worte weitergeben muss, können Sie zumindest vermeiden, häufige Textfehler zu verwenden, die viele Leute als ärgerlich, wenn nicht sogar als anstößig empfinden.
Wenn man bedenkt, dass Ihr persönliches und berufliches Leben weitgehend von einer effektiven Kommunikation abhängt, wird es Ihnen in vielerlei Hinsicht zugute kommen, taktvoll zu sein. Hier sind sechs Gewohnheiten, die Sie vermeiden sollten, wenn Sie eine textbasierte Nachricht senden. Einige dieser Prinzipien können sogar für Ihre persönlichen Interaktionen gelten.
1. Verwenden Sie zu viele Emojis
Emojis machen Spaß zu erkunden und sind sehr praktisch, um schnell ein Gefühl oder eine Reaktion auszudrücken. Es gibt jedoch eine Begrenzung, wie oft Sie sie verwenden sollten. Seien Sie in einem professionellen Umfeld besonders vorsichtig, denn wenn Sie weit über Smileys hinausgehen, können Sie unreif erscheinen.
Aber lassen Sie uns genauer sein. Halten Sie sich im Gespräch mit Kollegen an einige einfache Emojis und setzen Sie sie sparsam ein.
Verwenden Sie bei der Ansprache eines Kunden nur ein einziges Smiley pro Nachricht und nur dann, wenn Sie dem Text ein etwas wärmeres Gefühl verleihen möchten. Emojis können, wenn sie richtig angewendet werden, wirklich zu Freundlichkeit inspirieren.
Behandeln Sie Bekannte genauso sorgfältig. Bis Sie sie gut genug kennen, ist es am besten, die Emojis auf ein Minimum zu beschränken.
Wenn Sie einem Freund eine SMS schreiben, ist der Druck geringer. Das gegenseitige Lösen bildbasierter Nachrichten könnte sogar Spaß machen, nur nicht immer.
Lernen Sie alle gängigen Emojis und ihre Definitionen kennen . Dann könnten Sie ein SMS-Spiel für Ihre Gruppe von Freunden erstellen, indem Sie nur Emojis verwenden. Dies ist die einzig angemessene Überbeanspruchung von Emojis.
2. Schreiben in Großbuchstaben
Hier ist eine weitere schlechte Angewohnheit, in die Texter geraten. Das Aussehen von CAPITAL LETTERS lässt darauf schließen, dass Sie schreien. Verwenden Sie Großbuchstaben niemals übermäßig, insbesondere im beruflichen Kontext.
Wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Nachricht ruhig und klar ist, wird ein viel besseres Signal gesendet. Es zeigt, dass Ihnen die Leseerfahrung des Empfängers am Herzen liegt, und ermutigt ihn, auf dieselbe respektvolle Weise zu reagieren.
Aber dann haben wir auch Trends wie alternierende Kappen. Obwohl dieses Muster einen bestimmten Zweck hat (Sarkasmus auszudrücken), ist es für die Augen sehr schwer. Vermeiden Sie es daher, es oder ähnliches zu verwenden. In der Tat wäre ein einzelnes Emoji eine weitaus bessere Wahl.
3. Verwenden von störenden Ausdrücken
Wörter können wirklich falsch schneiden, wenn Sie es am wenigsten erwarten. Und wenn viele Menschen der Meinung sind, dass bestimmte Sätze anstößig sind, ist es eine gute Idee, sie nicht mehr zu verwenden. Wenn Sie ein Manager oder jemand in einer sehr sozialen Position sind, ist das Letzte, was Sie wollen, Menschen wegzuschieben.
Vermeiden Sie Ausdrücke wie im Video oben oder in der Liste unten. Sie mögen unschuldig erscheinen, aber sie können erniedrigend, passiv-aggressiv und geradezu nervig wirken:
- "Bei allem Respekt…"
- "Meiner Meinung nach…"
- "Du wirst dahin kommen…"
- "Du kannst es besser machen als das…"
- "Es ist gesunder Menschenverstand …"
- "Es ist was es ist…"
Die Liste geht weiter und weiter, daher lohnt es sich möglicherweise, sich mit Hilfe von Quellen wie Reader's Digest eingehender mit lästigen Phrasen zu befassen. Auf diese Weise wird das Verfassen geeigneter Texte und E-Mails einfacher und schneller.
Die Vermeidung von Beleidigungen hängt jedoch auch vom Grundprinzip des Denkens vor dem Sprechen ab, das für schriftliche Interaktionen ebenso gilt wie für alles andere. Das Schreiben gibt Ihnen zusätzliche Zeit und Raum zum Nachdenken. Nutzen Sie also die Gelegenheit, sich darum zu kümmern, wie Sie sich ausdrücken.
4. Zu viele Nachrichten senden
Ein weiterer Aspekt guter Kommunikation ist das Finden der richtigen Grenzen. Erwarten Sie beispielsweise keine sofortige Antwort. Und fordern Sie auch keinen.
Wenn Sie es eilig haben, sagen Sie es so höflich wie möglich. Wenn innerhalb von 24 Stunden keine Antwort eingeht, senden Sie entweder ein diplomatisches Follow-up oder fahren Sie fort.
Aggressives Messaging ist ein großes No-No bei professionellen Interaktionen, egal ob mit Kollegen oder Kunden. Sie könnten sagen, dass klare Handlungsaufforderungen der Schlüssel zu Marketingkampagnen sind, aber das bedeutet nicht, dass Sie Ihre Newsletter damit füllen sollten.
Denken Sie letztendlich daran, dass Menschen ein eigenes Leben und einen eigenen Druck haben. Seien Sie also respektvoll und geduldig, wenn Sie Ihren Text oder Ihre E-Mail an jemanden schreiben.
5. Senden von Nachrichten zur falschen Zeit
Timing zählt auch als Takt. Wie bereits erwähnt, können Sie eine frühere E-Mail nachverfolgen, den Empfänger jedoch nicht in kurzer Zeit mit mehreren neuen Nachrichten überfordern.
Egal wie höflich Sie sind, es ist ein Zeichen der Ungeduld, das sie abschreckt. Wenn Sie ein Unternehmen führen, können Sie auf diese Weise Kunden verlieren.
Wenn Sie mit Personen über SMS oder WhatsApp kommunizieren, sollten Sie außerdem vorsichtig sein, wann Sie Ihre Nachrichten senden. Sie sind vielleicht um sechs Uhr morgens wach, aber nicht alle anderen sind es.
Legen Sie geeignete Zeitrahmen für SMS fest, insbesondere für arbeitsbezogene Personen. Wenn sie spät in der Nacht belästigt werden, können sie schließlich stummgeschaltet werden und nachfolgende wichtige Nachrichten verpassen. Selbstbeherrschung ist entscheidend für gute soziale Fähigkeiten.
Sie können moderne Lösungen auch optimal nutzen, indem Sie lernen, wie Sie Texte mit Google Messages planen . Mit Outlook und Google Mail können Sie dasselbe mit E-Mails tun. Viele solcher intelligenten Methoden können Ihre Kommunikation schnell in Ordnung bringen.
6. Schlechte Strukturierung Ihrer Nachrichten
Neben dem Inhalt einer Nachricht müssen Sie auch vorsichtig sein, wie Sie sie zusammenstellen. Ein großer Fehler beim Schreiben besteht darin, es in einen Textblock umzuwandeln. Erstens schreckt es die Leser auf den ersten Blick ab. Zweitens ist es leicht, wichtige Details in all diesen Worten zu übersehen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Nachrichten, insbesondere die langen, in kleinere Teile aufteilen, die leichter zu absorbieren sind. Verwenden Sie noch besser Aufzählungszeichen oder eine fette Schrift, um wichtige Informationen hervorzuheben.
Versuchen Sie jedoch im Allgemeinen, sich kurz zu fassen. Eine endlose E-Mail ist nicht ansprechend. Alternativ können Sie es in separate interessante Nachrichten aufteilen – aber nicht alle gleichzeitig senden. Seien Sie für professionelle Zwecke intelligent und planen Sie Ihre Kommunikation im Voraus, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Es gibt jedoch wieder eine Grenze, wie klein Ihre Nachrichten sein sollten. Vermeiden Sie beispielsweise beim Schreiben von SMS den Shatner-Stil, wenn Sie mehrere Texte verwenden, um einen einzelnen Satz zu bilden.
Es ist ein extremes Beispiel, aber dennoch ein allgemeiner Trend. Und wenn Sie nicht möchten, dass die Leute Ihre Nachrichten fürchten, versuchen Sie, sie so schmerzfrei wie möglich zu empfangen und zu lesen.
Denken und recherchieren Sie, bevor Sie Ihre nächste Nachricht verfassen
Menschen können Ihre Gesichts- oder Körpersprache beim Lesen Ihrer Nachrichten nicht sehen. Befolgen Sie daher diese Tipps, um diese Texte in ihrer bestmöglichen Form zu präsentieren. Auf diese Weise können Sie vermeiden, jemanden versehentlich zu verwirren oder sogar zu beleidigen.
Alle Details sind wichtig, von den verwendeten Ausdrücken bis zur Textstruktur. Wenn Sie sich darum kümmern, wie eine E-Mail oder SMS ankommt, können Sie gute Beziehungen zu Freunden, Kollegen oder Kunden aufbauen. Eine gute schriftliche Kommunikation ist jedoch nur ein Instrument, um Ihre E-Mail-Kenntnisse zu verbessern.