Warum Kontextwechsel Ihre Produktivität sabotiert (und was Sie dagegen tun können)

Wann hatten Sie das letzte Mal mehr als 30 Minuten ununterbrochene Konzentration, während Sie an einer Aufgabe arbeiteten? Es besteht sogar die Möglichkeit, dass wir Sie durch eine E-Mail, eine Slack-Nachricht, eine Eilmeldung oder ein YouTube-Video verlieren, bevor Sie diesen Artikel zu Ende gelesen haben.

Wenn Sie Ihre Energie fragmentieren und sich auf so viele verschiedene Aufgaben konzentrieren, können Sie nicht Ihr produktivstes Selbst sein. In diesem Artikel werden wir den Kontextwechsel untersuchen und wie man ihn überwindet.

Was ist Kontextwechsel?

Kontextwechsel, Aufgabenwechsel oder Multitasking treten auf, wenn Sie von einer Aufgabe oder Aktivität zu einer anderen springen, ohne die vorherige zu beenden, Ihre Aufmerksamkeit zu verlagern und dabei Zeit zu verlieren.

Aber im praktischen Sinne glauben wir, dass Kontext- oder Aufgabenwechsel der treffendere Begriff ist, um zu beschreiben, was viele Leute als Multitasking bezeichnen. Dies liegt daran, dass wir unsere Aufmerksamkeit in den meisten Fällen nur schnell von einer Aufgabe zur anderen verlagern, anstatt uns auf mehrere Aufgaben gleichzeitig zu konzentrieren, da diese Studie zeigt, dass unser Gehirn dies nicht kann.

Der Aufgabenwechsel mag auf den ersten Blick harmlos erscheinen. Es könnte Sie sogar glauben machen, dass es Ihnen hilft, effektiver zu sein, aber der Kontextwechsel ist wie eine Abrissbirne, die an Dynamik gewinnt, um Ihre Produktivität zu zerstören, wie diese Studie zeigt.

Dies geschieht, weil Ihr Gehirn eine refraktäre Phase durchläuft, bevor Sie zur vorherigen Aufgabe zurückkehren oder die nächste beginnen, während es versucht, sich daran zu erinnern, woran Sie gearbeitet haben, oder sich an die neue Aktivität anpasst.

Daher belastet ein mehrfacher Aufgabenwechsel Ihre kognitiven Fähigkeiten stark. Darüber hinaus kann der zusätzliche Stress durch aufdringliche Gedanken über die unerledigten Aufgaben, die Sie beim Einsetzen des Zeigarnik-Effekts hinterlassen haben, zu geistiger Überlastung und Burnout führen.

Das ist die Zeit, Konzentration, Energie und Kreativität, die Sie nutzen können, um produktiv an Ihrem Projekt zu arbeiten, das den Bach runter strömt. Die Steuern, die Sie für den Aufgabenwechsel zahlen, sind längere Fertigstellungszeiten für Projekte und eine erhöhte Fehlerwahrscheinlichkeit.

Warum fallen wir dem Kontextwechsel zum Opfer?

Zu verstehen, warum es so einfach ist, von einer Aufgabe zur anderen zu springen und so schwierig, konzentriert zu bleiben, ist der Schlüssel zur Erstellung eines effektiven Plans, um sich zu wehren. Hier sind einige Gründe für den Kontextwechsel:

1. Schneller Zugriff auf ein riesiges Meer an Informationen.
2. Ihr Gehirn sehnt sich nach Neuheiten und wandert gerne.
3. Digitale Tools sind so konzipiert, dass sie um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren.
4. Unterbrechen von Benachrichtigungen von Ihrem Computer und Smartphones.
5. Die „Always-on“-Kultur führt zu übermäßigen Arbeitsanforderungen und erhöht die Erwartungen, auf E-Mails oder andere Nachrichten sofort zu antworten usw.

Kontextwechsel überwinden

Wenn Sie einen Plan für den Aufgabenwechsel erstellen, können Sie in einen Flow-Zustand eintreten, der tiefgreifende Arbeit fördert, kürzere Fertigstellungszeiten für Aufgaben und eine geringere Fehlerquote genießen und den Burnout von zu Hause aus reduzieren.

Hier sind jedoch einige Tipps und digitale Tools, die Ihnen dabei helfen, Ihren Tag besser zu strukturieren, um den Aufgabenwechsel zu überwinden:

1. Verwenden Sie einen digitalen Task-Manager

Einer der Gründe, warum Sie dazu neigen, den Kontext zu wechseln, besteht darin, dass Sie möglicherweise physisch an einem Projekt arbeiten, sich jedoch geistig auf ein anderes konzentrieren, was die Wahrscheinlichkeit erhöht, zu diesem zu springen. Wenn Sie jedoch einen Plan erstellen, können Sie Ihre Fokusmuskeln aufbauen, um sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, die vor Ihnen liegt.

Sie können einen digitalen Aufgabenmanager wie Trello verwenden , um alle Aufgaben, an denen Sie später arbeiten möchten, aus dem Kopf zu bekommen, sodass Sie sich nur auf die aktuelle konzentrieren können. Es wird eine Herausforderung sein, all diese Aufgaben am Anfang vollständig aus dem Kopf zu bekommen, aber Sie werden mit der Zeit besser darin.

Download: Trello für Android | iOS (Kostenlos, Premium-Version verfügbar)

2. Wählen Sie die richtige Priorisierungstechnik

Priorisierungstechniken sind die effektivsten Werkzeuge, die Ihnen helfen, sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, bevor Sie zur nächsten übergehen. Sie ermöglichen es Ihnen, alle Ihre Aufgaben zu bewerten und nach Prioritäten zu organisieren.

Sie können die MoSCoW-Methode oder diese anderen Priorisierungstechniken verwenden , um den Kontextwechsel zu überwinden und Ihre Produktivität zu steigern. Wenn Sie sie in Ihre Routine integrieren, können Sie zwischen hochwertigen Aufgaben – auf die Sie sich jetzt konzentrieren sollten – und Aufgaben mit geringem Wert – die Sie an andere delegieren oder ignorieren können – unterscheiden.

3. Nutzen Sie Zeitblockierung und Aufgaben-Batching

Nachdem Sie Ihre To-Do-Liste erstellt und Ihre Aufgaben nach Priorität geordnet haben, können Sie Ihrem Arbeitstag mehr Struktur verleihen, indem Sie Aufgabenstapelung und Zeitblockierung nutzen .

Aufgaben-Batching bedeutet, Ihre Aufgaben zu organisieren, indem Sie sie nach Ähnlichkeit gruppieren und in einem festgelegten Zeitblock ansprechen, anstatt sie sporadisch über den Tag verteilt zu erledigen. Wählen Sie beispielsweise tagsüber einen Zeitblock für wiederkehrende oder einfache Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails.

Darüber hinaus können Sie Zeitblöcke für Freizeitaktivitäten oder Aufgaben erstellen, die nichts mit Ihrer Arbeit zu tun haben, wie z. B. das Durchsuchen Ihres Twitter-Feeds oder das Ansehen von YouTube-Videos. Diese Technik hilft Ihnen, Zeit zu sparen, Ablenkungen zu vermeiden und Kontextwechsel zu vermeiden.

4. Machen Sie regelmäßige Pausen

Viele Menschen betrachten Pausen immer noch als Luxus am Arbeitsplatz, aber sie sind es nicht. Das liegt daran, dass eine tiefe Konzentration auf eine Aufgabe oder ein Kontextwechsel viel Energie erfordert. Daher sind Pausen eine Notwendigkeit, denn sie ermöglichen Ihnen, sich auszuruhen, aufzuladen und Ihren Fokus wiederzuerlangen.

Sie können es sich zur Gewohnheit machen, nach jedem Zeitblock Mikropausen einzubauen, indem Sie die Pomodoro-Methode nutzen, um Ihre Produktivität zu steigern . In diesen Pausen können Sie Atemübungen machen, einen Spaziergang machen, sich dehnen oder eine andere Aktivität ausführen, die Ihnen Spaß macht, um sich für ein paar Minuten von der Arbeit abzulenken.

5. Nutzen Sie die asynchrone Kommunikation

Wie bereits erwähnt, ist die steigende Erwartung, sofort auf E-Mails oder andere Nachrichten zu antworten, einer der Hauptgründe, warum Menschen dazu neigen, Aufgaben zu wechseln. Asynchrone Kommunikation ist eine Kommunikation, die nicht in Echtzeit stattfindet.

Um den Kontextwechsel zu überwinden, können Sie die asynchrone Kommunikation an Ihrem Arbeitsplatz nutzen und fördern, insbesondere bei nicht dringenden Nachrichten. Sie können beispielsweise das interne Wiki Ihres Unternehmens oder ein gemeinsames Message Board verwenden, um Updates zu veröffentlichen, die Ihre Kollegen nach Möglichkeit überprüfen können.

Gewinnen Sie Ihren Fokus und Ihre Produktivität zurück

Der beste Weg, um Ihre produktivste Arbeit zu erledigen, besteht darin, sich auf eine Sache zu konzentrieren. Mit diesen Tipps und digitalen Tools können Sie Ihr Gehirn auf Einzelaufgaben trainieren, die Produktivität steigern und Stress abbauen.