10 Dinge, von denen Sie nicht wussten, dass Google Text & Tabellen dies tun könnte
Google Doc scheint auf den ersten Blick einfach zu sein, aber das Cloud-Produktivitäts-Tool verfügt über viele übersehene Funktionen, mit denen Sie bei der Arbeit mehr erreichen können.
In diesem Artikel werden einige Google Doc-Funktionen vorgestellt, die Sie wahrscheinlich nicht kannten, und wie Sie sie verwenden können, um Zeit beim Erstellen von Inhalten zu sparen.
Bitte beachten Sie, dass diese Funktionen hauptsächlich in der Desktop-Version des Google Text & Tabellen-Tools verfügbar sind. Diejenigen, die auch in der mobilen Version verwendet werden können, werden angezeigt.
1. Spracheingabe
Um die Spracheingabe – Funktion zu verwenden, ein Dokument öffnen , und klicken Sie auf Extras in der Menüleiste am oberen Rand der Seite. Wählen Sie Voice Droping aus der Dropdown-Liste.
Auf Ihrem Bildschirm wird ein Mikrofon mit einem Sprachmenü angezeigt, in dem Sie Ihre bevorzugte Sprechsprache auswählen können. Wenn Sie bereit sind , Ihren Text zu sprechen, klicken Sie auf das Mikrofon oder drücken Sie Cmd + Shift + S (wenn Sie einen Mac verwenden) oder Strg + Umschalt + S (wenn Sie einen Windows – PC verwenden) die Aufnahme zu starten.
Um Interpunktion zwischen Text einzufügen, geben Sie den Namen des Interpunktionszeichens an, das Sie hinzufügen möchten, z. B. "Punkt", "Komma" oder "Fragezeichen". Sie können Formatierungsanweisungen wie "Neue Zeile" oder "Neuer Absatz" oder "Hör aufhören" geben, wenn Sie eine Pause von der Spracheingabe einlegen möchten, und "Fortsetzen", wenn Sie fortfahren möchten.
Die erweiterten Bearbeitungsbefehle finden Sie in dieser Befehlsliste auf der Google-Support-Seite.
Sie können diese Funktion auch zum Transkribieren von Audio verwenden. Spielen Sie einfach das Audio (von Ihrem Telefon oder einem anderen Gerät) in Voice-to-Text ab, und es sollte für Sie eingegeben werden. Möglicherweise müssen Sie einige Änderungen vornehmen, aber Sie hätten viel Zeit gespart.
Die Funktion zur Spracheingabe ist nur auf dem Desktop verfügbar, funktioniert jedoch nur im Chrome-Browser.
2. Offline-Bearbeitung
Viele Menschen lieben Google Text & Tabellen wegen seiner sofortigen Funktion zum Speichern in der Cloud. Es kann jedoch unpraktisch sein, wenn Sie eine Weile keinen Zugang zum Internet haben. Die gute Nachricht ist, dass Sie weiterhin offline auf Ihre Dateien zugreifen und diese bearbeiten können.
Diese Funktion ist nur in Google Chrome verfügbar. Sie müssen die Google Docs Offline Chrome-Erweiterung installieren und aktivieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie nicht im privaten Modus surfen.
Diese Funktion muss eingerichtet werden, wenn Sie online sind. Sobald dies erledigt ist, können Sie Text offline schreiben und bearbeiten. Wenn Sie auf das Internet zugreifen, werden sie in der Cloud gespeichert. Hier ist wie.
Befolgen Sie diese Anweisungen , um das Öffnen und Speichern von Google Text & Tabellen-Dateien offline zu ermöglichen . Diese Funktion ist auf PCs, iOS und Android verfügbar.
3. Verfolgen / Wiederherstellen des Dokumentversionsverlaufs
Wenn Sie allein oder mit anderen an einem Dokument arbeiten, können Sie Änderungen am Dokument mithilfe der Versionsverlaufsfunktion verfolgen.
Sie können das Dokument auch vorübergehend oder dauerhaft auf eine frühere Version zurücksetzen. Eine Funktion, die lebensrettend sein kann, wenn Sie versehentlich Teile Ihres Dokuments löschen und die Schaltfläche " Rückgängig" nicht zum Wiederherstellen verwenden können.
Um die Versionsverlaufsfunktion zu verwenden, klicken Sie in der Menüleiste auf Datei und wählen Sie Versionsverlauf aus der Dropdown-Liste aus. Sie werden sehen, dass Sie auch eine Version benennen können, damit Sie fortlaufende Änderungen im Dokument verfolgen können, insbesondere wenn andere Benutzer Änderungen an demselben Dokument vornehmen.
Diese Funktion ist nur auf dem Desktop verfügbar.
4. Vorschlags- und Überprüfungsmodus
Während es großartig ist, mit anderen zusammenzuarbeiten und ein Dokument gemeinsam zu bearbeiten, kann es schwierig (und chaotisch) sein, die Änderungen zu verfolgen, die jede Person vorgenommen hat.
Mit der Funktion "Vorschlagen" können Sie einfach Änderungen vorschlagen, wenn Sie das Dokument nicht vollständig ändern möchten. Ihre Vorschläge werden als Kommentare in der Seitenleiste im Editor angezeigt, und der Editor kann sofort Änderungen vornehmen, indem er den Vorschlag akzeptiert. Sie können mit Reply auch Konversationsthreads fortsetzen, sodass Sie direkt auf der Dokumentseite Feedback geben und empfangen können, ohne E-Mails hin und her senden zu müssen.
Um Änderungen vorzuschlagen, klicken Sie auf das Stiftsymbol für den Bearbeitungsmodus in der oberen rechten Ecke Ihres geöffneten Dokuments und wählen Sie dann Vorschlagen .
Klicken Sie auf Anzeigen, um das Dokument ohne die Vorschläge anzuzeigen. Sie können ohne die durchgestrichenen und kommentierten Popups lesen.
Um Zeit zu sparen, können Sie alle Vorschläge gleichzeitig annehmen oder ablehnen. Klicken Sie auf Extras und wählen Sie dann Vorgeschlagene Änderungen überprüfen . Klicken Sie auf Alle akzeptieren oder Alle ablehnen .
Diese Funktion ist nur auf dem Desktop verfügbar.
5. Fügen Sie Schriftarten hinzu
Wenn Sie Ihren Text jemals an Ihre Nachricht anpassen möchten, können Sie dies auch mit Google Text & Tabellen tun. Abgesehen von den 24 Standardschriftarten, die bereits im Google Text & Tabellen-Tool programmiert sind, können Sie mehrere coole Schriftarten Ihrer Wahl hinzufügen, um Ihren Text visuell zu verbessern.
Um Schriftarten hinzuzufügen, klicken Sie einfach in der Menüleiste auf Schriftarten und wählen Sie Weitere Schriftarten . Wählen Sie aus der bereitgestellten Sammlung so viele Schriftarten aus, wie Sie möchten.
Diese Funktion ist nur auf dem Desktop verfügbar.
6. Dokumente vergleichen
Dies ist eine weitere Funktion, mit der Sie Änderungen verfolgen können, die Sie selbst oder ein Mitarbeiter an einem Dokument vorgenommen haben. Dies ist besonders nützlich für große Dokumente. Wie der Name schon sagt, können Sie zwei Dokumente vergleichen, um Unterschiede zwischen ihnen anzuzeigen.
Um diese Funktion zu verwenden, öffnen Sie das Basisdokument, für das Sie einen Vergleich durchführen möchten, klicken Sie dann auf Extras und wählen Sie Dokumente vergleichen .
Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld das Dokument aus, mit dem Sie es vergleichen möchten, und klicken Sie auf Vergleichen . Geben Sie im Feld Attributunterschiede zu den Namen des Mitarbeiters ein, der der Autor der vorgeschlagenen Änderungen im endgültigen Dokument sein wird.
Die Unterschiede werden genauso angezeigt wie im oben beschriebenen Vorschlagsmodus , und Sie können auch Änderungen akzeptieren oder ablehnen.
Diese Funktion ist nur auf dem Desktop verfügbar.
7. Suchen und ersetzen
Wenn Sie jemals mehrere Fehlerfälle in Ihrem Text ersetzen müssen, können Sie dies mit Google Text & Tabellen ganz einfach mit der Funktion "Suchen und Ersetzen" tun.
Für Benutzer, die mit der Funktion Suchen und Ersetzen in Microsoft Word vertraut sind, funktioniert dies genauso.
Verwenden Sie die Tastenkombination Strg + F auf einem Windows-PC oder Befehl + F auf einem Mac, um ein bestimmtes Wort oder eine bestimmte Phrase in Ihrem Dokument zu finden. Geben Sie das Wort in das Feld "In Dokument suchen" ein.
Um den gefundenen Text zu ersetzen, klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite und wählen Sie Suchen und Ersetzen .
Geben Sie dann den Text in das Feld Suchen und den Ersatztext in das Feld Ersetzen durch ein. Scrollen Sie mit dem Auf- und Ab-Cursor durch die Textinstanzen und klicken Sie auf Ersetzen , um sie einzeln auszutauschen . Oder klicken Sie auf Alle ersetzen, um den gesamten ausgewählten Text auf einmal zu ersetzen.
8. Verwenden Sie ein Wörterbuch
Damit Sie sich besser konzentrieren können und nicht zwischen den Registerkarten wechseln müssen, wenn Sie nach der Bedeutung eines Wortes suchen, verfügt Google Text & Tabellen über ein In-App-Wörterbuch.
Wenn Sie tippen und ein Wort nachschlagen müssen, markieren Sie das Wort, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Menü die Option Definieren . Das Wörterbuch-Tool sucht im Internet nach der Definition des Wortes und wird auf der rechten Seite Ihres Bildschirms angezeigt.
9. Fügen Sie Sprachakzente hinzu
Verabschieden Sie sich vom Speichern von Tastenkombinationen für Akzente oder vom Kopieren / Einfügen von Buchstaben mit Akzent aus anderen Dokumenten.
Um Buchstaben mit Akzent zu verwenden, müssten Sie das Add-On „Einfache Akzente“ herunterladen. Sie können Akzente für 20 verschiedene Sprachen direkt aus einer Seitenleiste in Ihr Dokument einfügen.
Laden Sie die Google Doc Add-on durch das Menü Extras zu öffnen, klicken Sie dann auf Add-Ons und Get Add-ons. Suchen Sie im daraufhin angezeigten Feld "Google Marketplace" nach " Einfache Akzente" und klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Installieren", um sie Ihrer Google Docs-Add-On-Sammlung hinzuzufügen.
Klicken Sie nach der Installation auf das Menü Add-Ons , um das Add-On Easy Accents auszuwählen und alle Ihre Fremdwörter mit korrekten Akzenten zu versehen.
Dieses Add-On ist nur auf dem Desktop verfügbar. Mobile Tastaturen unterstützen jedoch normalerweise Sprachakzente, sodass Sie ohne das Add-On Text mit Akzentzeichen auf Ihrem Telefon schreiben können.
10. Erstellen Sie benutzerdefinierte Verknüpfungen
Die meisten Benutzer sind mit Microsoft Word-Verknüpfungen vertraut, Sie können jedoch auch eigene Verknüpfungen in Google Text & Tabellen erstellen. Klicken Sie zum Erstellen benutzerdefinierter Verknüpfungen auf Extras> Einstellungen> Ersetzen. Sie werden feststellen, dass es bereits einige Abkürzungen für Brüche und Symbole gibt (z. B. das Ändern von 3/4 in ¾). Sie können jedoch auch einige eigene hinzufügen.
Diese Funktion ist nur auf dem Desktop verfügbar.
Machen Sie mehr mit Google Text & Tabellen
Nachdem Sie diese Google Text & Tabellen-Tools kennengelernt haben, können Sie sie beim Erstellen Ihres nächsten Dokuments verwenden. Hoffentlich machen sie es Ihnen leichter!