10 Tipps, um zu verhindern, dass E-Mails Ihre Produktivität beeinträchtigen

Obwohl E-Mail ein Produktivitätstool ist, ist sie während der Arbeitszeit eine große Ablenkung und hindert Sie daran, wichtigere Aufgaben zu erledigen. Möglicherweise haben Sie sogar die Angewohnheit, Ihre E-Mails zu überprüfen, wenn eine Benachrichtigung eingeht.

Solche Praktiken behindern Ihre Leistung und behindern Sie beim Erreichen Ihres Ziels. Um die Produktivität zu maximieren, sollten Sie die folgenden Ansätze zur Kontrolle der E-Mail-Nutzung wählen.

1. Beginnen Sie Ihren Tag nicht mit Posteingang

Am Morgen sollten Sie Ihre Prioritäten berücksichtigen, eine To -Do-Liste für den Tag erstellen und sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, ohne sich um die Wünsche anderer zu kümmern. So verlockend es auch sein mag, morgens als Erstes Ihre E-Mails abzurufen, es lenkt Ihre Aufmerksamkeit ab.

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Ihr Verstand wird mit den möglichen Antworten auf die E-Mails überladen, und als Ergebnis leidet Ihre eigentliche Arbeit. Wenn Sie am frühen Morgen auf E-Mails antworten, wissen die Leute, dass Sie bereits verfügbar sind. Daher müssen Sie Ihren Tag mit Konzentration auf die Arbeit beginnen, nicht auf E-Mails.

2. Leeren Sie den Posteingang regelmäßig

Es ist nicht notwendig, auf jede E-Mail zu antworten, die Sie erhalten. Sie müssen jedoch jede E-Mail verarbeiten, damit Ihr Posteingang voller ungelesener E-Mails bleibt. Andernfalls finden Sie die erforderliche E-Mail nicht. Sie können den Posteingang mit diesen Methoden frei von ungelesenen Massennachrichten halten:

  • Do: Wenn in der E-Mail nach einer umsetzbaren Aufgabe gefragt wird, die weniger als zwei Minuten dauert, tun Sie dies sofort.
  • Delegieren: Hier geht es nicht unbedingt darum, die Verantwortung an jemand anderen abzugeben. So können Sie die Aufgabe an die richtigen Personen weiterleiten.
  • Aufschieben: Wenn die E-Mail keine dringende Antwort benötigt, können Sie die Antwort auf einen besseren Zeitpunkt verschieben.
  • Löschen: Sie sollten E-Mails, die an eine andere Person delegiert wurden oder unkritische E-Mails sofort löschen, um Verwirrung und Unordnung zu vermeiden.

3. Unterlassen Sie es, jede E-Mail an alle zu senden

Das CCing von E-Mails kann manchmal notwendig sein, aber es bedeutet normalerweise, dass Sie mit Antworten bombardiert werden, die nichts mit Ihnen zu tun haben. Fügen Sie beim Senden einer E-Mail nicht mehr als zwei Personen in das Feld CC ein.

Wenn Ihre Kollegen Sie in E-Mails, die Informationen enthalten, die Sie nicht kennen müssen, auf CC setzen, können Sie auch unnötige E-Mails erhalten. In diesem Fall sollten Sie Ihr Team anweisen, einzeln zu antworten, anstatt allen zu antworten, es sei denn, es gibt einige Informationen weiter, die alle wissen müssen.

4. E-Mails in Stapeln prüfen

Es gibt zwei Arten von E-Mail-Benutzern: Die erste Art hängt von Benachrichtigungen ab und prüft die E-Mail sofort, wenn sie eintrifft. Der zweite Absendertyp hat seine feste Zeit, um alle E-Mails in einem Stapel zu überprüfen, damit er den Rest des Tages vergessen kann.

Sie müssen der zweite Typ sein, um Ihre Aufgaben effektiv zu erledigen. Legen Sie Ihre eigenen Regeln für die Überprüfung der Uhrzeit fest.

5. E-Mail-Management-Tools nutzen

Eine der besten Methoden, um zu verhindern, dass Ihr E-Mail-Posteingang außer Kontrolle gerät und Ihre kostbare Zeit spart, besteht darin, externe Unterstützung für die Überprüfung Ihrer Nachrichten in Anspruch zu nehmen. Eine clevere Möglichkeit, E-Mails zu verwalten, ist die Verwendung von Tools wie Sanebox oder Unroll.me .

Sanebox hilft Ihnen, Ihren E-Mail-Posteingang zu sortieren und aufzuräumen und nur für die wichtigen E-Mails Platz zu machen. Alle anderen E-Mails, die Ihre E-Mail-Adresse erreichen, werden in den Papierkorb oder in das Archiv verschoben. Mit Unroll.Me können Sie die nicht benötigten E-Mail-Abonnements kündigen.

6. Wählen Sie ein neues Betriebsmodell für die Kommunikation

Durch die Einführung eines neuartigen Kommunikationsmodells zwischen Ihren Teammitgliedern können Sie weniger abhängig von E-Mails werden. Nutzen Sie beispielsweise ein Projektmanagement-Tool für die Gruppenkommunikation oder vereinbaren Sie ein kurzes Meeting. Mit Projektmanagement-Tools können Sie sich alle notwendigen Zeiger zu einem Projekt auflisten lassen.

Ebenso können Sie ein persönliches Gespräch über das Telefon planen, um einen langen E-Mail-Thread zu vermeiden. Für die Zusammenarbeit und Echtzeitkommunikation können Sie Messaging-Dienste wie Slack , Flock , Yammer usw. verwenden, um sich bei Bedarf schnell mit Ihrem Team zu verbinden.

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7. Verbessern Sie Ihre E-Mail-Etikette

Um erfolgreicher zu werden und mehr Dinge ohne Unterbrechung zu erledigen, optimieren Sie Ihre E-Mail-Etikette mit den folgenden Tipps:

  • Schreiben Sie immer eine klare Betreffzeile, die den Betreff der E-Mails angibt. So übersieht der Empfänger die E-Mails nicht und Sie müssen keine weiteren E-Mails mit der Bitte um Antwort versenden.
  • Überspringen Sie niemals das Korrekturlesen Ihrer E-Mails, bevor Sie auf die Schaltfläche Senden klicken. Dadurch werden Missverständnisse aufgrund von Tippfehlern ausgeschlossen.
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Signatur Ihre Kontaktinformationen enthält, z. B. die Telefonnummer. So kann sich der Empfänger im Bedarfsfall direkt mit Ihnen in Verbindung setzen.

8. Entscheiden Sie sich für eine verzögerte Antwort

Es kann vorkommen, dass Sie am Ende oft auf E-Mails antworten, sobald sie eintreffen. Dies wird jedoch nur Ihre Konzentration von Ihrer Hauptaufgabe ablenken. Hören Sie auf, in Eile auf eine E-Mail zu antworten. Nehmen Sie sich stattdessen eine Stunde oder noch mehr Zeit und antworten Sie gemäß Ihrem Zeitplan, um Ihren Posteingang zu verwalten.

Wenn Sie befürchten, dringende E-Mails zu verpassen, erhalten Sie in diesem Fall keine E-Mails. Für Notfälle erhalten Sie einen Anruf, keine E-Mail.

9. Probieren Sie die "Yesterbox"-Methode aus

Diese von Tony Hsieh entwickelte Methode fördert das Beantworten von E-Mails, die gestern eingegangen sind – es sei denn, sie sind dringend. Die Grundregel dieser Technik besteht darin, den Posteingang von gestern statt den Posteingang von heute zu verarbeiten. Natürlich werden Sie eine dringende E-Mail lesen, die sofortiges Handeln erfordert, aber nicht viele E-Mails fallen in diese Kategorie.

10. Verabschieden Sie sich von den Newslettern

Jede E-Mail, die in Ihrem Posteingang eingeht, entspricht einem Moment der Ablenkung . Ein großer Teil der E-Mails, die Sie täglich erhalten, sind Newsletter. In den meisten Fällen werden Sie sich nicht einmal daran erinnern, wann Sie den Newsletter abonniert haben und warum.

Um Ihren Posteingang sauber zu halten und unnötige Benachrichtigungen zu ungewöhnlichen Zeiten zu vermeiden, melden Sie sich von den Newslettern ab, die Sie nicht benötigen . Diese Abmeldung kann einige Zeit dauern, aber Sie werden für immer frei von unerwünschten E-Mails sein. Sie können jederzeit einen RSS-Feed anstelle von E-Mail verwenden, wenn Sie keinen Beitrag verpassen möchten.

Ihre Produktivität ist wichtiger als Ihre E-Mails

Der endlose Stapel von E-Mails ist genug, um Sie gestresst und abgelenkt zu machen. Indem Sie Ihre E-Mail-Gewohnheiten mit diesen Methoden ändern, können Sie verhindern, dass E-Mails ablenken und hochproduktiv werden.