11 Tipps zum Blockieren der Zeit, um Ihren Fokus zu verbessern
Wenn Sie mit der Produktivitätsgemeinschaft vertraut sind oder das Buch Deep Work von Cal Newport gelesen haben, haben Sie wahrscheinlich von dem Begriff Zeitblockierung gehört.
Newport verbringt täglich 15 bis 20 Minuten damit, Ihren Kalender für den nächsten vorzubereiten, und behauptet, dass Sie in einer 40-Stunden-Woche mit Zeitblockierung dieselbe Menge an Arbeit erledigen können wie in einer 60-Stunden-Woche ohne Zeitplan.
Möchten Sie jeden Tag mehr erledigen? Lesen Sie weiter, denn dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie dies mit Zeitblockierung tun können.
1. Planen Sie etwas Planungszeit ein
Das erste, was Sie tun müssen, ist eine kurze Zeit damit zu verbringen, festzulegen, was Sie vor Ablauf der Woche erledigen müssen. Entscheiden Sie, was eine Woche gut angelegt macht.
Schreiben Sie zunächst drei bis fünf der wichtigsten Aufgaben auf, die Sie ausführen müssen. Entscheidungs-Apps können dazu beitragen, dies zu vereinfachen
Wenn Sie das Wesentliche umrissen haben, notieren Sie sich alle anderen wesentlichen Aufgaben, die nicht so wichtig sind wie Ihre Prioritäten.
Wenn Sie an einem Achtstundentag arbeiten, teilen Sie ihn in unterschiedlich große Teile auf. Es wäre hilfreich, wenn Sie jeden dieser Steckplätze einer bestimmten Aufgabe oder einer Reihe von Aufgaben zuweisen würden. Google Kalender eignet sich hervorragend dafür, aber auch Stift und Papier funktionieren. Alternativ können Sie auch eine andere Kalender-App ausprobieren.
2. Sei ehrlich mit dir
Versuchen Sie nicht, zu viel in einen Tag zu drücken. Es ist allzu leicht zu unterschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird – insbesondere, wenn Sie davon ausgehen, dass Sie 50 Prozent effizienter als gewöhnlich sind. Wenn Sie jemand sind, der seine Zeit noch nie zuvor erfasst hat, dauert das Lernen eine Weile.
Sie müssen genau wissen, wie lange Sie sich auf tiefe, schwierige Arbeit konzentrieren können. Wenn Sie vier Stunden für tiefe Arbeit arbeiten, sich aber nur zwei Stunden lang wirklich intensiv konzentrieren können, sind das zwei Stunden Verschwendung, die Sie für weniger anspruchsvolle Aufgaben hätten aufwenden können.
Wenn Sie mehr darüber erfahren, wie Sie arbeiten und wie lange jede Aufgabe dauert, werden Ihre Zeitblockschätzungen genauer. Und im Gegenzug werden Sie produktiver.
3. Sie können auch reaktive Arbeit zeitlich blockieren
Arbeiten Sie in einem reaktiven Job? Fürchte dich nicht, denn Zeitblockierung kann immer noch für dich funktionieren.
Wenn ein großer Teil Ihrer Arbeit in Ihrem Posteingang verbracht wird, planen Sie alle zwei Stunden 30 Minuten in Ihrem Posteingang ein. (Ist das eine große Sache? Fügen Sie Ihrer Unterschrift einige Informationen hinzu, damit die Leute wissen, dass Sie E-Mails nur einige Male pro Tag abrufen, um die Produktivität aufrechtzuerhalten.)
Wenn Sie den ganzen Tag über Anrufe entgegennehmen müssen, anstatt den Anruf bei jedem Klingeln anzunehmen, schalten Sie den Anrufbeantworter ein und planen Sie einige Zeiträume während des Tages ein, in denen Sie auf Ihre Nachrichten antworten. Dies reduziert Unterbrechungen für andere Zeitblöcke und ermöglicht es Ihnen, Ihre beste Arbeit zu erledigen.
4. Ablenkungen entfernen
Zeitblockierung funktioniert theoretisch hervorragend. Aber in Wirklichkeit kämpfen Sie gegen viele Ablenkungen. Um Ihre Zeit erfolgreich zu blockieren und sich an einen Zeitplan zu halten, müssen Sie alles loswerden, was versucht, Ihre Aufmerksamkeit zu erregen.
Wenn Sie sich auf eine geplante Aufgabe konzentrieren, konzentrieren Sie sich nur auf diese geplante Aufgabe. Schließen Sie den Facebook-Tab, schalten Sie Ihr Telefon in den Flugzeugmodus und weisen Sie Ihre Kollegen an, Sie nicht zu stören. Wenn nötig, setzen Sie auch einen Kopfhörer auf.
Wechseln Sie nicht zu anderen Aufgaben, bis Ihre Zeit für die aktuelle abgelaufen ist. Oft werden Sie überrascht sein, wie viel Sie erledigen.
5. Seien Sie nicht zu spezifisch
Menschen sind notorisch schlecht darin, vorherzusagen, wie lange die Dinge dauern werden. Wenn wir mit unserer Zeitblockade zu spezifisch sind ("30 Minuten, um einen Veranstaltungsort für die Party zu buchen"), sind wir bereits gescheitert, wenn wir nicht genau dieses Ziel erreichen.
Halten Sie stattdessen Ihre Zeitblöcke relativ vage – und arbeiten Sie dennoch auf ein bestimmtes Ziel hin.
Zum Beispiel funktioniert "30 Minuten Organisation der Party" gut. Anstatt einen Veranstaltungsort zu buchen, kann der 30-minütige Block zu einer Auswahlliste von Veranstaltungsorten führen – zumindest haben Sie Fortschritte gemacht!
Diese schnellen Gewinne motivieren Sie auf lange Sicht.
6. Zeitblockierung bedeutet nicht mangelnde Auswahl
Einige Menschen mögen einen Mangel an Auswahlmöglichkeiten im Laufe ihres Tages nicht und befürchten, dass Zeitblockierung zu einem völligen Mangel an Optionen führt. Dies muss aber nicht der Fall sein.
Eine gute Idee ist es, Ihren Block vage zu machen. Sie können sie beispielsweise "PowerPoint-Folien erstellen" oder "Artikel schreiben" nennen, wenn Sie in einem Bereich viele Aufgaben zu erledigen haben.
Es geht nicht unbedingt darum, bestimmte Aufgaben in einer Sitzung zu erledigen. Es geht darum, in Bereichen voranzukommen, die Sie benötigen, unabhängig davon, welchem Projekt Sie Zeit widmen.
7. Halten Sie detaillierte Notizen
Wenn Sie regelmäßig von einer Aufgabe zur anderen wechseln, kann es lange dauern, bis Sie mit der nächsten Aufgabe beginnen. Um erfolgreich zu blockieren, müssen Sie dafür in der richtigen Stimmung sein.
Beachten Sie dazu detaillierte Notizen. Sie können dies entweder in Ihrem Google Kalender oder auf Papier tun. Erwähnen Sie, wo Sie das letzte Mal an einem Projekt gearbeitet haben, welche Durchbrüche Sie erzielt haben und welche Schritte Sie unternehmen müssen, um voranzukommen.
Verbringen Sie die letzten Minuten jedes Zeitblocks damit, diese Notizen zu schreiben, damit Sie den nächsten Zeitblock mit klarem Verstand eingeben können.
8. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch
Überprüfen Sie am Ende jeder Woche, jedes Monats oder Quartals (je nachdem, welches für Sie am besten geeignet ist) die verschiedenen Projekte, an denen Sie gearbeitet haben, um festzustellen, ob Ihr zeitblockierender Ansatz für Sie funktioniert, und um zu erfahren, welche Projekte Sie zuweisen müssen mehr Zeitblöcke zu. Nur so lernen Sie wirklich, wie Sie Ihre Zeit effektiv einstellen können.
Stellen Sie sich während einer Überprüfung die folgenden Fragen für jedes Projekt:
- Was habe ich seit der letzten Überprüfung erreicht?
- Welche Aufgaben muss ich vor der nächsten Überprüfung ausführen?
- In welchem Stadium bin ich mit jedem meiner Projekte?
Mit dieser Übersicht sind Sie in einer viel besseren Position, um Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
9. Verstehe deine Körperuhr
Lesen Sie ein wenig über zirkadiane und ultradiane Rhythmen und lernen Sie, wie Sie feststellen können, welche Stunden eines jeden Tages Ihre produktivsten sind. Dann planen Sie Ihre Zeitblöcke entsprechend.
Viele Menschen finden sie in den frühen Morgenstunden am kreativsten. Wenn Sie wissen, dass Sie sich am frühen Nachmittag besser konzentrieren können, organisieren Sie Ihre Zeitblöcke, um diese Zeit für Ihre obersten Prioritäten der Woche optimal zu nutzen.
10. Sei nicht zu professionell
Alle Arbeit und kein Spiel machen Jack zu einem langweiligen Jungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit einplanen, um sich in Ihren Tagen auszuruhen und zu entspannen.
Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Liebsten. Zeit, um alleine zu verbringen. Zeit zum Trainieren. Zeit zum Einkaufen. Zeit, nichts zu tun. Andernfalls könnten diese wesentlichen Aufgaben auf der Strecke bleiben, und Sie werden feststellen, dass Sie in Bezug auf die Arbeit auf dem neuesten Stand sind, aber in Ihrem persönlichen Leben völlig im Rückstand sind.
11. Verwenden Sie Erinnerungen, die funktionieren
Unabhängig davon, ob es sich um ein Kalender-Popup, eine E-Mail-Erinnerung, einen Timer auf Ihrem Telefon oder eine Stoppuhr der alten Schule handelt, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Erinnerungen einrichten, an die Sie sich sicher halten können. Wenn Sie bereit sind, zusätzliche 10 Minuten für jede Aufgabe zu arbeiten, werden Sie bei anderen Projekten bald ins Hintertreffen geraten.
Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wann Ihr Zeitblock zu Ende geht, damit Sie in die richtige Stimmung gelangen, um zum nächsten Block zu wechseln.
Im Wesentlichen ist das Blockieren von Zeit eine einfache Übung, um Ihren Tag in verschiedene Zeitabschnitte zu unterteilen. Wenn wir uns daran halten, hilft es uns, alles zu erreichen, was wir brauchen, und reduziert so Stress.
Sicher, es gibt einige Probleme mit der Motivation, der Fähigkeit, vorherzusagen, wie lange die Dinge dauern werden, und unvorhergesehenen Störungen. Die Verwendung dieser Methode kann uns jedoch dabei helfen, Verzögerungen und Verschwendung zu reduzieren, effizientere Arbeitstage zu ermöglichen und uns persönliche Zeit zurückzugeben.
Blockieren Sie Ihre Zeit, um Ihre Leistung zu steigern
In einer Welt der Ablenkung bietet Zeitblockierung eine großartige Lösung, um Ihre Arbeit zu erledigen und gleichzeitig Ihr persönliches Leben zu genießen. Das Erlernen der Übung kann eine Weile dauern, aber Sie werden in kürzerer Zeit viel mehr erledigen, wenn Sie dort sind.
Das Wichtigste ist, loszulegen. Notieren Sie sich Ihre wichtigsten Ziele, beginnen Sie langsam und verfolgen Sie Ihre Fortschritte. Schließlich werden Sie ein Produktivitätsmeister.