8 Möglichkeiten zum Organisieren Ihrer Tabellen in Excel
Microsoft Excel ist ein Programm, das Tabellenkalkulationen verwendet, um Zahlen und Daten mit Funktionen und Formeln zu organisieren. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Excel zu verwenden, und bei so vielen Ideen kann es leicht zu einer Desorganisation kommen.
Trotzdem gibt es immer eine Möglichkeit, eine Problemumgehung zu finden, mit der Sie Ihre Tabellen in Ordnung bringen können. Dies ist besonders nützlich für Teamprojekte in Excel.
1. Verwenden Sie Vorlagen
Sie sollten nicht Ihre Zeit damit verschwenden, Excel-Tabellen jedes Mal neu zu erstellen, wenn Sie Ihre Daten analysieren möchten. Stattdessen enthält Microsoft Excel bereits eine Vielzahl von benutzerdefinierten Vorlagen .
Klicken Sie einfach auf Datei > Neu und wählen Sie eine der vielen Vorlagen aus, die mit Excel geliefert werden. Natürlich haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten, eine Vorlage zu finden, die perfekt zu Ihrem Datenanalyseprozess passt.
Sie können jedoch immer noch eine finden, die Sie einfach formatieren können, damit sie besser und funktionaler aussieht.
2. Markieren Sie die wichtigen Daten
Wie bei jedem Management-Tool sollten Sie immer die wichtigsten Informationen hervorheben. Gleiches gilt, wenn Sie in Excel arbeiten, insbesondere wenn ein ganzes Team in einer einzigen Tabelle arbeitet.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun, besteht darin, ein Dashboard-Blatt zu erstellen, in dem Ihre wichtigsten Datenpunkte zusammengefasst werden.
Darüber hinaus sollten Sie Ihre Schlüsselinformationen immer in einer leicht lesbaren Schriftart aufbewahren, während Sie die bedingte Formatierung verwenden, um wichtigen Zellen die Höhen und Farben zuzuweisen.
Dies sind einfache Präsentationstaktiken, mit denen Ihre Analyse von Organisationsdaten viel reibungsloser verläuft.
3. Sortieren Sie Ihre Daten
Ein wesentlicher Bestandteil der Datenanalyse ist das Wissen, wie Sie Ihre Daten sortieren. Egal, ob Sie die Namen alphabetisch sortieren oder die Produkte vom niedrigsten zum höchsten Preis auflisten möchten, es spielt keine Rolle, wie Sie dies tun.
Durch das Sortieren Ihrer Daten können Sie Ihre Daten schnell besser verstehen und visualisieren. In Excel können Sie Ihre Daten alphabetisch, numerisch sowie nach Datum und Uhrzeit sortieren. Sie können es auch nach einer von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Liste oder nach Formatierung, Schriftfarbe, Symbolsatz oder durch Einbeziehen der Zellenfarbe sortieren.
Nachdem Sie die Spalten oder Zeilen ausgewählt haben, die Sie sortieren möchten, klicken Sie einfach auf der Registerkarte Daten auf Sortieren und Filtern und erhalten weitere Optionen zum Sortieren Ihrer Daten. Wenn Sie Probleme damit haben, können Sie das Tutorial auf der offiziellen Website von Microsoft lesen.
4. Verwenden Sie mehrere Blätter!
Wenn Sie an etwas Komplexem arbeiten oder insgesamt mit vielen Informationen arbeiten, vergessen Sie nicht, dass Sie in Excel gleichzeitig viele Tabellenkalkulationen verwenden können.
Sie müssen nicht alle Ihre Informationen in einer einzigen Tabelle speichern. Verteilen Sie Ihre Daten stattdessen auf mehrere Tabellenkalkulationen und kennzeichnen Sie sie entsprechend. Auf diese Weise können Sie alle benötigten Informationen leicht finden.
5. Unnötige Daten ausblenden
Wenn Sie zu viele Informationen in einer Tabelle haben, ist es schwierig, sich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren. Wenn Sie sich in Zahlen verlieren, ist es vielleicht an der Zeit, Ihre Tabellenkalkulationen Komponente für Komponente zu überprüfen.
Wenn Sie Informationen finden, die nicht mehr notwendig oder wichtig erscheinen, können Sie sie ausblenden. Excel verfügt über eine Funktion, mit der Sie Spalten, Blätter oder Zeilen ausblenden können, die Sie nicht mehr benötigen, aber nicht löschen möchten.
Datenvisualisierungstools können normalerweise Informationen wie Annahmennummern und Nachschlagetabellen verbergen, die die Grundlage Ihrer Modelle bilden, sich jedoch nicht ändern.
6. Mit Hyperlinks versehene Zellen können Ihnen viel Zeit sparen
Wenn Sie in einem Team oder sogar alleine arbeiten, verschwenden Sie häufig Zeit damit, nach bestimmten Informationen zu suchen, indem Sie alle Tabellen durchgehen.
Das muss aber nicht so sein. Stattdessen können Sie Ihre wichtigen Zellen benennen und in Ihren Arbeitsblättern per Hyperlink verknüpfen, um Sie durch die Daten zu führen. Microsoft Excel verfügt über hervorragende Navigationswerkzeuge für Ihre Datenanalyse. Verwenden Sie diese also unbedingt.
7. Verwenden Sie Formeln und Funktionen richtig
Das Erlernen der Grundlagen von Excel-Formeln ist für alle Anfänger von entscheidender Bedeutung. Microsoft Excel gilt in den meisten Industriestandards als Software für die Datenanalyse.
Es ist auch die am meisten bevorzugte Software für Finanzanalysten, Investmentbanker, Präsentationen und Finanzmodelle. Excel verfügt über integrierte Funktionen und Formeln , die Ihnen das Leben erleichtern sollen.
Eine Formel in Excel ist ein Ausdruck, der einen Wert in einer Zelle oder in einem Zellbereich verarbeitet. Eine Funktion ist eine vordefinierte Formel. Sie machen es überflüssig, immer Formeln einzugeben und gleichzeitig menschenfreundliche Namen anzugeben.
8. Verknüpfungen können Ihnen helfen, schneller zu arbeiten
Sobald Sie bereits mit Excel-Funktionen und -Formeln vertraut sind, sollten Sie die grundlegenden Verknüpfungen kennenlernen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie durch die Verwendung von Tastaturkürzeln für Excel viel effizienter arbeiten können.
Dies gilt insbesondere für Benutzer mit Mobilitäts- oder Sehbehinderungen. Tastaturkürzel sind eine einfachere Möglichkeit, die gewünschten Ergebnisse aus Excel zu erhalten, ohne auf einen Touchscreen zu tippen oder eine Maus zu verwenden.
Durch einfaches Drücken von Alt in Excel werden alle Verknüpfungen oben angezeigt. Wenn Sie Alt + Q drücken, werden Sie zum Suchfeld weitergeleitet. Das Suchfeld ist eine nette Funktion, die Microsoft zu seinen Programmen hinzugefügt hat, da Sie so leicht etwas finden können. Sie können auch benutzerdefinierte Tastaturkürzel in Excel erstellen .
Machen Sie Ihr Leben einfacher mit organisierten Tabellenkalkulationen
Es gibt eine gute Regel, nach der man leben muss, wenn man über Microsoft Excel spricht. Wenn Sie sich dabei ertappen, etwas manuell in Excel zu tun, sollten Sie wissen, dass es wahrscheinlich einen einfacheren Weg gibt, dies zu tun.
Microsoft Excel wird häufig an Arbeitsplätzen auf der ganzen Welt verwendet. Mit jedem neuen Update wird die Verwendung einfacher, aber es kann auch viel komplizierter werden. Wenn Sie die Grundlagen der Excel-Funktionen und -Formeln kennen und wissen, wie Sie Ihre Tabellenkalkulationen organisieren, können Sie das Programm vollständig nutzen.