9 häufige Fehler im Projektmanagement (und was stattdessen zu tun ist)
In einem Projekt können sich schon die kleinen Fehler für Ihre Karriere als kostspielig erweisen. Es kann auch ein Projekt zum Scheitern bringen und sich negativ auf Ihre Leistung auswirken, abgesehen davon, dass es Ihr Unternehmen viel Geld kostet.
Hier sind einige häufige Fehler im Projektmanagement, die Sie um jeden Preis vermeiden sollten.
1. Nicht der richtigen Methode folgen
Ein erfolgreiches Projekt braucht eine geeignete Strategie entsprechend den Projektanforderungen und der Leistungsfähigkeit der Teammitglieder. Um das Projekt zum Erfolg zu führen, müssen Sie die beste Projektmanagement-Methodik finden, um die Mitglieder konzentriert und engagiert zu halten.
Sie können die Stärken und Schwächen Ihrer Teammitglieder mit einer SWOT-Analyse bewerten, bevor Sie eine Strategie entwickeln. Mit SWOT-Tools können Sie ein Ziel für das Projekt auswählen und Daten für Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen eingeben.
2. Ineffektive Kommunikation
Der Mangel an effektiver Kommunikation ist eine der größten Fallstricke im Projektmanagement, auf die Sie stoßen können. Bei einem Missverständnis beschuldigen sich die Teammitglieder gegenseitig; aber es ist das Projekt, das letztendlich behindert wird.
Um solche Probleme zu vermeiden, sorgen Sie immer für eine klare Kommunikation zwischen den Projektmitgliedern. Es ist hilfreich, alle auf dem Laufenden zu halten, um Missverständnisse zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass Sie die anderen Stakeholder über alle Änderungen der Entscheidungen informieren.
Wählen Sie für die Echtzeitkommunikation Apps wie Slack, die das gesamte Gespräch aufzeichnen. Google Jamboard ist eine gute Wahl für die Audio-Video-Kommunikation zwischen Teammitgliedern, die am Projektmanagement beteiligt sind.
3. Keine Projektmanagement-Software verwenden
Sie sollten Automatisierung und programmierte Tools optimal nutzen, um die Projekte intelligent zu verwalten. Erfolgreiche Unternehmen implementieren eine oder mehrere Apps, um das Projektmanagement zu rationalisieren.
Projektmanagement-Tools verbessern die Ressourceneffizienz und die Fortschrittsverfolgung, unabhängig von Projektgröße und -typ. Sie können ProofHub verwenden , um Projekte über Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Online-Proofing und dynamische Berichtsfunktionen zu planen und auszuführen.
Sie können ClickUp auch ausprobieren, um Projekte oder Aufgaben zu verwalten und Funktionen wie Aufgabenabhängigkeit, wiederkehrende Aufgaben, agile Board-Ansicht und das Zuweisen von Kommentaren als Aufgaben zu nutzen. Sie können auch eine für Ihr Projekt geeignete Vorlage auswählen und mögliche Aufgaben automatisch hinzufügen.
4. Mangel an Input von den Teammitgliedern
Eine der Hauptursachen für das Scheitern von Projekten ist die mangelnde Unterstützung der Teammitglieder. Es kann passieren, dass der Projektmanager dem Team nicht zuhört. Alternativ kann es negative Auswirkungen geben, wenn das Team keine Argumente zum Nutzen des Projekts vorbringen möchte.
Vor und während eines Projekts sollte das Team mehrere Meetings mit dem Manager haben. Es hilft ihnen, die Bedeutung des Projekts zu verstehen und seine Strategie und seinen Arbeitsablauf zu besprechen.
Wenn ein persönliches Meeting nicht möglich ist, können Teams über Zoom an einem virtuellen Meeting teilnehmen, in dem sie an Umfragen teilnehmen und das Projekt über die Whiteboard-Funktion diskutieren können. Google Meet bietet auch eine Online-Meeting-Funktion mit Funktionen wie automatisierten Live-Untertiteln und mehr Kontrollmöglichkeiten für den Gastgeber des Meetings.
5. Mangel an qualifizierten Ressourcen
Die Wahl unerfahrener und ineffizienter Ressourcen kann das gesamte Projekt gefährden. Häufig wählen Sie Mitglieder für ein Projekt nach ihrer Verfügbarkeit aus, nicht nach ihren Fähigkeiten und Erfahrungen in den jeweiligen Projekten.
Aus diesem Grund ist es wichtig, Teammitglieder mit Bedacht auszuwählen, die das Projekt innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens zu einem erfolgreichen Ende führen können. Wenn Ihr Unternehmen nicht über die erforderliche Manpower für ein bestimmtes Projekt verfügt, können Sie jederzeit effiziente und erfahrene Mitarbeiter von Upwork oder Fiverr auslagern .
6. Gleichzeitiges Arbeiten an mehreren Projekten
Die Arbeit an vielen Projekten gleichzeitig kann Sie belasten und sich negativ auf Ihre Arbeitsqualität und Effizienz auswirken. Um Engpässe zu vermeiden, delegieren Sie alle anderen Aufgaben während der Arbeit an einem großen Projekt. Wenn Sie mehr als ein Projekt gleichzeitig verwalten müssen, verwenden Sie Kalender- und Aufgabenlisten-Apps für die Aufgabenverwaltung.
Google Kalender ist eine vielseitige Kalender-App, die Sie verwenden sollten, wenn Sie an mehreren Projekten beteiligt sind. Sie können Kalenderereignisse aus E-Mails und Chats planen, Ihre Verfügbarkeit teilen und persönliche oder geschäftliche Ereignisse an einem Ort anzeigen.
Du kannst Todoist auch verwenden, um alle Aufgaben zu zentralisieren und richtig zu organisieren. Es gibt eine problemlose Möglichkeit, Google Kalender mit der Todoist- App zu synchronisieren .
7. Unpraktische Schätzung und Zeitmanagement
Als Projektmanager sind Sie verpflichtet, alle auf Kurs zu halten. Und dafür können Sie dem Kunden manchmal einen unrealistischen Zeitplan anbieten und die Teammitglieder mit Überstunden belasten. In einem anderen Szenario führt Ihre Nachsicht gegenüber dem Team zu Projektverzögerungen. Beides schadet Ihrem Projekt und der Beziehung zwischen Kunde und Organisation.
Mit effizienten Zeiterfassungstools wie Time Doctor können Sie die Produktivität der Mitarbeiter und die Zeit, die jede Aufgabe benötigt, im Auge behalten . Wenn es sich bei Ihrem Projekt um eine Abrechnung nach Arbeitszeiten handelt, können Sie mit Timely eine akribische Arbeitsaufzeichnung für die Rechnungsstellung erstellen.
8. Mikromanagement des Teams
Als Projektmanager sollten Sie Ihre Teammitglieder nicht mikromanagen. Die Mitarbeiter im Team könnten diese Angewohnheit als Zeichen von Misstrauen ansehen. Es kann sich negativ auf das Arbeitsumfeld auswirken. Wenn Sie Ihrem Team etwas Freiraum bieten, wird es dazu inspiriert, fleißig zu arbeiten und ein positives Umfeld zu schaffen.
Sie können Asana verwenden , um zu Beginn des Projekts Ziele zu setzen und eine Benachrichtigung zu erhalten, sobald das Team eine bestimmte Aufgabe abgeschlossen hat. Teamwork ist eine weitere App zur Aufgabenverwaltung, mit der Sie anderen Aufgaben zuweisen und die Teambandbreite und -kapazität für die Aufgabendelegierung verfolgen können, um Burnout zu vermeiden.
9. Unfähigkeit, den Projektumfang zu verwalten
Eine Änderung des Projektumfangs in der Mitte führt zu einer Fehlallokation von Kosten und Zeit und gefährdet den Projekterfolg. Selbst eine winzige Änderung kann den gesamten Vorgang verzögern.
Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie von Anfang an einen genau definierten Umfang haben. Behalten Sie den Projektfortschritt im Auge, um die ordnungsgemäße Verwaltung der Projektergebnisse sicherzustellen. Informieren Sie die Sponsoren auch immer gut, wenn sich der Umfang ändert.
Mit Wrike können Sie den Workflow eines Projekts mit vielen Aufgaben und Unteraufgaben verwalten. Seine Arbeitspläne und Ressourcenverwaltungsfunktionen helfen Ihnen, den Projektumfang problemlos zu verwalten.
NTask ist ein weiteres Projektmanagement-Tool , das Sie über den Projektfortschritt und die Budgetauslastung auf dem Laufenden hält, sodass Sie jede Änderung des Projektumfangs voraussehen können.
Häufige Fehler vermeiden für erfolgreiches Projektmanagement
Richtige Planung, Wachsamkeit und transparente Kommunikation sorgen für ein müheloses Projektmanagement. Probieren Sie diese Tipps aus, um einige häufige Projektmanagementfehler zu vermeiden und die Projekte rechtzeitig abzuschließen.