So automatisieren Sie Ihre Aufgaben einfach: 5 nützliche Tools
Sie verbringen Stunden damit, alltägliche Aufgaben an Ihrem Arbeitsplatz zu erledigen. Sie denken, das ist der Teil Ihres Jobs. Aber was wäre, wenn es alleine möglich wäre und Sie Ihre wesentliche Zeit in kreatives Denken oder die Lösung anderer wichtiger Probleme investieren könnten? Wäre das nicht toll?
Die ultimative Lösung für dieses Problem ist die Automatisierung von Aufgaben. Lassen Sie uns herausfinden, welche täglichen Aufgaben Sie automatisieren können, wie sie ablaufen und welche Tools Ihnen dabei helfen können.
Welche Arten von Aufgaben sollten automatisiert werden
Sie sollten alle Routineaufgaben automatisieren, die Sie täglich ausführen und die einen erheblichen Teil Ihrer Zeit in Anspruch nehmen, aber nicht unbedingt etwas Wertvolles zu Ihrer Arbeit hinzufügen.
Hier sind einige Beispiele für Aufgaben, die Sie automatisieren können. Notieren Sie die in Ihrer Aufgabenliste enthaltenen.
1. Termine vereinbaren
Einer der größten Zeitfresser ohne Wert ist die Terminvereinbarung. Hören Sie also auf, mit Ihren Kunden hin und her zu reden, um die beste Zeit zu finden, die für Sie beide funktioniert. Öffnen Sie stattdessen ein paar Slots in Ihrem Kalender und teilen Sie die Liste mit ihnen.
Auf diese Weise können Sie alle Planungsaufgaben von Ihrer To-Do-Liste streichen und erhalten trotzdem pünktlich die Termine. Automatisierungstools können Ihnen bei der Integration von Planungs-Apps und Kalendern helfen.
2. Langweilige Aufgaben
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Viele Aufgaben erfordern kein übergeordnetes Denken. Wie Sortieren und Beantworten von E-Mails, Datensicherung, Rechnungsstellung und Abrechnung, Kundenservice und Engagement, Aktualisierung von Kontaktinformationen usw.
Anstatt sie also jeden Tag zu Ihrer To-Do-Liste hinzuzufügen, sollten Sie sie automatisieren. Und sehen Sie, wie viel Zeit Sie sich selbst zur Verfügung stellen.
3. Übertragen von Informationen zwischen mehreren Apps
Kein Arbeitsplatz ist frei von dieser Aufgabe. Sie benötigen immer Daten, und dann müssen Sie diese Daten von einer Anwendung in eine andere übertragen. Aber seien Sie schlau, verschwenden Sie keine Zeit mit dem Kopieren und Einfügen oder dem Importieren und Exportieren von Tonnen von Daten, die regelmäßig auf verschiedene Weise zu Ihnen gelangen. Automatisieren Sie diese Aktion.
4. Aufgaben, die Ihre wesentliche Zeit verbrauchen
Neben dem Festlegen von Zeitplänen, dem Versenden von E-Mails und Rechnungen, dem Übertragen von Daten und anderen kommt eine weitere Aufgabe hinzu, die eigentlich wichtig erscheint – das Posten in den sozialen Medien. Sie müssen auf jeden Fall für Ihre Marke werben und mit Ihrem Publikum interagieren und daher auf diesen Plattformen aktiv bleiben.
Es kann Sie jedoch Zeit kosten, da Sie in dem endlos wiederholten Zyklus von Liken, Kommentieren und Teilen landen. Automatisieren Sie also diese extrem zeitaufwändige Aufgabe.
5 Schritte zur Aufgabenautomatisierung
Die Liste der Automatisierung Ihrer Aufgaben kann endlos sein. Und manchmal hängt es sogar von der Art Ihrer Arbeit ab, daher können wir sie hier nicht alle behandeln.
Dennoch möchten wir Ihnen die ganze Idee leichter machen. Hier ist also der Prozess für die Aufgabenautomatisierung.
Schritt 1: Notieren Sie die täglichen Aufgaben
Wenn Sie eine Liste der Aufgaben erstellen, die Sie automatisieren sollten, beginnen Sie mit:
- Schreiben Sie die Aufgaben auf, die Sie täglich ausführen.
- Listen Sie die Zeit auf, die Sie für jede Aufgabe aufwenden.
- Fügen Sie die Häufigkeit hinzu, wie oft Sie diese Aufgaben ausführen müssen – stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich usw.
Sobald es fertig ist. Überprüfen Sie, in welche der folgenden Kategorien sie fallen. Sind dies die Aufgaben, die es sind:
- Regelmäßig oder nach einem Zeitplan durchgeführt?
- Langweilig und ohne übergeordnetes Denken machbar?
- Übertragen von Informationen innerhalb von Anwendungen?
- Sie verbrauchen die notwendige Zeit, die Sie in wertvolle Projekte investieren können?
Nachdem Sie alle aufgelistet haben, wählen Sie diejenigen aus, von denen Sie glauben, dass sie von nun an automatisiert werden sollten.
Schritt 2: Recherche
Der nächste Schritt besteht darin, die richtigen Tools zu recherchieren, mit denen Sie Ihre Aufgaben automatisieren können. Basieren Sie Ihre Recherche auf Ihren aktuellen Bedürfnissen und Ihrem Budget. Wenn Sie beispielsweise ein Solopreneur sind, brauchen Sie kein Automatisierungstool für Unternehmen. Wählen Sie also entsprechend.
Schritt 3: Finden Sie den neuen Workflow heraus
Nachdem Sie sich für ein Tool entschieden haben, mit dem Sie Ihre Aufgaben automatisieren möchten, finden Sie ein neues Workflow-System, das für Sie geeignet ist, und beschreiben Sie, wie sich die Dinge von nun an entwickeln werden. Stellen Sie sicher, dass alle im Team über die neuen Änderungen Bescheid wissen, damit alles reibungslos funktioniert.
Sie können Ihrem Team beispielsweise beschreiben, wie Sie von nun an Besprechungen planen:
1. Erstellen Sie Ihr Profil auf Calendly und rufen Sie die Startseite auf.
2. Planen Sie das neue Meeting, indem Sie auf Erstellen klicken.
3. Wählen Sie die Dauer Ihres Meetings aus dem linken Menü.
4. Wählen Sie die Verfügbarkeit der Zeit aus, indem Sie verschiedene Slots hinzufügen.
5. Veröffentlichen Sie Ihr Meeting, indem Sie auf die Schaltfläche Weiter klicken.
6. Kopieren Sie den Meeting-Link von dieser Seite.
7. Fügen Sie den Link zu Ihrer E-Mail an den Client hinzu.
Sobald sich alle im Team mit dem Prozess vertraut gemacht haben, können sie die Planung regelmäßiger Besprechungen für jeden Kunden von ihrer täglichen To-Do-Liste streichen. Sie können einfach denselben Meeting-/Event-Link mit allen teilen. Je nachdem, wie viele der Slots belegt sind, kann man sich für die kostenlosen entscheiden.
Schritt 4: Ausführen des Plans
Sobald alles erledigt ist, implementieren Sie Ihren neuen Plan effektiv. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie eine Reihe von Aufgaben automatisieren müssen und Ihr Plan möglicherweise etwas komplexer geworden ist, als Sie dachten. Lassen Sie sich in einem solchen Fall von Ihrer IT-Abteilung bei der Erstellung und Ausführung Ihres neuen Plans mit dem von Ihnen ausgewählten Automatisierungstool helfen.
Schritt 5: Auswerten und Testen
Nachdem Sie die erforderlichen Aufgaben automatisiert haben, testen Sie die Laufruhe des neuen Workflow-Plans. Rausfinden:
- Die Wirksamkeit der ausgeführten Aufgaben.
- Seine Auswirkungen auf die Produktivität von Mitarbeitern oder Teammitgliedern .
- Fühlt sich jeder mit den neuen Tools wohl?
- Hat die eingesparte Zeit einen Einfluss auf die Steigerung Ihres Einkommens? (Dieser ist für Unternehmer, Freiberufler und Auftragnehmer.)
5 Tools zur Automatisierung Ihrer Aufgaben
Hier sind einige großartige Automatisierungstools mit ihren kurzen Details, die Ihnen die Recherchezeit sparen, nachdem Sie die zu automatisierenden Aufgaben aufgelistet haben.
1. Zapier
Es ist eine beliebte Automatisierungssoftwarelösung, mit der Sie verschiedene Software integrieren können. Sie können die Daten von einem Tool zum anderen übertragen, indem Sie Ihre alltäglichen Apps wie Gmail, Dropbox, Slack, Google Kalender, Mailchimp usw. kombinieren.
Mit diesem Tool können Sie Tausende von Aufgaben automatisieren, z. B. das Tweeten aller Ihrer Blog-Posts, das Speichern von Anhängen von Gmail auf Google Drive, das Sichern aller Ihrer G-Drive-Dateien in Dropbox und mehr.
2. IFTTT
Dieses Tool ist wie Zapier, wenn es um Automatisierung geht. Es hilft Ihnen, Daten zwischen verschiedenen Anwendungen zu übertragen und andere genannte Aufgaben auszuführen. Aber die kostenlose Version von IFTTT ist besser als die von Zapier.
Während die letztgenannte Software mindestens 10-15 Minuten braucht, um die Dinge zu erledigen, ergreift IFTTT sofort Maßnahmen, sobald der Auslöser platziert wird.
Der Nachteil dieses Tools ist jedoch, dass es nur für Ein-Personen-Unternehmen geeignet ist. Sie haben keine Versionen für Teams oder mehrere Mitarbeiter. Und wenn das Ihre Anforderung ist, gehen Sie zu Zapier. Sie können es verwenden, um Aktionen für mehrere Software basierend auf der von Ihnen verwendeten kostenpflichtigen Version festzulegen.
3. Puffer
Es ist ein großartiges Tool, wenn es darum geht, Ihre Social-Media-Posts zu automatisieren und zu verwalten. Sie bieten hervorragende Planungsoptionen und werden von Top-Marken empfohlen.
4. LeadFormly
Wenn Sie Tausende von Leads bearbeiten möchten, ohne ein komplettes Vertriebsteam zu rekrutieren, sollten Sie LeadFormly in Betracht ziehen. Es hilft Ihnen, Ihren Verkaufsprozess zu automatisieren, Ihre Konversionsrate zu erhöhen und Ihre Leads zu segmentieren, die direkt von der Webseite kommen.
Auf diese Weise können Sie sich nur auf den Abschluss der Geschäfte konzentrieren, anstatt Zeit in den frühen Lead-Prozessen zu verschwenden.
5. kalendarisch
Dies ist ein weiteres einfaches Automatisierungstool für kleine Unternehmen. Es hilft Ihnen, Termine zu buchen, Besprechungen zu vereinbaren, Telefonate usw.
Damit dies funktioniert, müssen Sie lediglich Ihre Verfügbarkeitseinstellungen in Calendly festlegen und den Link in Ihre Besprechungseinladungs-E-Mail einfügen. Ihre Kunden können dann aus dieser Liste die Zeit auswählen, die ihren Bedürfnissen entspricht. Schließlich wird die von ihnen gewählte Zeit automatisch in Ihrem Kalender geplant und Sie werden entsprechend benachrichtigt.
Automatisieren Sie jetzt Ihre Routineaufgaben
Hören Sie auf, Stunden mit wichtigen, aber monotonen Aufgaben zu verbringen.
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um all diese Aufgaben zu automatisieren, durchsuchen Sie die Kategorien, die Sie gerade gelesen haben, recherchieren Sie die Tools, die Ihnen helfen können, und sparen Sie täglich mehrere Stunden.