Diese Microsoft Excel-Tricks waren ein Lebensretter für meinen Workflow

Bei der Arbeit mit einer Tabellenkalkulation sind Verknüpfungen und Tipps, die Ihnen helfen, Aufgaben schneller oder besser zu erledigen, von unschätzbarem Wert. Ähnlich wie Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs in Microsoft Word hat Excel seine eigenen hilfreichen Tricks.

Mit dieser Liste nützlicher Tipps können Sie mühsame Arbeit eliminieren, Vorgänge schnell ausführen, Fehler reduzieren und Grafiken oder Tabellen mit einem Klick einfügen . Verwenden Sie eine oder alle, um Ihre täglichen Excel-Aufgaben zum Kinderspiel zu machen.

Führen Sie Spezialoperationen zum Einfügen durch

Kopieren und Einfügen sind einfache Aktionen, die die meisten Menschen verwenden können. Excel bietet jedoch mehrere spezielle Optionen zum Einfügen, mit denen Sie Daten einfügen und gleichzeitig grundlegende Gleichungen ausführen können.

Das bedeutet, dass Sie jeden Wert in einem Zellbereich mit einer bestimmten Zahl mit Spezial einfügen addieren, subtrahieren , multiplizieren oder dividieren können.

Schritt 1 : Kopieren Sie die Zelle mit der Zahl, die Sie in Ihrer Berechnung verwenden möchten, auf eine der folgenden Arten:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Kopieren aus.
• Wählen Sie im Abschnitt Zwischenablage des Menübands auf der Registerkarte Start die Option Kopieren aus.
• Verwenden Sie die Tastenkombination Strg + C unter Windows oder Befehlstaste + C auf dem Mac.

Schritt 2 : Wählen Sie die Zellen mit den Werten aus, in denen Sie die Berechnung durchführen möchten.

Schritt 3 : Öffnen Sie das Menü Inhalte einfügen auf eine der folgenden Arten:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Inhalte einfügen aus.
• Wählen Sie im Abschnitt „Zwischenablage“ des Menübands auf der Registerkarte „Start“ die Option „ Einfügen “ > „ Inhalte einfügen“.

Schritt 4 : Wenn das Feld Inhalte einfügen erscheint, wählen Sie die Berechnung, die Sie durchführen möchten, im Abschnitt Operation aus.

Schritt 5 : Klicken Sie auf OK .

Sie sehen dann Ihre Datenaktualisierung mit der durchgeführten Berechnung. Sie müssen sich keine Gedanken über das manuelle Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren oder Teilen einer Gruppe von Zellen machen, was eine mühsame Aufgabe ist und das Fehlerrisiko erhöht.

Funktionen lieben lernen

Funktionen und Formeln können einschüchternd sein. Aber sobald Sie anfangen, sie zu verwenden, werden Sie zu schätzen wissen, wie viel Zeit Sie damit sparen können. Außerdem verringern Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der manuellen Durchführung von Berechnungen.

Wenn Sie noch nie Funktionen verwendet haben, können Sie mit den Grundlagen von Summe, Durchschnitt, Minimum, Maximum und Anzahl beginnen.

Schritt 1 : Wählen Sie die Zelle aus, in der Sie die Funktion verwenden möchten. Dies ist die Zelle, in der sich die Formel befindet und deren Ergebnis angezeigt wird.

Schritt 2 : Wählen Sie den Pfeil neben AutoSumme im Abschnitt „ Bearbeiten “ des Menübands auf der Registerkarte „ Startseite “. Wählen Sie die Berechnung aus, die Sie verwenden möchten.

Schritt 3 : Sie werden sehen, dass die Funktion in der Zelle erscheint und auf die Werte wartet, die Sie verwenden möchten.

Angenommen, Sie möchten die Werte in den Zellen A1 bis A5 addieren. Ziehen Sie durch diesen Zellbereich oder fügen Sie ihn nach der öffnenden Klammer in der Formel als A1:A5 hinzu. Stellen Sie sicher, dass Sie die Formel wie im obigen Screenshot mit einer schließenden Klammer abschließen.

Schritt 4 : Drücken Sie die Eingabe- oder Return- Taste.

Sie sehen dann, wie Ihre Berechnung gemäß der von Ihnen ausgewählten Funktion durchgeführt wird.

Für den vollständigen Satz von Funktionen, die in Excel verfügbar sind, gehen Sie zur Registerkarte Formeln . Verwenden Sie dann die Funktionsbibliothek im Menüband, um eine logische Funktion wie IF oder eine Referenzfunktion wie SVERWEIS auszuwählen .

Verwenden Sie die Schnellanalyse, um Formate, Diagramme, Summen und Tabellen hinzuzufügen

Excel hilft Ihnen, Zellen automatisch mit bedingter Formatierung zu formatieren, Diagramme mit Empfehlungen zu erstellen, Tabellen und Pivot-Tabellen einzufügen und Summen zu erhalten. Aber was Sie vielleicht nicht wissen, ist, dass Sie solche Dinge mit dem Schnellanalyse-Tool superschnell erledigen können. So funktioniert das.

Schritt 1 : Wählen Sie eine Reihe von Zellen aus, in denen Sie eine der oben genannten Aktionen ausführen möchten.

Schritt 2 : Wählen Sie die Schaltfläche Schnellanalyse aus, die in der Ecke des Zellbereichs angezeigt wird. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste klicken und Quick Analysis auswählen.

Sie sehen dann ein kleines Kästchen mit einer Liste der Aktionen und verfügbaren Optionen für jede. Diese variieren je nach Datentyp in Ihren Zellen, also schauen wir uns ein Beispiel an.

Hier haben wir die Noten der Schüler und der Zellbereich umfasst Namen, Buchstabennoten, numerische Noten und Pass/Fail-Text. Wenn wir das Schnellanalyse-Tool öffnen, können wir eine bedingte Formatierung anwenden, ein Diagramm einfügen, Summen abrufen, eine Tabelle erstellen oder Sparklines hinzufügen.

Schritt 3 : Wählen Sie einfach die Registerkarte für die gewünschte Aktion und dann die Option für diese Aktion aus.

Boom! Sie haben sich gerade eine Menge Zeit gespart, indem Sie eines dieser Dinge von Grund auf neu machen.

Muster und Formeln zum automatischen Ausfüllen

Microsoft Excel bietet eine praktische Autofill-Funktion zum einfachen Ausfüllen von Zellen. Sie können einige Elemente in eine Liste eingeben , z. B. Monate des Jahres, und die restlichen Elemente durch Ziehen hinzufügen. Autofill hilft Ihnen auch beim Kopieren und Einfügen von Formeln, die Sie mit den zuvor erwähnten Funktionen erstellt haben.

Musterfüllung : Geben Sie (mindestens) zwei Listenelemente ein, wählen Sie die Zelle mit dem zweiten aus und ziehen Sie dann mit dem Füllgriff (Pluszeichen am Zellenrand) durch die verbleibenden Zellen. Als Beispiele können Sie Januar und Februar, Montag und Dienstag oder sogar A und B eingeben. Füllen Sie dann die restlichen Zellen aus!

Formelfüllung : Wählen Sie die Zelle aus, die die Formel enthält, und ziehen Sie die Formel mit dem Füllgriff in die verbleibenden Zellen. Hinweis: Wenn Sie absolute statt relative Bezüge verwenden, müssen Sie die Formeln nach dem Ausfüllen anpassen.

Tipp : Sie können die verbleibenden Zellen so füllen, dass sie der Anzahl der bereits gefüllten Zeilen entsprechen, indem Sie einfach auf den Füllpunkt doppelklicken.

AutoFill ist ein enorm zeitsparendes Tool in Microsoft Excel.

Aus der Statusleiste kopieren

Die Statusleiste am unteren Rand der Anwendung ist hilfreich, um schnelle Berechnungen wie Summe, Durchschnitt und Anzahl anzuzeigen. Aber mit einem Update auf Excel für Windows im März 2022 können Sie diese Berechnungen tatsächlich mit einem Klick kopieren.

Während diese Funktion möglicherweise noch für Benutzer eingeführt wird und Sie sie möglicherweise noch nicht sehen, sollten Sie sie definitiv auf Ihrem Radar behalten.

Schritt 1 : Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie die Berechnungen markiert haben, damit sie in der Statusleiste angezeigt werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste und wählen Sie jede aus, um ein Häkchen daneben zu setzen.

Schritt 2 : Wählen Sie die Zellen aus, um die gewünschte Berechnung in der Statusleiste anzuzeigen.

Schritt 3 : Wählen Sie als Nächstes den berechneten Wert in der Statusleiste aus. Dies legt es in Ihrer Zwischenablage ab.

Schritt 4 : Sie können den Wert dann in Ihre Tabelle oder eine ganz andere Anwendung einfügen.

Durch die Möglichkeit, Werte direkt aus der Zwischenablage zu kopieren, müssen Sie keine Formeln oder Funktionen manuell eingeben, erhalten aber trotzdem das gewünschte Ergebnis – schneller als je zuvor!

Willst du noch mehr? Werfen Sie einen Blick auf diese zusätzlichen Excel-Tipps zum Meistern Ihrer Tabellenkalkulation .