Was sind Notion-Datenbankansichten? Wie man sie benutzt
Datenbanken sind ein unverzichtbares Merkmal von Notion. Im Gegensatz zu herkömmlichen Tabellenkalkulationen und anderen Online-Datenbanken können Sie dieselbe Notion-Datenbank aus mehreren Ansichten anzeigen. Dies macht das Organisieren von Informationen und Projekten in Notion sehr hilfreich.
Wenn Sie gerade erst mit Notion beginnen, sind Sie möglicherweise verwirrt über die Unterschiede zwischen den einzelnen Ansichten und ihren Verwendungszwecken. In diesem Artikel wird jede Notion-Datenbank kurz erläutert und Ihnen gezeigt, wie Sie sie für Ihre Produktivitätsanforderungen verwenden können.
So erstellen Sie eine Notion-Datenbank
Bevor wir uns mit den 6 verschiedenen Ansichten befassen, kann es hilfreich sein, zu wissen, wie eine Notion-Datenbank erstellt wird.
Geben Sie an einer beliebigen Stelle in Ihrem Arbeitsbereich den Schrägstrich (/) gefolgt vom Namen der Datenbankansicht (Tabelle, Karte, Liste usw.) ein. Notion zeigt Ihnen zwei Optionen für das Erscheinungsbild Ihrer Datenbank: Inline und Ganzseite .
Inline-Datenbanken belegen nur einen Teil der Seite. Sie sind nützlich, um Tabellen und Listen in den Text schriftlicher Dokumente einzufügen.
Ganzseitige Datenbanken nehmen natürlich eine ganze Seite ein.
Durch Auswahl von Inline oder Ganzseite können Sie Ihre Datenbank erstellen. Später können Sie jederzeit eine Ansicht hinzufügen oder die ursprünglich ausgewählte Ansicht in eine andere ändern.
Schauen wir uns jede Datenbankansicht an, wie sie funktioniert, und einige Beispiele für ihre produktive Verwendung.
1. Tabellenansicht
Die Tabelle ist aufgrund ihrer Vielseitigkeit und Einfachheit wahrscheinlich die am häufigsten verwendete Notion-Datenbankansicht.
In einer Notion-Tabellendatenbank werden Elemente (dh zu erledigende Aufgaben, zu lesende Bücher, zu vorbereitende Rezepte) direkt in der ersten Zeile angezeigt. In den folgenden Spalten werden dann die Eigenschaften (oben in jeder Spalte definiert) für jedes Element angegeben.
Als Beispiel könnten Sie eine einfache Leseliste als Tabelle erstellen. Die erste Spalte enthält die Titel der Artikel und Bücher, die Sie lesen möchten.
Die Eigenschaften der folgenden Spalten können dann für die Namen der Autoren, URLs für die Artikel und den Status für die Artikel oder Bücher (Lesen, Lesen, Lesen) gelten.
Sie können jedes Element einzeln auf einer eigenen Seite öffnen, genau wie bei allen anderen Ansichten. Im Beispiel der Leselistentabelle können Sie ein Element öffnen, um Notizen zu diesem Buch zu machen oder einen gesamten Artikel zu kopieren / einfügen.
Notion-Datenbankansichten enthalten auch Eigenschaften, die Sie in einer Tabellenansicht ausblenden können.
Wenn eine Ihrer Leselisteneigenschaften darin besteht, dass Tags Elemente nach Thema kategorisieren, und Sie möchten, dass die Tags-Eigenschaft nicht in Ihrer Tabellenansicht angezeigt wird, wechseln Sie einfach zur Registerkarte Eigenschaften über der Tabelle und deaktivieren Sie die Tags-Eigenschaft.
Diese Tags-Eigenschaft wird jedoch weiterhin angezeigt, wenn Sie ein Element als Seite öffnen.
2. Board View
Die Board-Ansicht von Notion ähnelt einem einfachen Kanban-Board für das Projektmanagement , sodass es einfacher als je zuvor ist, Projekte zu verfolgen und Aufgaben zuzuweisen.
In dieser Ansicht finden Sie Spalten mit den Titeln "Nicht gestartet", "In Bearbeitung" und "Abgeschlossen". Sie können also Karten unter den Spalten verwenden, um den Status Ihrer Projekte darzustellen, und sie in die entsprechende Spalte verschieben.
Während einzelne Benutzer sicherlich die Board-Ansicht des Notion verwenden können, leuchtet sie definitiv, wenn sie von einem Team verwendet wird. Wenn Sie beispielsweise die Board-Ansicht zum Verwalten der Projekte Ihres Teams verwenden, können Sie die Aufgabenkarten den Teammitgliedern zuweisen und Kommentare zu den Karten hinzufügen, sobald diese als Seiten geöffnet wurden.
Ähnlich wie bei Tabellen können Sie bearbeiten, welche Eigenschaften in der Gesamtansicht angezeigt werden. Wenn Sie beispielsweise eine zugewiesene Eigenschaft haben, deren Namen jedoch nicht in der Gesamtansicht angezeigt werden sollen, gehen Sie zu Eigenschaften und deaktivieren Sie die zugewiesene Eigenschaft.
3. Listenansicht
Die Listenansicht von Notion ist bei weitem die einfachste Möglichkeit, Ihre Datenbank anzuzeigen. Aber wie bei anderen Dingen in Notion kann die Liste so einfach oder komplex sein, wie Sie es benötigen.
Im Gegensatz zu einer Tabelle verwendet die Listenansicht kein Raster oder keine Spalten. Es ist nur die Liste der Elemente, gefolgt von allen Eigenschaften, die es wert sind, angezeigt zu werden.
Beispielsweise können Sie die Listenansicht für eine Liste von Rezepten verwenden. Öffnen Sie einfach jedes Element als Seite, um das Rezept einzufügen oder einzugeben. Sie können auch eine Tags-Eigenschaft verwenden, um Ihre Rezepte nach Küche zu organisieren.
4. Kalenderansicht
Eine Kalenderansicht ähnelt im Wesentlichen jedem anderen Monatskalender. Es ordnet Elemente in Ihrer Datenbank nach Datum an, das das Erstellungsdatum oder ein ausgewähltes Datum sein kann, möglicherweise für eine Zuordnung oder ein Projektfälligkeitsdatum.
Ihre Elemente – bei Verwendung einer Kalenderansicht wahrscheinlich entweder Projekte oder Ereignisse – werden als Karten angezeigt. Wie bei anderen Ansichten können Sie auswählen, welche Eigenschaften auf diesen Karten angezeigt werden sollen.
Darüber hinaus können Sie vom aktuellen Monat in die vergangenen oder kommenden Monate und Jahre wechseln, um Ihre Projekte oder Ereignisse zu überprüfen.
5. Galerieansicht
In einer Notion-Galerie werden alle Ihre Artikel als Karten in einer scrollbaren Ansicht angezeigt, ähnlich wie bei Pinterest. Galerien sind die perfekte Datenbankansicht, wenn Sie die Bilder für Ihre Artikel präsentieren möchten.
Um die Bilder Ihrer Artikel anzuzeigen, klicken Sie auf die Registerkarte Eigenschaften und wählen Sie Kartenvorschau. Daraufhin wird ein Dropdown-Menü mit mehreren Optionen geöffnet.
Das erste ist das Seitencover, auf dem die Titelbilder der einzelnen Elemente in der Galerie angezeigt werden. Der zweite ist der Seiteninhalt, der eine Bild- oder Textauswahl von der Seite eines Elements anzeigt. Mit der dritten Option können Sie Bilder von Dateien in Ihren Elementen anzeigen.
6. Zeitleistenansicht
Obwohl die Kalender- und Zeitleistenansichten einige Ähnlichkeiten aufweisen, bietet die Zeitleistenansicht mehr Optionen zum Anzeigen von Dingen nach Zeit, was ideal für das Projektmanagement ist.
Mit den Zeitplänen für Begriffe können Sie Ihre Projekte nach Stunden, Tagen, Quartalen oder Jahren anzeigen. Sie können einem Projekt ganz einfach eine längere Länge hinzufügen, indem Sie es einfach am Ende halten und nach links oder rechts ziehen.
In Zeitleisten ist auch eine Tabelle integriert, in der die Elemente in Ihrer Datenbank aufgelistet sind. Genau wie bei einer Standardtabelle können Sie jedem Element verschiedene Eigenschaften hinzufügen. Um die Liste anzuzeigen, klicken Sie auf das Symbol >> neben dem Monat über der Zeitachse.
So verwenden Sie Notion-Datenbankansichten
Was Notion-Datenbanken natürlich von anderen Online-Datenbanken unterscheidet, ist, dass Sie dieselbe Notion-Datenbank aus vielen verschiedenen Ansichten sehen können.
Wenn Sie Notion für das Projektmanagement verwenden, ist die Hauptansicht Ihres Projekts möglicherweise eine Board-Ansicht.
Möglicherweise müssen Sie jedoch klarer sehen, wann Sie mit jedem Projekt beginnen müssen. Daher ist es hilfreich, dieselbe Datenbank in einer Kalender- oder Zeitleistenansicht anzuzeigen.
In einigen Fällen möchten Sie möglicherweise alle Bilder an einem Ort anzeigen, sodass eine Galerieansicht hilfreich ist.
Um dieselbe Datenbank aus einer anderen Ansicht anzuzeigen, klicken Sie oben in Ihrer aktuellen Ansicht auf den Text ganz links ( "+ Ansicht hinzufügen" ). Wählen Sie dann die andere gewünschte Ansicht aus und geben Sie ihr einen Namen.
Sie können zwischen mehreren Ansichten wechseln, indem Sie deren Namen oben links auf der Seite auswählen. Daraufhin wird ein Dropdown-Menü mit allen von Ihnen erstellten Ansichten angezeigt.
Verwenden Sie Notion-Datenbankansichten, um Ihre Aufgaben zu vereinfachen
Eine Notion-Datenbankansicht kann nützlich sein, wenn Sie mit dem Projektmanagement beginnen und versuchen, Ihre Aufgaben zu organisieren. Nachdem Sie die Notion-Datenbankansichten kennen, öffnen Sie Notion auf Ihrem Computer, um zu sehen, welche produktiven Dinge Sie erreichen können.