So suchen Sie effektiv in Google Apps nach Dateien und Ordnern

Eskere Guru

Google versucht, seinen Nutzern zu helfen, produktiv zu sein. Eine Funktion, die Sie angemessen berücksichtigen müssen, ist die Suchfunktion. Es kann äußerst frustrierend sein, in Google Mail oder Google Workspace krass zu suchen und nichts dafür zu finden.

Einige Google Workspace-Funktionen wie die Google Cloud-Suche, Betreiber und erweiterte Suchoptionen können Unternehmen, kleinen Unternehmen, Freiberuflern und sogar der Öffentlichkeit dabei helfen, diese Suchfunktion zu verlassen. Schauen wir uns diese Funktionen und Tipps genauer an.

Verwenden Sie die Google Cloud-Suche für erweiterte Suchfunktionen

So suchen Sie effektiv in Google Apps nach Dateien und Ordnern - Google Cloud Search

Die Cloud-Suche richtet sich hauptsächlich an große und kleine Unternehmen. In der Vergangenheit konnten Sie Add-Ons von Google Mail Labs herunterladen, mit denen Sie gleichzeitig plattformübergreifend wie Google Text & Tabellen und Google Mail suchen können. Google Mail Labs gibt es jedoch nicht mehr.

Mit der Google Cloud-Suche können Sie Ihre Anfrage gleichzeitig auf allen Plattformen (Google Text & Tabellen, Google Sheets, Google Mail usw.) durchsuchen.

Eine kostenlose Testversion ist möglich und die Cloud-Suche ist mit Google Workspace oder als kostenpflichtige eigenständige Funktion verfügbar. Diese Funktion ist besonders hilfreich für Organisationen, die remote arbeiten. Benutzer können mit derselben Suchleiste auf Dateien und E-Mails zugreifen, anstatt zwischen Registerkarten zu wechseln.

Sie können die Cloud Search-Symbolleiste auch in Google Sites integrieren . Auf diese Weise können Sie eine eigene Website einrichten, auf der Sie nach Ihren Unternehmensinhalten suchen können.

So suchen Sie effektiv in Google Apps nach Dateien und Ordnern - Google Drive Search

Google Drive ist eine weitere Lösung aus einer Hand, um Ihre Dokumente oder Medien zu finden. Die Suchleiste in Google Drive ähnelt dem Suchfeld in Google Text & Tabellen.

Dies bedeutet, dass die hier verwendeten Suchoperatoren auch in Google Text & Tabellen funktionieren.

1. Verwenden der Filter

Um Ihre Suche auf Google Drive zu filtern, klicken Sie einfach auf den Dropdown-Pfeil rechts in der Suchleiste. Das Suchfenster wird angezeigt.

  • Mit der Option Typ können Sie PDFs, Ordner, Dokumente, Videos, Audios usw. filtern.
  • Mit der Option Besitzer wird nach der Datei gesucht, wenn Sie die E-Mail-Adresse des Besitzers kennen.
  • Der Speicherort wird verwendet, wenn Sie den Ordner der Datei angeben möchten. (ZB: 'Bin', 'Starred' oder ein anderer Ordner.)
  • Unter Änderungsdatum können Sie das letzte Bearbeitungsdatum der Datei eingeben.
  • Der Objektname sucht speziell nach dem Titel der Datei.
  • Enthält die Wörter, die nach einer Datei mit bestimmten Schlüsselwörtern suchen.
  • Geben Sie unter Freigegeben mit die E-Mail-Adresse des freigegebenen Empfängers ein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen am unteren Rand der Benutzeroberfläche, wenn Sie den Filtern zustimmen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen , um die Einstellungen zu entfernen oder zurückzusetzen.

So suchen Sie effektiv in Google Apps nach Dateien und Ordnern - is starred feature

Verwenden Sie diese Operatoren, um nach einer bestimmten Datei, einem bestimmten Wort, einem bestimmten Video und einem bestimmten Audio zu suchen .

  • Zitate : Verwenden Sie sie, wenn Sie nach einer genauen Phrase suchen. (ZB: "Aufgabe 18")
  • Minuszeichen: Verwenden Sie diese Option, um ein bestimmtes Wort aus dem Suchbegriff auszuschließen. (Wenn Sie beispielsweise nach "Aufgabe" suchen möchten, aber nicht nach "Aufgabe abgeschlossen", geben Sie einfach "Aufgabe abgeschlossen" ein.)
  • Eigentümer: Suchen Sie nach Dateien eines bestimmten Eigentümers. (ZB: Besitzer: [email protected])
  • Ersteller: Suchen Sie nach Dateien des Erstellers. (ZB: Ersteller: [email protected])
  • an: Dateien mit dem Namen des Empfängers suchen. (ZB an: [email protected])
  • von: Suchen Sie nach Dateien, die Ihnen von jemandem gesendet wurden. (ZB: von: [email protected])
  • ist: markiert: Finde Elemente, die du markiert hast.
  • is: binned: Suchen Sie nach Elementen im Ordner 'Bin'.
  • Typ: Suchen Sie Dokumente nach Typ. (ZB: Typ: Tabellenkalkulation, Typ: Dokument, Typ: Folie)
  • vorher und nachher: Suchen Sie nach Elementen, die zuletzt bearbeitet wurden. (ZB: vorher: 04-05-2021)
  • Titel: Suchen Sie Elemente nach ihrem Titel. (ZB: Titel: Olympische Spiele)

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Die "Google-Suche" ist noch aktiv …

Die erweiterten Suchfunktionen und -operatoren erleichtern das Auffinden von Dateien und sparen Zeit. Wir sind jedoch noch weit davon entfernt, ein einziges Tool zu finden, mit dem alle Google-Apps durchsucht werden können, ohne die Bank zu sprengen.