Wie man sich in einer E-Mail entschuldigt und entschuldigt: Der professionelle Weg
Jeder vermasselt es manchmal. Versuchen Sie, wie wir könnten, niemand ist perfekt. Wenn Sie einen Fehler machen, der jemand anderem weh tut, sollten Sie sich entschuldigen.
Während Sie sich oft persönlich entschuldigen müssen, können Sie es manchmal vorziehen oder müssen sich per E-Mail entschuldigen. Schauen wir uns an, wie Sie sich in einer E-Mail professionell entschuldigen können, um das Beste aus dieser Situation herauszuholen.
Die drei Bestandteile einer richtigen Entschuldigungs-E-Mail
Obwohl es kein universelles Muster gibt, besteht ein allgemein anerkannter Standard für Entschuldigungen aus drei Teilen:
- Bestätigen, dass Sie etwas falsch gemacht haben.
- Fühle Reue für deine Handlungen und sei einfühlsam zu verstehen, wie sie die andere Person verletzen.
- Restitution , wo Sie die Situation richtig machen.
Wir werden uns jedes dieser drei Elemente ansehen, während wir durchgehen, wie man sich in einer E-Mail entschuldigt.
So öffnen Sie Ihre Entschuldigungs-E-Mail
Bevor Sie mit der Erstellung der eigentlichen Entschuldigung beginnen, müssen Sie sich an die Person wenden, an die Sie schreiben. Dies hängt stark von Ihrer Beziehung zur Person ab.
Nehmen wir an, Sie haben in einer beruflichen Situation einen Fehler gemacht und müssen daher eine Entschuldigungs-E-Mail an Ihren Chef senden. Als Beispiel sagen wir, dass Sie eine wichtige Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt haben, was das Projekt für alle anderen verzögert hat.
In diesem Fall wäre eine angemessene Begrüßung "Lieber [Name]". Wenn Sie sich bei einem Freund entschuldigen würden, wäre etwas wie "Hallo [Name]" oder "Hallo [Name]" besser geeignet.
Vergessen Sie auch nicht die Betreffzeile der Entschuldigungs-E-Mail. Nachdem Sie jemandem Unrecht getan haben, freut er sich möglicherweise nicht über eine E-Mail von Ihnen.
Wenn Sie in die Betreffzeile etwas wie "Bitte akzeptieren Sie meine Entschuldigung" oder "Es tut mir aufrichtig leid" einfügen, können Sie von Anfang an klarstellen, wofür Ihre Nachricht bestimmt ist. Versuchen Sie nicht, mit E-Mail-Akronymen klug zu werden. Halten Sie es einfach, damit sie wissen, was Ihre Nachricht enthält.
Bestätigen Sie Ihren Fehler
Nachdem Sie die Eröffnung abgeschlossen haben, ist es Zeit für den ersten wichtigen Teil der Entschuldigung. Hier müssen Sie das aufgetretene Problem klar identifizieren. Mach mit, was du getan hast; Versuchen Sie nicht, jemand anderem die Schuld zu geben oder sich für das zu entschuldigen, was passiert ist.
Hier ist ein Beispiel dafür, was Sie in Ihrer Entschuldigungs-E-Mail nicht tun sollten :
Obwohl ich weiß, dass ich eine wichtige Frist verpasst habe, ist es wirklich nicht meine Schuld. Ich habe mit Paul an diesem Projekt gearbeitet, und er hat zu viel Zeit verschwendet, indem er mir eine Reihe von Fragen gestellt hat, die nichts miteinander zu tun haben. Mein Computer fror die ganze Woche über ein und die IT konnte ihn noch nicht anzeigen. Das ist also nicht alles wegen mir.
Selbst wenn das oben Gesagte wahr ist, ist es keine gute Entschuldigung. Dieser Teil muss Ihre Verantwortung im Fehler anerkennen.
So etwas ist viel besser:
Mir ist klar, dass ich eine entscheidende Frist verpasst habe. Dieses Projekt war für unsere Abteilung sehr wichtig, und Sie haben mir vertraut, dass ich es rechtzeitig abschließen kann. Ich weiß, dass mein Versäumnis, diese Aufgabe rechtzeitig zu erledigen, den Abschluss des Projekts verzögert hat. Dies spiegelt unser Team schlecht wider, und das tut mir leid.
Hier haben Sie klar dargelegt, was Sie falsch gemacht haben, ohne zu versuchen, es herunterzuspielen oder abzulenken. Dies ist ein Teil der Entschuldigung, der heute oft übersehen wird.
Reue für das ausdrücken, was du getan hast
Nachdem Sie Ihren Fehler klar dargelegt haben, müssen Sie Reue für das zeigen, was passiert ist. Denken Sie daran, dass das, was Sie getan haben, der anderen Person zumindest Schmerzen, Frustration und andere negative Emotionen verursacht hat. In einem professionellen Umfeld könnte dies auch dazu geführt haben, dass sie Zeit und Geld verschwendet haben oder Probleme mit ihren Vorgesetzten haben.
Machen Sie deutlich, dass Sie Reue über die Situation empfinden. Versuchen Sie, sich in ihre Lage zu versetzen und zu verstehen, wie Ihre Handlungen sie dazu gebracht haben, sich zu fühlen. Bieten Sie hier keine Erklärung für Ihr Verhalten an und sagen Sie nicht, dass es Ihnen "leid tut, dass sie so denken", was Sie getan haben.
Der Sinn einer Entschuldigung besteht darin, eine zerbrochene Beziehung zu reparieren und nicht zu beweisen, dass Sie die ganze Zeit Recht hatten.
Hier ist ein Beispiel, wie dieser Teil der Entschuldigung gestaltet werden kann:
Ich möchte mich aufrichtig entschuldigen, dass ich meinen Verpflichtungen nicht nachgekommen bin, und die Aufgabe, die Sie mir anvertraut haben, pünktlich erledigen. Es gibt keine Entschuldigungen für diesen Fehler. Ich mag es nicht zu wissen, dass ich mein Team im Stich gelassen habe, und ich fühle mich schrecklich, dass dies Sie in Verlegenheit gebracht hat, als Sie sich mit dem Kunden getroffen haben.
Das Ausdrücken von Empathie verleiht Ihrer Entschuldigung Authentizität. Es hilft Ihnen, Ihre Perspektive für einen Moment zu vergessen und zu sehen, womit sich jemand anderes befasst.
Machen Sie Ihren Fehler richtig
Worte sind wichtig, aber Taten haben viel mehr Gewicht. Um zu zeigen, dass Sie meinen, was Sie gesagt haben, ist es wichtig, Wiedergutmachung zu leisten. Wenn Sie Maßnahmen ergreifen, wird die Situation entweder richtig (wenn möglich) oder Sie werden Ihr Bestes geben, um nicht denselben Fehler erneut zu machen.
Wenn wir mit unserem Beispiel fortfahren, dass eine Frist verpasst wurde, könnte so etwas als Rückerstattungsteil der Entschuldigungs-E-Mail dienen:
Um Terminüberschreitungen zu vermeiden, werde ich in Zukunft frühzeitig mit Ihnen sprechen, wenn ich befürchte, dass ich nicht rechtzeitig etwas erledigen kann. Ich werde mir mehr darüber im Klaren sein, wie viel Zeit kritische Projekte für mich benötigen, und bin bereit, zusätzliche Stunden außerhalb des Büros einzuplanen, um sicherzustellen, dass sie erledigt werden. Dies wird nicht wieder vorkommen.
In einigen Situationen wissen Sie möglicherweise nicht, was Sie anbieten sollen, um Ihr Verhalten auszugleichen. Wenn dies der Fall ist, können Sie einfach fragen: "Was kann ich tun, um dies zu korrigieren?"
Am wichtigsten ist es, zu zeigen, wie Sie sich in Zukunft anders verhalten werden, um zu verhindern, dass dasselbe Problem erneut auftritt.
So schließen Sie Ihre Entschuldigungs-E-Mail
Jetzt müssen Sie nur noch die Nachricht einpacken. Dies ist ziemlich einfach, aber stellen Sie sicher, dass Sie den Ton angemessen halten. Sie sollten dem Empfänger für das Lesen Ihrer Entschuldigungsnachricht danken und ihm alles Gute wünschen.
Es kann auch eine gute Idee sein, sie einzuladen, um zu diskutieren, was Sie weiter gesagt haben. Dies zeigt, dass Sie aufrichtig und offen für zusätzliche Dialoge sind.
Hier ist eine Möglichkeit, Ihre professionelle Entschuldigungs-E-Mail zu schließen:
Vielen Dank für das Lesen. Wenn Sie etwas weiter besprechen möchten, kontaktieren Sie mich bitte, damit wir es durcharbeiten können.
Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]
Wenn Sie "Mit freundlichen Grüßen" nicht verwenden möchten, funktionieren auch andere formelle Abschlüsse wie "Mit freundlichen Grüßen". Sie müssen nicht "Mit Entschuldigungen" oder Ähnlichem sagen, da Sie die gesamte E-Mail richtig entschuldigt haben.
Ist E-Mail das richtige Medium für eine Entschuldigung?
Wir haben in einer E-Mail erklärt, wie man sich professionell entschuldigt. Bevor Sie jedoch mit dem Schreiben Ihrer Nachricht beginnen, sollten Sie überlegen, ob eine E-Mail das richtige Medium für die Entschuldigung ist.
E-Mail hat sicherlich Vorteile, wenn es um Entschuldigungen geht. Da es keine zeitliche Beschränkung gibt, können Sie Ihre Gedanken klar und direkt zusammenstellen. Wenn eine schnelle Entschuldigung angebracht ist, können Sie sie per E-Mail in kurzer Zeit kontaktieren, wenn ein persönliches Treffen nicht möglich ist. Und im Gegensatz zu persönlichen Entschuldigungen müssen Sie nicht spontan sein und auf das reagieren, was die andere Person sagt.
Aber es ist nicht alles gut. E-Mail ist weniger persönlich als eine persönliche (oder telefonische) Entschuldigung. Abhängig von der Einrichtung Ihres Unternehmens kann das Senden einer E-Mail als feige empfunden werden, wenn ein persönliches Erscheinen möglich ist. Verstecke dich nicht hinter einem Bildschirm, wenn du dich für etwas entschuldigen musst.
E-Mail-Entschuldigung zur Behebung von Fehlern
Sich richtig zu entschuldigen ist eine wertvolle Lebenskompetenz. Nicht jeder weiß, wie es geht, und eine schlechte Entschuldigung kann dazu führen, dass sich die andere Person noch frustrierter fühlt als zuvor. Verwenden Sie diese grundlegende Anleitung, um sich in E-Mails zu entschuldigen, und Sie sind auf dem Weg zu einer reparierten Beziehung.
Denken Sie daran, dass das ultimative Ziel einer Entschuldigung darin besteht, das gebrochene Vertrauen wieder aufzubauen. Sie haben etwas falsch gemacht, und die drei oben genannten Hauptschritte sind, wie Sie es angehen und korrigieren. Entschuldigen Sie sich nicht bei Ihnen.
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