Arbeiten Sie immer noch aus der Ferne? So verwenden Sie Google Drive zum Verwalten Ihrer Dateien

Arbeiten Sie zwischen Ihrem Zuhause und dem Büro? Viele Mitarbeiter befinden sich in einer hybriden Arbeitsumgebung. Um sicherzustellen, dass Sie produktiv bleiben, ist es am besten, einen zentralen Ort für alle Ihre wichtigen Arbeitsdateien, Dokumente und Informationen zu haben. Mit Google Drive können Sie Ihre Dateien ganz einfach verwalten, egal ob Sie im Schlafanzug auf der Couch oder in Ihrem Büro arbeiten.

Der großzügige kostenlose Cloud-Speicher von Google Drive ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre Dateien von überall. Sie benötigen lediglich ein Google-Login und die Google Drive-App oder einen beliebigen Browser.

So aktivieren Sie den Zugriff auf Ihr Google Drive zu Hause und im Büro

Der Zugriff auf Ihre Dateien über Google Drive ist ganz einfach. Jede Datei, die Sie auf Ihr Google Drive hochladen, wird auf Ihren Geräten synchronisiert, unabhängig davon, ob Sie die Datei auf Ihrem Mobilgerät oder Ihrem Desktop anzeigen. Dann müssen Sie sich nur noch mit dem gemeinsamen Konto bei Google Drive anmelden, um Ihre Dateien anzuzeigen.

Um alle Vorteile von Google Drive zu nutzen, können Sie auch den Chrome-Browser verwenden.

Hochladen einer Datei auf Google Drive

Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um eine Datei, die Sie auf Ihren Geräten teilen möchten, auf Google Drive hochzuladen. Auf Ihrem Desktop:

1. Gehen Sie zu Google Drive.
2. Wählen Sie oben links auf Ihrem Bildschirm Neu und dann Datei-Upload aus .
3. Wählen Sie die Datei aus, die Sie hochladen möchten, und wählen Sie dann Öffnen .

In der mobilen Google Drive-App:

1. Suchen Sie die Datei, die Sie auf Google Drive hochladen möchten.
2. Tippen Sie auf Teilen und dann auf Google Drive .

Nachdem Sie Ihre Dateien hochgeladen haben, können Sie sie mit den Tools von Google Drive bearbeiten, verschieben, kommentieren und vieles mehr. Egal, ob Sie Ihren Desktop-Browser im Büro oder Ihre mobile App verwenden, während Sie in der Arztpraxis warten, Sie haben Zugriff auf jede Datei, die Sie hochladen.

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Freigabeeinstellungen für Google Drive

Wenn die Dateien, auf die Sie zugreifen müssen, einer anderen Person gehören, beispielsweise Ihrem Arbeitgeber, können Sie in Ihrem Google Drive darauf zugreifen, solange sie für Sie freigegeben sind. Um auf die Google Drive-Dateien zuzugreifen, sollte der Dateibesitzer jede Datei an die mit Ihrem Google Drive verknüpfte E-Mail freigeben. Dann sollten Sie Zugriff zum Anzeigen, Kommentieren und Bearbeiten erhalten, um die volle Funktionalität zu erhalten.

Wenn Sie an Dateien außerhalb Ihrer Organisation arbeiten, können Sie auch auf diese per Fernzugriff zugreifen. Der Dateieigentümer muss sicherstellen, dass die Datei auf Öffentlich eingestellt und für Sie freigegeben ist.

Tipps zur Organisation von Dateien und Ordnern in Google Drive

Nachdem Sie nun die Grundlagen der Dateifreigabe in Google Drive kennen, ist es an der Zeit, Ihr Laufwerk nach Ihren Bedürfnissen zu organisieren. Ein paar solide Tipps zur Organisation von Dateien und Ordnern in Google Drive können den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen reduzieren, damit Sie mehr Zeit für Ihre Arbeit haben.

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1. Verwenden von Sternen und Ordnerfarben

Wenn es Dateien gibt, die Sie häufig verwenden, z. B. Tabellenkalkulationen und Referenzdokumente, fügen Sie sie zu Ihren markierten Dateien hinzu, damit Sie leichter darauf zugreifen können. Öffnen Sie die Datei, die Sie markieren möchten, und wählen Sie den Stern in der oberen Menüleiste aus. Diese Datei ist nun in Ihrem markierten Abschnitt in der linken Seitenleiste von Google Drive verfügbar.

Sie können Ihre Google Drive-Ordner auch farblich kennzeichnen, um wichtige Dateien hervorzuheben. Sie können beispielsweise Ordner speziell für die Budgetberichte des nächsten Monats oder einen Ordner für Dateien erstellen, die diese Woche Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Dann kodieren Sie sie entsprechend.

Markieren Sie den Ordner, den Sie ändern möchten, und wählen Sie das Drei-Punkte-Menü in der oberen Menüleiste aus. Wählen Sie Farbe ändern , wählen Sie Ihre Farbe aus und schon haben Sie es. Das kleine Ordnersymbol ändert sofort die Farbe.

2. Offline-Zugriff auf Ihre Dateien

Um wirklich von überall aus arbeiten zu können, müssen Sie offline auf Ihre Google Drive-Dateien zugreifen können, wo keine Internetverbindung besteht. Sie können dies mit dem Chrome-Browser tun. So richten Sie den Offline-Zugriff für Google Drive ein:

1. Installieren Sie die Offline-Erweiterung von Google Docs .
2. Wählen Sie in Google Drive Einstellungen aus.
3. Wenn Sie den Abschnitt Offline finden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Offline- Dateien auf diesem Gerät erstellen, öffnen und bearbeiten .
4. Wählen Sie Fertig .

Jetzt können Sie unabhängig von der Verbindung in den Dateien arbeiten, die Sie als offline verfügbar festgelegt haben. Um Dateien auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste oder markieren Sie die Datei und aktivieren Sie dann Offline verfügbar . Sie müssen dies mit jeder Datei tun, die offline verfügbar sein soll.

Beachten Sie, dass Sie den Offlinezugriff nur für private Geräte aktivieren sollten, um Ihre Dateien bestmöglich zu schützen. Zum Beispiel Ihr Heim-Desktop-Computer oder ein Arbeitscomputer, der durch ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) geschützt ist.

3. Erstellen eines Master-Arbeitsordners

Eine weitere gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Arbeitsdateien schnell finden, besteht darin, einen Master-Arbeitsordner zu erstellen. Dies ist der Hauptordner, in dem Sie alle Ihre Unterordner und Dateien für den schnellen Zugriff speichern können. Außerdem hilft es Ihnen, Ihre Arbeits- und Privatdateien getrennt zu halten.

So erstellen Sie einen neuen Ordner in Google Drive:

1. Wählen Sie Neu aus .
2. Wählen Sie Ordner aus den Menüoptionen.
3. Benennen Sie den Ordner. Sie können beispielsweise den Ordner "Work" benennen oder kreativ werden. Achten Sie nur darauf, einen Namen zu wählen, der erklärt, was sich darin befindet.
4. Wählen Sie Anlegen .

Wiederholen Sie diesen Vorgang in Ihrem Hauptordner, indem Sie Unterordner für alle Ihre wichtigen Dateien erstellen. Um die Organisation noch weiter zu verbessern, versuchen Sie, Ihr Google Drive auf die Listenansicht einzustellen, indem Sie das Raster in der oberen Menüleiste auswählen. So wird das Durchblättern Ihrer Ordner zum Kinderspiel.

Google Drive ist das ultimative Produktivitätstool für die Dateifreigabe

Mit Google Drive können Sie ganz einfach auf alle Dateien zugreifen, die Sie zum Arbeiten benötigen, egal ob zu Hause oder im Büro. Dazu gehören alle Ihre Google-Dokumente, Google-Tabellen, Google-Zeichnungen und Google-Präsentationen sowie zusätzliche Dateitypen wie die von Microsoft Word. Bringen Sie Ihre hybride Arbeitsproduktivität mit Google Drive auf die nächste Stufe.