Die 10 besten Tools und Tipps zum effizienten Delegieren von Aufgaben
Die Aufgabendelegation ist ein wesentlicher Prozess im modernen Workflow, der den Einsatz aller Teammitglieder sicherstellt. Als Teamleiter oder Manager ist es unmöglich, alle Verantwortungen auf Ihre Schultern zu nehmen.
Indem Sie die Aufgaben an die Teammitglieder delegieren, können Sie Ihre Arbeitsbelastung reduzieren und Ihr Team für die berufliche Entwicklung befähigen. Probieren Sie die folgenden Tipps zur Aufgabendelegierung aus, um eine gesunde Beziehung zwischen Ihren Teamkollegen aufrechtzuerhalten.
1. Finden Sie eine geeignete Ressource
Wenn Sie sich entscheiden, eine Aufgabe zu delegieren, müssen Sie zunächst die am besten geeignete Person für die Stelle auswählen. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass jemand eine Aufgabe erledigen kann. Verwenden Sie stattdessen empirische Beweise, um die richtige auszuwählen. Finden Sie heraus, wer über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt, um die Aufgaben zu erledigen, die Sie delegieren möchten.
Vor der Delegierung können Sie die Aufgabenverwaltungs-App Teamwork verwenden , um die Bandbreite der beabsichtigten Ressource zu überprüfen. So werden Sie die Aufgabe nicht dem Teamkollegen zuweisen, der bereits zu viel auf dem Teller hat.
2. Besprechen Sie das Delegieren von Bedürfnissen mit dem Team
Vor der Aufgabendelegierung müssen Sie die Gründe dafür mit der ausgewählten Person besprechen. Sagen Sie auch klar, was Sie von ihnen erwarten. Manchmal ist sich der Bevollmächtigte seiner Verantwortung nicht bewusst.
Wenn sie nicht wissen, wie sie einen positiven Beitrag zum Projekt leisten können, werden sie möglicherweise desinteressiert und desinteressiert. Wenn Sie die Aufgabe an einen Remote-Mitarbeiter übergeben, können Sie Google Jamboard für ein Live-Meeting verwenden. Es wird ihnen helfen, Dinge visuell zu verstehen.
3. Verringern Sie die Wahrscheinlichkeit einer umgekehrten Delegation
Einige Teammitglieder versuchen möglicherweise, Ihnen eine delegierte Aufgabe zurückzugeben. Versuchen Sie herauszufinden, warum. Solange sie über die erforderlichen Fähigkeiten und ausreichend Zeit verfügen, lernen Sie, in solchen Fällen Nein zu sagen. Ermutigen Sie sie außerdem, sich ihrer Fähigkeiten sicher zu sein.
Sie können jedoch die Wahrscheinlichkeit einer umgekehrten Delegation minimieren, indem Sie eine SWOT-Analyse der beabsichtigten Personen durchführen. Dazu können Sie die Creately- App nutzen und herausfinden, wer die geringste Chance hat, Ihnen die Aufgabe wieder zuzuweisen .
4. Teilen Sie eine umfassende Gliederung
Der Beauftragte sollte sich nicht überfordert fühlen, wenn Sie ihm ein Projekt oder eine Aufgabe delegieren. Erstellen Sie eine Gliederung der Aufgabe, damit sie wissen, wie sie sie ohne viel Stress lösen können. Fügen Sie beim Skizzieren hinzu, was Sie erreichen möchten und bis zu welchem Zeitpunkt. Denken Sie daran, eine realistische Überschrift festzulegen, um unnötigen Druck zu vermeiden.
Sie können jede Aufgabenverwaltungs-App wie Asana verwenden, um eine Gliederung des Projekts zu erstellen und sie mit Aufgabenabhängigkeiten und Fälligkeitsdaten einzubeziehen.
5. Gewähren Sie Zugang zu den erforderlichen Schulungen und Ressourcen
Als Teamleiter oder Manager sind Sie dafür verantwortlich, dass die Person, an die Sie Aufgaben delegieren, über alle erforderlichen Schulungen und Ressourcen verfügt. Wenn beispielsweise für die delegierte Aufgabe ein bestimmtes Tool verwendet werden muss, der Beauftragte es jedoch noch nie verwendet hat, müssen Sie eine praktische Schulungssitzung für ihn organisieren.
Stellen Sie ihnen alle erforderlichen Ressourcen zur Verfügung, indem Sie Zugriff auf eine Wissensdatenbank gewähren. Wenn Sie keine Wissensdatenbank haben, können Sie alle Ressourcen in einem Google Drive- Ordner ablegen und mit dem Beauftragten teilen.
6. Bieten Sie die Befugnis über die delegierte Aufgabe an
Wenn Sie jemanden ohne Autorität mit einer Aufgabe beauftragen, ist dies keine ideale Situation für den Beauftragten. Geben Sie ihnen Autorität, Entscheidungen zu treffen und Fragen zu stellen. Nur dann können Sie erwarten, dass die Aufgabe fristgerecht und ohne Mängel erledigt wird.
Wenn sie an einem Word-Dokument oder einer Word-Tabelle arbeiten, können Sie sie zum Eigentümer dieser Dateien machen. Im Falle von Projekten können Sie sie in einem Projektmanagement-Tool wie Wrike zu Beauftragten für diese Aufgabe machen. Dadurch haben sie ein Gefühl von Autorität, und das wissen auch andere Teammitglieder.
7. Verwenden Sie einen dedizierten Kommunikationskanal
Eine Aufgabe zu delegieren bedeutet nicht, zu feuern und zu vergessen. Sie sollten der Person, an die Sie die Aufgabe delegiert haben, für alle Fragen und Rückfragen zur Verfügung stehen. Sie benötigen möglicherweise auch Ihren Rat, wenn sie zum ersten Mal ein größeres oder komplexes Projekt verwalten.
Sie können Slack verwenden, um einen dedizierten Echtzeitkanal für die Kommunikation einzurichten. Erstellen Sie in dieser App einen separaten Kanal, damit der Beauftragte sich nahtlos mit Ihnen in Verbindung setzen und bei Bedarf Dateien für sofortiges Feedback freigeben kann.
8. Seien Sie bereit, mit unvorhergesehenen Problemen umzugehen
Sie müssen bereit sein, jedes unerwartete Problem während eines Projekts zu lösen, selbst wenn Sie die Aufgabe an eine andere Person delegiert haben. Wenn die Verantwortlichen nicht über ausreichendes Fachwissen und Erfahrungsniveau verfügen, müssen Sie eingreifen, um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen.
Sie können sie bitten, das Problem mit einer beliebigen Bildschirmaufnahme-App wie Ezvid aufzuzeichnen und an Sie zu senden. So können Sie das Problem besser verstehen und eine passende Lösung anbieten. Andernfalls können sie die Probleme mit einer beliebigen Notiz-App detailliert aufschreiben.
9. Überprüfen Sie den Fortschritt und tauschen Sie Feedback aus
Vergessen Sie nach der Delegierung nicht, den Aufgabenfortschritt zu überprüfen, um zu wissen, ob er im optimalen Tempo abläuft. Vermeiden Sie jedoch Mikromanagement, da dies den Beauftragten demotiviert. Schaffen Sie eine Kultur der Nachverfolgung und des gegenseitigen Feedbacks für eine effektive Delegation.
Jedes Aufgabenverwaltungstool wie nTask ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt jeder Aufgabe und Unteraufgabe zu verfolgen, die Sie an eine andere Person delegiert haben. Sie können auch über die Kommentarfunktion zeitnah Feedback geben. Somit erhält der Bevollmächtigte alle Rückmeldungen an einem Ort.
10. Erfolg belohnen und anerkennen
Wenn Sie eine Aufgabe an einen Kollegen delegieren, seien Sie bereit, ihn zu belohnen und seine Bemühungen zu schätzen. Nehmen Sie gut erledigte Aufgaben nicht als selbstverständlich hin. Loben und anerkennen Sie sie in Teambesprechungen offen.
Die Anerkennung harter Arbeit durch Komplimente und Vergünstigungen steigert die Arbeitsmoral. Außerdem wirkt es sich positiv auf ihre Produktivität aus.
Nach Abschluss der delegierten Aufgaben und Projekte können Sie auf Zoom eine Feierstunde vereinbaren. Dort können Sie die Teamkollegen erwähnen, die die zugewiesenen Arbeiten erfolgreich ausgeführt und Ihrem Unternehmen geholfen haben, Meilensteine zu erreichen.
Delegieren Sie Aufgaben für ein besseres Aufgabenmanagement
Zu einem erfolgreichen Projekt gehört der Beitrag aller Mitglieder. Da Sie nun die besten Methoden zum Delegieren von Aufgaben kennen, können Sie Ihren Teammitgliedern helfen, neue Kenntnisse und Fähigkeiten zu erwerben.
Es wird auch verhindern, dass sich eine Person überfordert fühlt, und das Projekt innerhalb der Frist abschließen. Die oben genannten Strategien zur Aufgabendelegierung können zusammen mit Produktivitätstools Ihrem Team helfen, seine Produktivitätsziele zu erreichen.