Die 14 wichtigsten Tipps zur E-Mail-Etikette, die Sie kennen müssen
Egal, ob Sie Content-Autor, Vermarkter, Entwickler oder freiberuflicher Mitarbeiter sind, E-Mail ist ein wesentlicher Bestandteil unserer modernen Welt.
Tatsächlich ist es die gängigste Form der Kommunikation unter Freiberuflern. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Best Practices und Etikette für das Versenden von E-Mails zu lernen, wenn Sie Kunden gewinnen und binden möchten.
1. Üben Sie die schnelle Antwort
Da das freiberufliche Geschäft stark von der E-Mail-Kommunikation abhängt, ist eine schnelle Reaktion zu einem erwarteten Standard geworden.
Wenn Sie keine Zeit mit Familie und Freunden verbringen, sollten Sie immer versuchen, alle Ihre E-Mails innerhalb einer Stunde zu beantworten. Wenn dies nicht möglich ist, antworten Sie am selben Tag während der Geschäftszeiten des Kunden.
2. Klären Sie den Punkt am Anfang
Ihre Kunden müssen Ihre E-Mail nicht bis zum Ende oder, schlimmer noch, mehrmals lesen, um zu verstehen, worauf Sie hinauswollen. Wenn Sie eine E-Mail schreiben, sollten Sie Ihre Nachricht gleich zu Beginn klar formulieren – entweder im Betreff oder im Text.
Das Thema sollte kurz und spezifisch sein. Heben Sie im Text der E-Mail Ihre wichtigsten Details hervor, indem Sie Aufzählungszeichen verwenden.
3. Überprüfen Sie Grammatik und Rechtschreibung erneut
Ihre E-Mail spiegelt wider, wer Sie sind. Es zeigt, was die Kunden von Ihnen in Bezug auf die Arbeitsqualität erwarten. Selbst die erfahrensten Profis machen Tippfehler, insbesondere beim Tippen von Smartphones. Allerdings bekommen Kunden durch solche Fehler keinen guten ersten Eindruck.
Nachdem Sie mit dem Verfassen fertig sind, lesen Sie die E-Mail laut vor, um grammatikalische Fehler herauszufinden. Sie können auch Online-Tools für zusätzliche Unterstützung verwenden.
4. Halten Sie es kurz
Wenn Sie ein Schriftsteller sind, der einen literarischen Hintergrund hat, kann es schwierig sein, sich selbst zu widerstehen, in blumiger Sprache zu schreiben. Für eine normale Person wird es jedoch nur ein Code, den sie nicht entziffern können!
Halten Sie Ihre E-Mails immer kurz und einfach. Schreiben Sie in kleinen Sätzen und verwenden Sie Wörter, die jeder kennt. Wenn Sie Informationen übermitteln müssen, die nicht in ein paar Absätze passen, ist es besser, ein virtuelles Meeting oder Telefonat zu vereinbaren.
5. Beantworten Sie alle Fragen
Dieser Punkt scheint im Widerspruch zum vorherigen Hinweis zu stehen, bei dem wir Sie gebeten haben, die E-Mail kurz zu halten. Nun, aus Gründen der Prägnanz jede Frage Ihres Kunden zu überspringen, ist eine respektlose Handlung.
Behandeln Sie die in jedem Abschnitt der E-Mail gestellten Fragen in separaten Abschnitten. Der Kunde weiß also, dass Sie seine E-Mail aufmerksam lesen. Wenn Sie eine Frage nicht sofort beantworten können, erwähnen Sie sie nach Möglichkeit.
6. Folgen Sie dem Einzel- und Standardformat
Verwenden Sie beim Schreiben von E-Mails an Ihre Kunden ein einziges Format für alle E-Mails. Stellen Sie sicher, dass Sie in jeder E-Mail die gleiche Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe und Textstruktur verwenden. Wenn Sie kein Standardformat haben, sieht ein einzelner E-Mail-Thread seltsam aus.
Für die Geschäftskommunikation können Sie Schriftarten wie Arial, Calibri und Verdana verwenden. Für die Größe ist 12 sicher. Die Verwendung bunter Schriftarten ist für diese Art der professionellen Interaktion nicht ratsam – bleiben wir bei Schwarz.
7. Beenden Sie mit einer Unterschrift
Unabhängig von Ihrem beruflichen Status ist es immer eine gute Idee, eine E-Mail-Signatur mit Ihren Kontaktdaten am Ende Ihrer E-Mails zu haben. Dies hilft den Leuten, sich an Sie zu erinnern, damit sie Sie bei Bedarf sofort kontaktieren können.
Das Hinzufügen einer personalisierten Signatur am Ende der E-Mail ist einfach und lässt Sie nur professionell aussehen. Fügen Sie Ihre Kontaktdaten in die Signatur ein.
8. Abwesenheits-E-Mail-Vorlage verwenden
Sie können in den Urlaub fahren, aber während Sie freiberuflich tätig sind, stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden dies wissen. Abgesehen von der persönlichen Benachrichtigung per E-Mail ist es großartig, einen Abwesenheits-Responder zu haben .
Wenn Sie mit mehreren Kunden arbeiten, müssen Sie die Fristen verwalten. Ebenso müssen Ihre Kunden wissen, wann sie mit Ihrer Antwort rechnen können.
9. Immer nachfassen
Nachfassen mit Ihren Kunden ist wichtig, wenn Sie eine Antwort erwartet haben, aber nicht erhalten haben. In einer Folge-E-Mail können Sie alle relevanten Informationen kopieren und alle wichtigen Dateien erneut anhängen, damit der Kunde die erforderlichen Informationen leicht finden kann.
10. Verwenden Sie die richtige Sprache
Verwenden Sie die Standard-Fachsprache bei der Kommunikation mit Ihren Kunden. Vermeiden Sie Emoticons in solchen formellen Gesprächen. Beginnen Sie die E-Mail mit einer höflichen Begrüßung und sprechen Sie die Kunden direkt mit ihren Namen an.
Verwenden Sie keine GROSSBUCHSTABEN oder Akronyme wie ASAP oder RSVP. Es ist auch besser, keine Kurzform des Namens Ihres Kunden zu verwenden.
11. Vermeiden Sie es, zu antworten, wenn Sie verärgert oder wütend sind
Egal wie lange Sie im freiberuflichen Geschäft tätig sind , Frustration und Wut über Ihre Arbeit werden vorprogrammiert. Wenn Sie einige E-Mails von den Kunden verärgern, ist es der natürliche Instinkt, sofort zu antworten.
Aber vermeiden Sie immer, zu antworten, während Sie von den Emotionen mitgerissen werden. Bleiben Sie professionell und schreiben Sie eine ausgefeilte Antwort, sobald Sie sich beruhigt haben.
12. Kommunizieren Sie mit anderen Methoden
Wenn Sie als Freiberufler wachsen, wissen Sie, wann Sie die Diskussion offline nehmen müssen. Verlassen Sie sich beim Teilen zeitkritischer Informationen nicht nur auf E-Mails. Koppeln Sie es immer mit einer Echtzeit-Kommunikationsform wie einem Telefonanruf oder einer Slack-Nachricht.
13. Versuchen Sie nicht, Freunde zu finden
Sie sind hier, um eine Geschäftsbeziehung mit Ihrem Kunden aufzubauen, nicht um sich mit ihm anzufreunden. Es ist immer sicher, mit Ihrem Kunden nicht lustig oder schlau zu sein. Halten Sie sich an die Informationen und die Absicht Ihrer Nachricht. Sie haben keine Eile, ihnen Ihre Persönlichkeit zu zeigen, während Sie eine professionelle Beziehung führen.
14. Überspringe nicht die Antwort
Wenn Sie zu spät auf eine E-Mail antworten oder sie ganz überspringen, können Sie ein Projekt kosten. Wenn Ihr Posteingang voller Verkaufs-E-Mails und unnötiger Newsletter ist, verpassen Sie möglicherweise wichtige E-Mails von Ihrem Kunden.
Markieren Sie E-Mails von bestehenden Kunden als Favoriten, damit Sie diese ganz oben in Ihrem Posteingang erhalten. Um schnell auf alle arbeitsbezogenen E-Mails zuzugreifen, halten Sie Ihre E-Mails aufgeräumt.
Intelligente E-Mail-Etiketten werden Ihre Kunden beeindrucken
Um ein Unternehmen effektiv zu führen, ist das Versenden von E-Mails ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses. Probieren Sie diese schnellen Hacks aus, um eine professionelle E-Mail zu erstellen und sich potenziellen und bestehenden Kunden intelligenter und besser zu präsentieren.