Die besten Automatisierungstools, mit denen Freiberufler ihre Zeit zurückgewinnen können

Als Freiberufler ist eine große Menge an Administratoren erforderlich, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten und profitabel zu sein. Um einen stetigen Kundenstrom zu gewährleisten, müssen Sie Ihre Dienste bewerben, Fragen beantworten und frühere Leads nachverfolgen. Sobald Sie eine Arbeit erledigt haben, müssen Sie mit Besprechungen und E-Mails Schritt halten, und am Ende geht es immer noch um die Rechnungsstellung.

All diese Administratoren können manchmal den Tag übernehmen und keine Zeit für Ihre tatsächlich bezahlte Arbeit lassen. Mit verschiedenen Automatisierungstools können Sie jedoch Zeit sparen, Fehler vermeiden und den Stress bei der Führung eines freiberuflichen Unternehmens verringern.

1. Erwähnen Sie : Hören Sie zu und studieren Sie Ihr Publikum

Social Media spielt eine große Rolle bei der Werbung für Ihre freiberuflichen Dienstleistungen und der Buchung neuer Kunden. Es gibt mehrere Tools, mit denen Sie Ihre Social-Media-Posts planen und sogar Posts aus anderen Quellen automatisch neu veröffentlichen oder kuratieren können.

Bevor Sie jedoch mit der Planung Ihrer sozialen Medien beginnen, müssen Sie wissen, was Sie veröffentlichen sollten, um neue Kunden zu gewinnen. Der beste Weg, dies zu tun, ist ein Social-Listening-Tool, mit dem Sie sowohl Ihr Fachgebiet als auch Ihre Konkurrenten untersuchen können.

Mit der kostenlosen Version von Mention können Sie eine Warnung einrichten, mit der Nachrichtenseiten, Blogs, Foren und soziale Medien erfasst werden. Diese Warnung kann die Erwähnungen für Ihre eigene Marke verfolgen, Ihre Konkurrenten anzeigen oder nach bestimmten Keywords suchen, die sich auf Ihr Fachgebiet beziehen.

Anstatt sich für verschiedene Newsletter zu registrieren und ständig im Internet zu suchen, können Sie an einem Ort erfahren, was in Ihrem Bereich angesagt ist. Mit dem kostenlosen Plan der Website können Sie auch Beiträge in drei sozialen Profilen planen, wodurch diese Aufgabe weiter automatisiert wird.

2. Kalender : Buchen Sie Meetings mit Leichtigkeit

Meetings sind ein wichtiger Bestandteil der Gewinnung neuer Kunden sowie der Verwaltung laufender Projekte. Am Anfang, wenn ein Kunde nicht sicher ist, ob Ihre Dienstleistungen genau das sind, was er benötigt, kann ein kurzes Einführungsgespräch helfen, das Geschäft abzuschließen. Später sind Besprechungen eine gute Möglichkeit, Missverständnisse auszuräumen und Erwartungen in Einklang zu bringen.

Das Planen von Besprechungen kann jedoch zu einer zeitaufwändigen Aufgabe werden. Wenn Sie sicherstellen, dass alle gleichzeitig verfügbar sind, insbesondere in verschiedenen Zeitzonen, können Sie ein endloses Hin und Her über E-Mails erstellen. Es gibt mehrere Apps, die sich mit der Planung von Besprechungen befassen, aber unser Favorit ist Calendly.

Die kostenlose Version bietet eine Integration in Ihren Google Kalender oder andere beliebte Kalender, mit der Sie Ihre Verfügbarkeit teilen können, ohne Ihren persönlichen Zeitplan zu veröffentlichen.

Sie können einfach Ihren Calendly-Link an jeden senden, den Sie treffen möchten, und dieser wählt aus den von Ihnen als verfügbar festgelegten Zeiten aus – angezeigt in seiner lokalen Zeitzone. Die Veranstaltung wird dann in jedem Kalender angezeigt.

Die Software lässt sich in Online-Konferenzen wie Zoom und Microsoft Teams integrieren und erspart Ihnen die Zeit, für jedes Meeting einen Link zu erstellen. Außerdem werden vor den Terminen Erinnerungs-E-Mails gesendet, um sicherzustellen, dass alle pünktlich ankommen. Wenn Sie eine persönliche Website haben, können Sie diese auch dort hinzufügen.

3. Google Mail-Vorlagen und -Filter : Erstellen Sie schnelle Antworten

E-Mails sind ein weiterer Zeitfresser – von potenziellen Kunden, die nach Ihrem Service fragen, bis zu bestehenden Kunden, die nach einem Statusbericht suchen. Viele dieser E-Mails wiederholen sich ziemlich oft. Glücklicherweise gibt es bei Verwendung von Google Mail nicht nur eine Möglichkeit, Vorlagen zu erstellen, sondern auch einige davon automatisch mithilfe von Filtern zu senden.

Zunächst müssen Sie Vorlagen in Ihren erweiterten Einstellungen aktivieren. Verfassen Sie anschließend eine neue E-Mail, um jede Ihrer häufig gestellten Fragen zu beantworten. Anstatt es als Entwurf zu speichern , wählen Sie stattdessen Entwurf als Vorlage speichern . Wenn Sie dies manuell senden möchten, können Sie Leerzeichen für Details wie Name, Preisschätzung usw. lassen.

Um automatisch eine Vorlagen-E-Mail zu senden, müssen Sie einen neuen Filter erstellen. Wählen Sie die Schlüsselwörter aus, die für diese Anfrage am relevantesten sind, und markieren Sie in den Filteraktionen die Option Vorlage senden .

Ein Schlüsselbegriff kann beispielsweise "Wie hoch ist Ihre Gebühr?" Sein, für den Sie eine vorab geschriebene E-Mail mit Ihren Paketen und Diensten erhalten.

4. Zoho-Rechnung : Verfolgen Sie niemals eine andere Rechnung

Während einige Freiberufler ihre Gebühren in einer Excel-Tabelle verwalten und eine Standard-Rechnungsvorlage verwenden, gibt es mit einer Vielzahl von Rechnungs-Apps eine viel einfachere und besser organisierte Möglichkeit, bezahlt zu werden . Unser Favorit ist Zoho Invoice, dessen kostenloser Plan so viele Funktionen enthält, dass Sie möglicherweise nie dafür bezahlen müssen.

Sie können eine Rechnungsvorlage mit all Ihren Bankdaten und AGB erstellen, die für jeden Kunden verwendet werden kann. Sie können auch regelmäßige Aufgaben mit einem festgelegten Preis erstellen, wodurch Sie bei jeder Erstellung einer neuen Rechnung Zeit für die Eingabe dieser Details sparen.

Sobald Sie bereit sind, die Rechnung zu senden, bietet die App auch eine Vorlagen-E-Mail, die Sie bei Bedarf ändern können. Wenn Sie Zoho mit einem Online-Zahlungssystem (z. B. PayPal) verbinden, wird der Rechnungsstatus aktualisiert und bei Zahlungseingang ein Dankeschön gesendet. Dadurch wird sichergestellt, dass die Konten nachverfolgt werden müssen.

Aber selbst das Nachverfolgen ist mit Zoho einfacher, da Sie eine Reihe von automatischen Erinnerungen für unbezahlte Rechnungen festlegen können, die Ihnen die Kopfschmerzen ersparen, diese zu verfolgen. Mit der Software können Sie auch die Zeit für Kunden verfolgen, für die Sie stundenweise Gebühren erheben, und daraus eine Rechnung erstellen. Sie können sogar wiederkehrende Rechnungen für Festpreisprojekte festlegen.

5. Zapier : Alles andere automatisieren

In allen oben genannten Apps haben wir Integrationen besprochen – wie eine Software mit einer anderen verbunden werden kann, um noch mehr Automatisierung zu erzielen. Aber was passiert, wenn Sie zwei Apps verbinden möchten, die keine integrierte Integration haben? Der magische Zapier kommt herein.

Es würde einen ganzen Artikel dauern, um über die verschiedenen Optionen in Zapier zu sprechen. Kurz gesagt, es hilft Ihnen dabei, Workflows zu erstellen, die fast alles online umfassen, wo Sie sie "festlegen und vergessen" können.

Sie können beispielsweise neue Twitter-Erwähnungen auf Slack teilen. Oder Sie können E-Mail-Follow-ups an neue Typeform-Responder senden. Sie können sogar neue Facebook-Nachrichten als SMS erhalten.

Die Möglichkeiten sind endlos und mit der kostenlosen Version von Zapier können Sie bis zu 100 Aufgaben pro Monat erstellen. Dies ist mehr als genug, um eine Reihe von Aktionen zu automatisieren, aber Sie werden möglicherweise süchtig danach, mit Ihrem freiberuflichen Administrator frei zu sein.

Was sollten Sie automatisieren?

Es gibt so viele Automatisierungstools, insbesondere wenn Sie bereit sind, eine monatliche Gebühr zu zahlen. Dies kann Ihr freiberufliches Leben viel einfacher machen, aber nur weil etwas automatisiert werden kann, heißt das nicht immer, dass es so sein sollte.

Insbesondere bei freiberuflichen Tätigkeiten kann die persönliche Note einen langen Weg gehen. Kunden, die sich an Freiberufler wenden, um Hilfe zu erhalten, suchen normalerweise nach einer Arbeitsbeziehung – dies ist einer der Gründe, warum sie sich nicht für eine Agentur oder ein großes Unternehmen entschieden haben.

Aufgaben wie E-Mails zum ersten Kontakt, Planen von Besprechungen und Aktualisieren von Arbeitsblättern können automatisiert werden. Es ist jedoch wichtig, etwas mehr Zeit zu investieren, um dem Kunden zu beweisen, dass Sie ihn kennenlernen möchten und dass Ihnen seine Arbeit am Herzen liegt. Diese zusätzliche Anstrengung wird sie dazu bringen, für mehr zurück zu kommen.