So steigern Sie die Zusammenarbeit und Produktivität Ihres Teams mit Silent Meetings
Eines der Hauptziele von Meetings ist es, den Ideenfluss zu fördern. Leider ertrinken diese Ideen oft in einem Pool aus Lärm, Unterbrechungen und zufälligem Geplapper, der Ihre Zeit frisst und die Produktivität verringert.
Aber Meetings haben immer noch ihren Platz in jeder Organisation. Die beste Alternative wäre also, einen produktiveren Weg zu finden, mit ihnen umzugehen. Aber zuerst müssen Sie wissen:
Das Problem mit konventionellen Meetings
Ein konventionelles, oder genauer gesagt, „vokales“ Meeting findet statt, wenn Menschen sich versammeln und ihre Ideen austauschen.
Wir waren alle schon viel zu oft und viel zu lange in diesem Konferenzraum. Die Mission war einfach – eine Gruppe kreativer Köpfe zusammenzubringen und eine Idee zu entwickeln. Doch bald wurde daraus ein Wettlauf um die lautesten Stimmen.
Obwohl weithin bekannte Bedenken und Forschungen die Vorstellung stützen, dass mündliche Brainstorming-Sitzungen oft ineffizient sind, haben die meisten Unternehmen sie immer noch als Standardoption, da sie keine effektiveren Techniken zur Erforschung produktiver Ideen in Betracht ziehen .
Hier sind einige Gründe, warum Vocal-Meetings oft unproduktiv sind:
- Die Leute beeilen sich, Ideen zu geben, ohne viel darüber nachzudenken.
- Offene Teammitglieder überschatten oft ihre introvertierteren Kollegen.
- Mündliche Besprechungen werden in der Regel hastig organisiert, ohne ausreichende Vorbereitung oder klare Ziele.
- Die Leute machen sich Sorgen, beurteilt oder kritisiert zu werden.
- Laute Sitzungen sind für Remote-Teams eine ziemliche Herausforderung.
- Viele Ideen und Beiträge werden nicht dokumentiert, und diejenigen, die aufgeschrieben werden, laufen Gefahr, vom Notar falsch interpretiert zu werden.
- Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass unnötige Gespräche auftauchen.
- Es gibt kein gemeinsames Lesematerial für alle Besprechungsteilnehmer.
Aber gibt es eine Alternative, stundenlang in einem Konferenzraum zu verbringen, ohne viel zu erreichen? Mehr Stille kann Ihre Lösung sein.
Was sind stille Meetings?
Stellen Sie sich vor, Sie betreten einen Konferenzraum für ein einstündiges Meeting über eine neue Produkteinführung. Jeder konzentriert sich auf seine Computerbildschirme, und alles, was Sie hören können, ist das Klacken der Tastaturen für die nächsten 45 Minuten. Sie sprechen nur die verbleibenden 15 Minuten, um einige kritische Dinge zu besprechen und um abschließende Bemerkungen zu machen.
Ein stilles Meeting ist ein innovatives Meeting-Format, das den größten Teil der zugewiesenen Meeting-Zeit nutzt, um Informationen zu verbreiten und tiefes Nachdenken und Reflektieren anzuregen, um kreative Ideen zu fördern.
Stille Meetings sind je nach besonderen Umständen oder individuellen Bedürfnissen ziemlich formbar. Einige bevorzugen es, die ganze Zeit in völliger Stille zu verbringen und digitale Tools wie Slack oder Google Workspace zum Kommentieren zu verwenden.
Top-Technologieunternehmen wie Amazon und Twitter nutzen die Kraft der Stille in ihren Meetings, um die Produktivität zu steigern. Jeff Bezos geht sogar so weit zu sagen, dass " es wahrscheinlich das Klügste ist, was wir je gemacht haben ". Und es gibt Forschungen , die die Idee untermauern, dass stille Brainstorming-Sitzungen produktiver sind als ihre Gegenstücke.
Wie können Sie also stille Besprechungen in Ihre Organisation integrieren?
Best Practices für stille Meetings in Ihrem Unternehmen
Wie bereits erwähnt, können stille Meetings je nach Ihren Zielen verschiedene Formen annehmen. Unser Ziel ist es jedoch, Ihnen eine solide Grundlage zu bieten, die es Ihnen zumindest ermöglicht, Ihre zu montieren oder bestenfalls die meisten Ihrer Bedürfnisse zu erfüllen.
Hier sind jedoch einige Tipps mit einigen digitalen Tools, um Ihre Meetings zu stärken:
1. Bereiten Sie die Tagesordnung vor und teilen Sie sie mit
Es ist wichtig, sich Zeit zu nehmen, um die Ziele eines Meetings zu bewerten, da Sie so feststellen können, ob es sich überhaupt lohnt. Wenn dies der Fall ist, können Sie fortfahren und die Themen skizzieren, die Sie diskutieren möchten. Die Vorbereitung der Meeting-Agenda und das Teilen mit Ihrem Team im Voraus gibt ihnen Zeit, sich besser vorzubereiten.
Sie können Ihre Agenda per E-Mail teilen oder ein Notiz-Tool wie Evernote für eine bessere Zugänglichkeit verwenden. Sobald Sie sich bei Ihrem Konto angemeldet haben, können Sie die Besprechungsvorlage auswählen und einfach die Felder mit Informationen wie Besprechungszielen, zugewiesener Zeit, Datum, zugewiesenem Moderator und Notizenschreiber usw. ausfüllen und auf "Teilen" klicken. Sie können Ihre Notizen in Evernote auch verbessern, indem Sie das neue Home-Dashboard nutzen .
Download: Evernote für Android | iOS (Kostenlos, Premium-Version verfügbar)
2. Erstellen Sie die „Tabelle lesen“
Stille Meetings sind einzigartig und produktiv, da sie das Erstellen und Verwenden von „Table Reads“ erfordern, die alle Dokumente und Informationen enthalten, die die Teilnehmer benötigen.
Anstatt sich auf das Vorlesen zu verlassen, können die Teilnehmer den ersten Teil des Meetings nutzen, um das umfassende Dokument gründlich zu studieren. Nach einem definierten Zeitraum kann das Team nun das Gespräch durch Kommentare zum Table Read beginnen.
Sie können ONLYOFFICE verwenden , um Ihre Tabellen- Reads zu erstellen und Ihren Teams zu ermöglichen, Fragen zu stellen oder durch Kommentare beizutragen. Mit diesem Tool können Sie Dokumente im selben Arbeitsbereich auf verschiedenen Plattformen effektiv erstellen, bearbeiten oder zusammenarbeiten.
Diese Methode gewährt allen Ihren Teammitgliedern (einschließlich Introvertierten) die gleichen Möglichkeiten, sich einzubringen. Die Software speichert alle Informationen, einschließlich Kommentare und Ideen, automatisch in der Cloud und macht sie so leicht zugänglich. Es ist auch ideal für Remote-Teams.
Download: ONLYOFFICE für Android | iOS (Kostenlos, Premium-Version verfügbar)
3. Verwenden Sie FigJam zum Brainstorming
Viele Unternehmen wissen, dass einige ihrer innovativen Ideen bei Brainstorming-Übungen entstehen, und deshalb sind sie so wichtig. Es gibt jedoch immer Raum für Verbesserungen, und Sie können dies mit etwas Stille tun.
Einer der Hauptvorteile des stillen Brainstormings besteht darin, dass es Teams in die Lage versetzt, viele Ideen zu entwickeln. Die Teilnehmer verbringen eine festgelegte Zeit damit, in Ruhe über das Thema nachzudenken und ihre Ideen auf Haftnotizen zu schreiben. Stilles Brainstorming hilft auch, Verankerungsvorurteile zu vermeiden, da alle Ideen gleichberechtigt auf der Tafel stehen.
Alternativ können Teams ein Online-Whiteboard wie FigJam verwenden, um Ideen zu entwickeln, ein Brainstorming durchzuführen und gemeinsam zu kommunizieren. Dieses Tool ist benutzerfreundlich und vollgepackt mit Funktionen, die das Engagement, die Zusammenarbeit und die Produktivität während Ihrer Brainstorming-Sitzungen steigern können.
Probieren Sie Silent Meetings aus, um Ihre Meeting-Produktivität zu steigern
Wenn Sie sich Zeit nehmen, um die Ziele eines Meetings zu bewerten, können Sie entscheiden, ob es sich lohnt, es zu organisieren oder nicht. Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, eine Gruppe von Personen gleichzeitig zu versammeln, sollten Sie in Erwägung ziehen, stille Meetings und die oben genannten Tools für eine optimale Zusammenarbeit und Produktivität zu nutzen.