So bereiten Sie Aufgabenlisten mit der Eisenhower-Matrix vor
Sie können Ihre Produktivität steigern, indem Sie Aufgaben richtig planen und Ablenkungen minimieren. Aber wie priorisiert man Aufgaben? Wenn Sie alles auf Ihre To-Do-Liste setzen, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst die wichtigsten Aufgaben erledigen, gefolgt von den sekundären.
Wenn Sie eine Liste aller Ihrer Aufgaben haben, verbringen Sie einige Zeit damit, sie zu organisieren und zu priorisieren, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Dinge zur richtigen Zeit tun. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgaben in Abhängigkeit von der erforderlichen Aufmerksamkeit priorisieren und wie Sie das Eisenhower-Prinzip verwenden können, um sie korrekt auszuführen.
Verschiedene Arten von Aufmerksamkeit
Bevor Sie Ihre Aufgaben priorisieren, sollten Sie die verschiedenen Arten von Aufmerksamkeit verstehen, die jede Aufgabe benötigt.
1. Proaktive Aufmerksamkeit: Diese Art von Aufmerksamkeit muss konzentriert und aufrechterhalten werden, um die schwierigsten oder komplexesten Aufgaben zu erledigen. Das Schreiben Ihrer Abschlussarbeit, das Versenden von E-Mails mit Projektvorschlägen, das Lösen eines akademischen Problems und das Erstellen eines Youtube-Videos sind die Aufgaben, die den größten Fokus erfordern. Um diese Aufgaben zu erledigen, müssen Sie proaktiv aufpassen.
2. Aktive Aufmerksamkeit: Aktive Aufmerksamkeit bezieht sich auf die sorgfältige Aufmerksamkeit, die erforderlich ist, um täglich wiederholte Aufgaben auf mittlerer Ebene zu erledigen. Die meisten kleineren alltäglichen Aktivitäten, wie das Planen Ihrer Besprechungen im Google Kalender, das Senden ausstehender E-Mails und das Senden wichtiger Dokumente an Kollegen, erfordern aktive Aufmerksamkeit. Obwohl Sie nicht proaktiv etwas herstellen, brauchen Sie dennoch etwas Aufmerksamkeit, um die Dinge zu erledigen.
3. Inaktive Aufmerksamkeit: Für relativ einfache Aufgaben, die Sie automatisieren können, ist nur minimale Aufmerksamkeit erforderlich. Das Entfernen von Spam aus Ihrer E-Mail, das Abbrechen von E-Mail-Entwürfen und das Senden von Ereigniseinladungen an eine Liste Ihrer Kollegen – all diese Aktivitäten erfordern einen Klick. Für eine solche Aufgabe benötigen Sie keine angemessene aktive Aufmerksamkeit.
Aufgaben nach Aufmerksamkeitsgrad priorisieren
Die Priorisierung Ihrer Aufgaben nach dem Grad der Aufmerksamkeit, den sie benötigen, ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre täglichen Aktivitäten aufzulisten.
Alle Aufgaben, die proaktive Aufmerksamkeit erfordern, sind für Sie von großer Bedeutung. Es lohnt sich, mehr Zeit mit diesen Aufgaben zu verbringen. Sie sollten also diejenigen sein, mit denen Sie Ihren Tag beginnen. Versuchen Sie auch, diesen Aktivitäten die konzentriertesten und frischesten Stunden Ihres Tages zuzuweisen. Wenn Sie sich eine Tasse Kaffee holen und Kopfhörer aufsetzen, bleiben Sie möglicherweise proaktiv.
Aufgaben, die inaktive Aufmerksamkeit erfordern, stehen zwischen proaktiven und inaktiven Aktivitäten. Sie können diese Stunden tagsüber zuweisen, wenn Sie weder proaktiv noch inaktiv sind. Wenn Sie Ihren Freund anrufen müssen, ist der Morgen möglicherweise nicht der richtige Zeitpunkt dafür. Verschwenden Sie also nicht Ihre aktiven Stunden mit solchen Aktivitäten.
Sie können die Aufgaben, die nur Ihre inaktive Aufmerksamkeit erfordern, auf die Stunden an einem Tag planen, an dem Sie in die Lazy Zone gelangen. Dies ist der perfekte Zeitpunkt, um sie schnell von Ihren To-Do-Listen zu streichen. Auf diese Weise nutzen Sie Ihre faulen Stunden, um im Laufe des Tages etwas Produktives zu tun.
Lassen Sie uns die oben genannten Konzepte implementieren, um Ihre Aufgabenlisten in todoist zu priorisieren . Schauen Sie sich dazu die Liste der 6 Aufgaben an, die Sie tagsüber erledigen müssen.
Die obige Liste der Aufgaben, das Schreiben des Skripts und das Filmen des YouTube-Videos erfordern die meiste Aufmerksamkeit. Klicken Sie also auf diese beiden Aufgaben und setzen Sie die Priorität auf eins.
1. Klicken Sie vor jeder Aufgabe auf drei Punkte .
2. Setzen Sie die Priorität auf die rote Flagge.
Sie werden sehen, dass alle Aufgaben mit Priorität 1 über alle anderen Aufgaben verschoben werden.
Während Sie Ihren Chef treffen und Ihren Freund anrufen, müssen Sie nicht proaktiv sein. Sie können jedoch nicht beides tun, wenn Sie faul und träge sind. Legen Sie diese Aufgaben als Ihre zweite Priorität fest, indem Sie das orangefarbene Flag in den Prioritätseinstellungen auswählen.
Das Senden von E-Mail-Einladungen an Kollegen und das Übertragen der Daten an MS-Excel sind zwei Aufgaben, die Ihre inaktive Aufmerksamkeit erfordern. Setzen Sie sie also auf Ihren Prioritätsbaum, indem Sie in den Prioritätseinstellungen die blaue Flagge auswählen.
Auf diese Weise können Sie die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste priorisieren, indem Sie entscheiden, was proaktiv, inaktiv und aktiv sein soll. Nur wenn Sie die richtige Aufmerksamkeit für jede Aufgabe geben, müssen Sie Ihre Effizienzziele erreichen.
Nachdem Sie Ihre täglichen Aufgaben priorisiert und die Aufmerksamkeit verstanden haben, die sie erfordern, ist es Zeit, sie in den tatsächlichen Arbeitstag zu integrieren. Die Eisenhower-Methode ist eine bekannte Methode, die den Umgang mit verschiedenen Arten von Routineaufgaben lehrt.
Aufgaben mit der Eisenhower-Matrix in Ihren Tagesplan aufnehmen
Laut Eisenhower können Sie alle Aufgaben in vier verschiedene Kategorien einteilen, je nachdem, wie wichtig und dringend sie sind. Dann tun Sie es entweder sofort, delegieren es, verschieben es oder werfen es insgesamt ab.
Lassen Sie uns jede dieser Kategorien kurz diskutieren:
- Tun Sie es: Es bezieht sich auf den Abschluss einer Aufgabe, die Sie nicht vermeiden können. Wenn Sie die Wichtigkeit und Zeitempfindlichkeit kennen, vervollständigen Sie sie sofort.
- Delegieren Sie es: Sie übergeben die Aufgabe an eine andere Person, die sich darum kümmert.
- Verschieben Sie es: Sie möchten es jedoch später am Tag selbst tun. Dies sind die Aufgaben, die Sie beiseite legen und entsprechend planen können.
- Dump It: Es bezieht sich auf das Dumping von Aufgaben, die Ihre Zeit nicht wert sind, und diese Aufgaben sind nichts weiter als eine Ablenkung.
So wird die Eisenhower-Methode auf Aufgaben im ToDoist angewendet.
Das Filmen des YouTube-Videos ist die erste Aufgabe, daher sollten Sie dies zuerst tun, da dies Ihre Priorität ist. Ihre nächste Priorität ist das Schreiben eines Skripts, das Sie an Ihren Autor delegieren können. Ebenso können Sie die Aufgabe der Datenübertragung nach Excel delegieren.
Das Treffen mit Ihrem Chef und das Anrufen Ihrer Freunde kann sich verzögern. Verschieben Sie diese beiden Aufgaben. Schließlich, wenn Sie wenig Zeit haben, können Sie Dump E – Mail lädt zu senden und zu einem späteren Zeitpunkt tun.
Dies ist der einfachste und effektivste Weg, um Ihre Arbeitsroutine richtig zu verwalten. Andernfalls sind Sie möglicherweise sehr damit beschäftigt, die Aufgaben zur falschen Zeit ineffizient zu erledigen, außer produktiv zu sein.
Holen Sie mehr aus Ihren To-Do-Listen heraus
Egal, ob Sie ein Morgenmensch oder eine Nachteule sind, filtern Sie Ihre effektivsten Stunden heraus und weisen Sie sie Aufgaben zu, die proaktive Aufmerksamkeit erfordern. Ihre Priorität sollte darin bestehen, sich nicht von inaktiven und aktiven Aufgaben von den proaktiven ablenken zu lassen.
Verwenden Sie Produktivitäts-Apps, mit denen Sie unter Druck bessere Leistungen erbringen und diszipliniert bleiben können.