So erstellen Sie eine elektronische Signatur mit einem Signaturgenerator

Eskere Guru

Da das Ausfüllen von Antragsformularen und Rechtsdokumenten in eine zunehmend digitale Umgebung übergeht, wird die Notwendigkeit, Papierkram mit einer Unterschrift zu authentifizieren und zu autorisieren, immer wichtiger.

Die langsame und entschieden "nicht grüne" Option besteht darin, Dokumente auszudrucken, zu signieren und dann die Originale zu scannen. Aber warum tun Sie dies, wenn Sie eine digitale Signatur für jedes geeignete Dokument erstellen können?

Warum Sie eine elektronische Signatur benötigen

Eine elektronische oder digitale Signatur ist eine Marke oder ein Symbol, mit dem ein Vertrag oder ein Dokument vereinbart oder aufgezeichnete Details bestätigt werden. Es dient demselben Zweck wie eine mit Tinte gekritzelte Signatur, bietet jedoch mehrere Vorteile.

Eine digitale Signatur ist:

  • Schnell: Sie müssen kein Dokument drucken, um es physisch zu signieren und die Ergebnisse zu scannen. Das Dokument kann elektronisch signiert und mühelos entweder per E-Mail, über eine gemeinsam genutzte Netzwerkressource oder über ein Cloud-Laufwerk freigegeben werden.
  • Kostengünstig: Trotz des Implementierungsaufwands sparen digitale Signaturen Porto- und Versandkosten für wichtige, zeitkritische Dokumente. Die Archivierungs- und Archivierungskosten werden ebenfalls reduziert.
  • Effizient: Abgesehen von der Geschwindigkeit kann eine digitale Signatur den Workflow optimieren und die Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten dank digitaler Indizierung und Suche nach Computerdateien vereinfachen.
  • Sicher: Die Verwendung einer elektronischen Signatur verringert das Risiko von Änderungen oder kriminell motivierten Dokumentenbehandlungen. Digital signierte elektronische Dokumente sind mit einem digitalen Siegel versehen, das alle vorgenommenen Änderungen hervorhebt.
  • Speicherfreundlich: Während die Archivierungskosten gesenkt werden, wird auch die zum Speichern von Dokumenten erforderliche Fläche reduziert. Dies kann zu Budgeteinsparungen und einer effektiveren Raumnutzung führen.
  • Schnell: Am wichtigsten ist, dass das Erstellen einer digitalen Signatur einfach ist.

Zum Erstellen einer digitalen Signatur stehen verschiedene Methoden zur Verfügung. Schauen wir uns an, wie Sie mit CocoSign eine erstellen .

Erstellen Sie eine elektronische Signatur mit CocoSign

CocoSign ist eine Plattform, die die Erstellung digitaler Signaturen ermöglicht und unterstützt und diese zu Dokumenten hinzufügt. Schauen wir uns das Signieren eines Dokuments in CocoSign genauer an.

Um Ihre eigene elektronische Signatur kostenlos zu erstellen , gehen Sie zu CocoSign und klicken Sie auf Kostenloses Konto erstellen .

Laden Sie ein zu signierendes Dokument hoch

Klicken Sie im Konto-Dashboard auf Erste Schritte oder Selbst signieren und ziehen Sie das zu signierende Dokument per Drag & Drop in das Fenster Dokumente hinzufügen. Sie können auch auf Dokument hochladen klicken, um den Dateibrowser Ihres Computers zu öffnen.

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CocoSign unterstützt PDF-, DOC-, XLS- und JPG-Dateien. Sie können auch Dateien von Google Drive, One Drive, Box oder Dropbox hochladen.

Fügen Sie Ihrem Dokument eine Signatur hinzu

Scrollen Sie mit dem hochgeladenen Dokument zu dem Punkt, an dem die Signatur erforderlich ist. Möglicherweise müssen Sie im linken Bereich die richtige Seite auswählen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das Feld Signatur und ziehen Sie es aus dem Abschnitt Extras an die gewünschte Position. Sie haben jetzt drei Möglichkeiten, um eine digitale Signatur zu erstellen :

  • Typ: Geben Sie einfach Ihre Initialen und Ihren Nachnamen ein und wählen Sie dann eine geeignete Schriftart aus.
  • Zeichnen: Verwenden Sie einen Stift, um Ihre Signatur zu zeichnen (dies ist nicht ideal für die meisten Laptop-Touchpads).
  • Hochladen: Mit dieser Option laden Sie einfach einen Scan, ein Foto oder ein anderes gespeichertes Bild Ihrer Signatur hoch.
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Fügen Sie bei Bedarf Initialen , Datum / Uhrzeit , nützlichen zusätzlichen Text (z. B. Signaturnotizen) und sogar E-Mail oder Anhänge zum Dokument hinzu. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Weiter , um das Dokument digital zu signieren.

Herzlichen Glückwunsch – Sie haben gerade Ihre eigene elektronische Signatur erstellt !

Wenn eine digitale Signatur gemäß den Spezifikationen des Uniform Electronic Transactions Act (UETA) und des Electronic Signature in Global and National Commerce Act von 2000 (ESign) erstellt wird, hat sie die gleiche Rechtmäßigkeit wie eine mit einem Stift erstellte Signatur .

Die Rechtmäßigkeit einer elektronischen Signatur hängt von Ihrer Region ab. Wenn Sie Bedenken haben, überprüfen Sie die lokale Gesetzgebung, um den Status digitaler Signaturen zu bestätigen.

Beachten Sie jedoch, dass einige Dokumenttypen nicht digital signiert werden können. Immobilienverträge, Adoptionspapiere, Gerichtsdokumente und Testamente müssen auf altmodische Weise unterschrieben werden – mit einem Stift. Vollmachtsdokumente erfordern auch eine physische Unterschrift.

Erstellen Sie eine digitale Signatur und verbessern Sie Ihren Workflow

Wenn Ihre digitale Signatur erstellt und auf Ihrem Computer gespeichert wird, wird das Signieren elektronischer Dokumente sofort schneller. Dies ist jedoch nicht der einzige Workflow-Vorteil.

Sie sparen Papier und Tinte, während Sie weniger signierte Unterlagen aufbewahren müssen, da Sie über eine digitale Kopie verfügen. Das Verfolgen von Dokumenten wird einfacher, da Sie sich auf Computersuchfunktionen anstatt auf Papierschachteln verlassen können.

Folglich werden die Kosten für die Lagerung von Papier und sogar für das Recycling von Papierabfällen gesenkt.

Elektronische Signaturen bedeuten eine schnellere Abwicklung. Der Empfänger liest, unterschreibt und kehrt einfach zurück – es gibt keine Druckstufe, um den Prozess zu verlangsamen. Und vielleicht am wichtigsten ist, dass die Sicherheit verbessert wird. Digitale Signaturen verringern das Risiko von Änderungen, da Dokumente vor Manipulationen geschützt sind.

Da digitale Signaturen so einfach zu erstellen sind, ist es sinnvoll, mit CocoSign eigene Signaturen zu erstellen.