So erstellen Sie Ihre erste Projektmanagement-Zeitleiste in 7 einfachen Schritten

Überlegen Sie, wie Sie Ihr Projekt umsetzen wollen? Wie fängt man an? Werden Sie die Fristen einhalten? Diese ängstlich-auslösenden Gedanken gehen Ihnen durch den Kopf. Trotz ihrer Gültigkeit sollten sie Sie nicht bremsen.

Mit den richtigen Werkzeugen können Sie Ihr Projekt abschließen. Die Verwendung einer Projektmanagement-Zeitleiste kann Ihnen helfen, Ihr Projekt zu gewinnen. Das Tool hilft Ihnen bei der Planung Ihres Projekts und stellt sicher, dass Sie eine klare Strategie haben, wie Sie es angehen werden. Sie können Ihre Projektmanagement-Zeitachse erstellen, indem Sie dieser Anleitung folgen.

1. Entwerfen Sie eine Projektbeschreibung

Um sicherzustellen, dass alle an Ihrem Projekt auf derselben Seite sind, erstellen Sie zunächst eine Projektbeschreibung. Ein Projektbrief ist eine kurze Zusammenfassung des Projekts. Betrachten Sie es als eine komprimierte Version Ihres Projektplans. Es sollte die Fragen beantworten:

• Was ist der Zweck des Projekts?
• Was sind die Ziele des Projekts?
• Was sind die wichtigsten Meilensteine?
• Wie lange wird es dauern, das Projekt abzuschließen?
• Wie hoch ist das Budget?

Halten Sie sich kurz, um Projektbeteiligte nicht mit unnötigen Details zu überfordern. Es wird das Dokument sein, auf das sich Ihre Projektbeteiligten und Projektmitglieder im Laufe des Projekts häufig beziehen.

2. Erstellen Sie einen Projektstrukturplan

Nachdem Sie Ihre Projektbeschreibung erstellt haben, müssen Sie einen Aktionsplan erstellen, um das Projekt in Gang zu bringen. Dieser Aktionsplan wird als Projektstrukturplan (PSP) bezeichnet. Anstatt jede Aktion zu schreiben, die zum Abschluss eines Projekts zu ergreifen ist, konzentriert sich der WBS auf Ergebnisse und Meilensteine. Die Regeln für die Erstellung eines WBS sind:

• 100 %-Regel: Alle Arbeiten, die sich im PSP befinden, müssen zu 100 % notwendig sein, um die Projektziele zu erreichen. Es sollte keine unzusammenhängende oder redundante Arbeit darin enthalten. Unteraufgaben müssen auch zu 100 % benötigt werden, um eine übergeordnete Aufgabe abzuschließen.
• Sich gegenseitig ausschließen: Keine Arbeit doppelt berücksichtigen. Sie verstoßen gegen die 100 %-Regel und haben Fehlkalkulationen bei der Berechnung der für den Abschluss des Projekts erforderlichen Ressourcen.
• Ergebnisse, nicht Maßnahmen: Ihr Hauptaugenmerk sollte auf Leistungen und nicht auf Maßnahmen liegen. Wenn Sie zum Beispiel ein Haus bauen, ist eine Leistung das Fundament. Die Schritte in dieser Leistung umfassen die Auswahl eines Standorts, das Graben, Installieren und Versiegeln des Fundaments. Verlieren Sie sich also nicht in diesen Aktionen, sondern konzentrieren Sie sich auf das Ergebnis, das eine Grundlage hat.
• Die 8/80-Regel: Diese Regel besagt, dass eine Aufgabe nicht weniger als 8 Stunden dauern sollte und auch nicht mehr als 80 Stunden. Wenn die Arbeit bei der Anwendung dieser Regel mehr als 80 Stunden in Anspruch nimmt, unterteilen Sie sie weiter in ein kleineres Arbeitspaket.
• Zuweisen: Sie sollten einer bestimmten Person oder einem Team eine Aufgabe zuweisen. Wenn Ihr WBS gründlich ist, sollte es keine Arbeitsüberschneidungen zwischen Einzelpersonen oder Teams geben.

3. Erstellen Sie einen Zeitrahmen

Nachdem Sie Ihren Projektstrukturplan erstellt haben, planen Sie Zeit für die Erledigung jeder Aufgabe ein. Bei Aufgaben, die Sie nicht selbst erledigen, wenden Sie sich direkt an die Person(en), die sie ausführen wird . Fragen Sie sie, was sie für die Arbeit benötigen und wie viel Zeit sie benötigen.

Seien Sie dabei nicht zu optimistisch. Schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen genügend Zeit für die Erledigung der Aufgaben und dem Einhalten des Gesamtzeitrahmens des Projekts. Lassen Sie auch für unerwartete Situationen etwas Spielraum.

4. Zeitplan in Abhängigkeiten

Sie wissen jetzt, wie lange es dauert, jede Aufgabe zu erledigen. Aber was ist mit Aufgaben, die voneinander abhängen? Oftmals gibt es mehrere Sequenzen zu einer Zuordnung, die voneinander abhängen.

Es gibt normalerweise vier Projektabhängigkeitstypen des Projektmanagements. Diese sind:

1. Finish-to-Start : Die erste Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die zweite Aufgabe beginnen kann.
2. Finish-to-Finish : Die zweite Aufgabe kann nicht abgeschlossen werden, bevor die erste Aufgabe abgeschlossen ist. Wenn Sie beispielsweise die elektrische Verkabelung eines Hauses vornehmen, können Sie die Kabel erst nach einer Inspektion verlegen.
3. Start-to-Start : Aufeinanderfolgende Aufgaben können nicht gestartet werden, bevor die erste Aufgabe beginnt. Sie können beispielsweise einen Betonboden erst nivellieren, wenn Sie den Beton gießen.
4. Start-to-Finish : Die erste Aufgabe muss beginnen, bevor die zweite abgeschlossen ist. Wenn Sie beispielsweise auf eine neue Software aktualisieren, beginnen Sie mit der Installation der neuen Software, bevor Sie die alte auslaufen lassen.

Stellen Sie also sicher, dass Sie die Art der Abhängigkeiten identifizieren, die Sie zur Hand haben, und arbeiten Sie dann daran. In einigen Situationen handelt es sich bei den Abhängigkeiten um komplexere Prozesse. Erstellen Sie daher ein Flussdiagramm , Schwimmbahnen oder eine Farbcodierung, um sie zu visualisieren und zu identifizieren.

5. Erstellen Sie eine Basiszeitleiste

Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Projektzeitleiste zu visualisieren. Es gibt mehrere Projektmanagement-Tools, mit denen Sie Ihren Projektzeitplan erstellen können. Die erste Anlaufstelle für die meisten Projekte ist das Gantt-Diagramm .

Das Gantt-Diagramm bietet Ihnen einen schnellen Überblick über Ihr Projekt, Start- und Enddaten von Aufgaben, wichtige Meilensteine, Abhängigkeiten und Beauftragte jeder Aufgabe. Die Diagramme von Gantt sind interaktiv und können in Echtzeit aktualisiert und bearbeitet werden. Andere Timeline-Tools, die Sie zum Erstellen und Verwalten Ihrer Timeline verwenden können, sind die historische Timeline und die vertikale Chart-Timeline.

6. Senden Sie es aus

Teilen Sie den Zeitplan mit allen Projektbeteiligten. Es wird sie begeistern, einen klaren Aktionsplan für das Projekt zu sehen. Sie werden auch abwägen wollen und Vorschläge machen, wie man einige Dinge im Projekt verbessern kann. Seien Sie offen für Feedback.

7. Nach Bedarf ändern

Ein Projekt ist etwas Lebendiges und wird sich ständig verändern und weiterentwickeln. Es ist nicht unbedingt eine schlechte Sache. Es bedeutet nur, dass Sie sich anpassen müssen, wenn sich die Dinge ständig ändern.

Das Gute daran ist, dass Sie, wenn Sie bereits einen Zeitplan haben, die Möglichkeit haben, die Änderung zu übernehmen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die Änderungen in Echtzeit mit allen Beteiligten des Projekts kommunizieren.

Erstellen Sie Ihre Projektmanagement-Zeitleiste

Die Erstellung Ihres ersten Projektmanagement-Zeitplans kann entmutigend sein. Mit den oben genannten Schritten können Sie jedoch einen akribischen Zeitplan erstellen und Ihr Projekt erfolgreich abliefern. Stellen Sie also sicher, dass Sie die obige Richtlinie umsetzen und eine hervorragende Zeitleiste haben.