So lernen Sie Microsoft Excel schnell: 8 Tipps
Microsoft Excel ist ein Programm, vor dem viele Leute misstrauisch sind – es ist eine komplexe Software mit vielen Funktionen, die sich unter der Oberfläche verstecken. Es ist leicht zu verstehen, warum Anfänger von etwas so Kompliziertem abgeschreckt werden, aber diese leistungsstarke Software ist die Mühe wert. So lernen Sie Excel schnell.
Ist Excel schwer zu erlernen?
Der Schlüssel zum schnellen Erlernen von Excel liegt darin, den Lernprozess in überschaubare Komponenten zu unterteilen. Es ist unmöglich, Excel an einem Tag oder einer Woche zu lernen, aber wenn Sie sich darauf konzentrieren, einzelne Prozesse einzeln zu verstehen, werden Sie schnell feststellen, dass Sie die Software beherrschen.
Machen Sie sich mit diesen Techniken durch und es wird nicht lange dauern, bis Sie mit den Grundlagen von Excel vertraut sind. Von dort aus sind Sie auf dem besten Weg, Ihre Microsoft Excel-Schulung zu absolvieren und ein echter Tabellenkalkulationsmeister zu werden.
Die Grundlagen
Hier sind einige der ersten Techniken, die Sie beherrschen müssen, wenn Sie Excel in den Griff bekommen möchten. Sie sind im Großen und Ganzen ziemlich einfach, aber es ist wichtig, dass Sie sich mit ihnen vertraut machen, bevor Sie mit komplexeren Aufgaben beginnen.
1. Einfache Mathematik machen
Beginnen Sie zunächst mit den grundlegendsten mathematischen Problemen, die Sie jemals in Excel eingeben müssen. Das erste, was Sie bei solchen Techniken beachten sollten, ist, dass Excel erwartet, dass zuerst ein Gleichheitszeichen angezeigt wird, wenn Sie ein Problem lösen.
Geben Sie =10+10 in eine Zelle in Ihrer Tabelle ein und drücken Sie die Eingabetaste ; die Zelle sollte die Zahl 20 anzeigen.
Addieren und Subtrahieren ist ziemlich selbsterklärend, aber Sie müssen ein Sternchen (*) anstelle eines Multiplikationszeichens und einen Schrägstrich (/) anstelle eines Divisionszeichens verwenden.
2. Verwenden von AutoSum
Wenn Sie gerade erst mit Excel beginnen , ist dies eine großartige Möglichkeit, sich mit der grundlegenden Verwendung von Funktionen vertraut zu machen. Geben Sie zuerst zwei beliebige Zahlen in Zellen ein, die nebeneinander liegen – entweder von Seite zu Seite oder von oben und unten funktioniert es. Wählen Sie als Nächstes die Zelle direkt rechts oder unterhalb dieser Zellen aus und navigieren Sie zu Home > AutoSum .
Dadurch wird die ausgewählte Zelle automatisch mit einer SUM-Formel gefüllt, also drücken Sie die Eingabetaste , um sie auszuführen. Excel addiert die beiden Zahlen zusammen und liefert das Ergebnis in der angegebenen Zelle – über das Dropdown-Menü AutoSum können Sie auch verschiedene mathematische Funktionen auswählen.
3. Anwenden von Zahlenformaten
Sobald Ihre Tabellen etwas komplexer werden, können sie verschiedene Arten von Zahlen enthalten. Währung, Daten, Prozentsätze und mehr. Um sicherzustellen, dass Sie mit diesen Daten arbeiten können, lohnt es sich, sie typgerecht zu formatieren.
Wählen Sie die Zahlen aus, die Sie formatieren möchten. Sie müssen jeden einzelnen Typ einzeln ausführen. Suchen Sie oben auf dem Bildschirm nach dem Abschnitt Nummer und suchen Sie das Dropdown-Menü, das standardmäßig auf Allgemein eingestellt ist .
Von dort aus können Sie aus einer gesunden Liste verschiedener Zahlenformate wählen. Wenn Sie mehr Kontrolle wünschen, wählen Sie unten in der Liste Weitere Zahlenformate aus, und Sie können Details wie die Anzahl der zu verwendenden Dezimalstellen oder Ihre bevorzugte Währung angeben.
4. Erstellen einer Tabelle
Wenn Sie Ihre Daten als Tabelle präsentieren, können Sie mit den verfügbaren Informationen viel mehr machen und die Einrichtung ist einfach. Um damit zu beginnen, wählen Sie die Gesamtheit der Datensatz Sie suchen in eine tabelle einschließlich konvertieren Schriften-und klicken Sie auf der Schnellanalyse Verknüpfung , die in der unteren linken Ecke der Auswahl angezeigt.
Navigieren Sie zur Registerkarte Tabellen und wählen Sie Tabelle . Sie werden sofort einige Unterschiede im Aussehen der Daten bemerken, und es gibt auch einige Änderungen in der Art und Weise, wie sie manipuliert werden können.
Wenn die Verknüpfung für die Schnellanalyse nicht angezeigt wird, markieren Sie einfach Ihre Daten und gehen Sie dann zu Einfügen und wählen Sie dann Tabelle.
Verwenden Sie die Pfeilschaltflächen in den Tabellenkopfzellen, um bestimmte Datenpunkte herauszufiltern oder sie auf die eine oder andere Weise zu sortieren.
5. Erstellen eines Diagramms
Sie können ein Diagramm oder eine Grafik auf die gleiche Weise erstellen, wie Sie eine Tabelle erstellen würden – aber Sie müssen sich im Voraus überlegen, wie Sie diese Daten präsentieren möchten.
Excel kann Ihnen einige Hinweise geben, aber es ist wichtig zu wissen, was das Diagramm erreichen soll. Layouten Sie in diesem Sinne Ihre Daten und wählen Sie das Ganze aus, so wie Sie es beim Erstellen einer Tabelle getan haben.
Bewegen Sie den Mauszeiger über eine der Optionen, um eine Vorschau des Aussehens zu erhalten, oder wählen Sie Mehr aus, um zusätzliche Kontrolle über das fertige Produkt zu erhalten.
Wenn das Feld Schnellanalyse für Sie nicht angezeigt wird, markieren Sie Ihre Daten und wählen Sie Einfügen . Navigieren Sie dann zum Abschnitt Diagramme und Grafiken. Hier können Sie empfohlene Diagramme auswählen oder Ihre eigenen auswählen.
Vielleicht möchten Sie auch lernen, wie Sie sich selbst aktualisierende Excel-Diagramme erstellen .
Fortgeschrittene Techniken
Früher oder später möchten Sie wahrscheinlich Ihre Excel-Nutzung auf die nächste Stufe heben. Die gute Nachricht ist, dass viele Aspekte der Funktionalität der Software irgendwie miteinander verbunden sind, was bedeutet, dass das Erlernen einer Technik später wahrscheinlich an anderer Stelle von Nutzen sein wird.
6. Funktionen manuell verwenden
Sobald Sie die grundlegende Arithmetik in Excel beherrschen, ist es ratsam, mit Funktionen zu experimentieren. Sie werden eine große Vielfalt an verschiedenen Funktionen entdecken, mit denen Sie unterschiedliche Verfahren ausführen können, und alle unterscheiden sich geringfügig. Die Arbeit mit einfacheren Beispielen wird Ihnen jedoch dabei helfen, sich mit grundlegenden Praktiken vertraut zu machen, die sich übertragen lassen.
Beginnen wir mit der Verwendung einer der grundlegendsten Funktionen von Excel, SUM. Wir können diese Funktionalität nutzen, um eine Reihe von Zahlen zu addieren, ohne die Beinarbeit selbst zu tun.
Wie Sie oben sehen können, habe ich fünf Zahlen, die ich addieren möchte. Daher habe ich meine Funktion in die Zelle direkt unter der Liste eingegeben. Beachten Sie, dass Sie diese Aufgabe an einer beliebigen Stelle in Ihrer Tabelle ausführen können Sagen Sie dem Programm genau, nach welchen Zellen es sucht.
Sie können ein funktionierendes Beispiel erstellen, indem Sie =SUM(E1:E5) eingeben, aber es gibt auch andere Möglichkeiten, diesen Befehl weiterzugeben.
Vielleicht möchten Sie das Wort SUMME eingeben und die Klammern öffnen und dann die Zellen manuell auswählen. Sie können dies tun, indem Sie die Strg- Taste gedrückt halten und auf einzelne Zellen klicken – das Ziehen über mehrere Zellen funktioniert auch. Alternativ können Sie einzelne Zellbezüge durch ein einzelnes Komma getrennt eingeben, wenn sie nicht sequenziell sind.
Der Vorteil der Verwendung von Zellbezügen in Funktionen anstelle von Ganzzahlen besteht darin, dass Ihre Ergebnisse basierend auf dem Inhalt dieser Zellen aktualisiert werden. Sobald Ihre Tabellenkalkulationsprojekte komplexer werden, wird dies sicherlich nützlich sein.
Funktionen bieten viele nützliche Fähigkeiten, wie zum Beispiel das Kombinieren von zwei Spalten in Excel .
7. Integrieren der bedingten Formatierung
Excel hat sich in den letzten Jahren zu einem mächtigen Werkzeug zur Erstellung von Dashboards sowie konventioneller Tabellenkalkulationen entwickelt. Das Erstellen eines Dashboards in Excel kann je nach Ihren Anforderungen große Vorteile bringen und viel Aufwand erfordern.
Die bedingte Formatierung kann jedoch einer Standardtabelle ein Element der Dashboard-Erfahrung hinzufügen und ist einfach zu implementieren.
Für diese Zwecke verwenden wir die bedingte Formatierung, um eine visuelle Abkürzung für einige Daten bereitzustellen. Wählen Sie also etwas aus, das es wert ist, auf einen Blick bewertet zu werden, wenn Sie dieses ausprobieren möchten. Wählen Sie diese Daten aus und navigieren Sie zu Start > Bedingte Formatierung .
Sie finden eine große Fülle an verschiedenen Formatierungsoptionen. Wir betrachten Prozentsätze, daher ist eine Datenleiste sinnvoll – aber auch Farbskalen und Symbolsätze können unter geeigneten Umständen effektiv verwendet werden.
Denken Sie daran, dass Sie Aspekte des Prozesses steuern können, indem Sie im Dropdown-Menü auf Weitere Regeln klicken. Wenn Ihre Formatierung nicht genügend Differenzierung bietet, um sofort klar zu sein, sollten Sie die Regeln ein wenig anpassen.
8. Hinzufügen einer Trendlinie zu einem Diagramm
Der Schlüssel zum Excel-Experten besteht darin, sich all der vielen Tools bewusst zu sein, die die Software bietet, um das perfekte Diagramm für Ihre Bedürfnisse zu erstellen. Eine Trendlinie ist eine der vielen Komponenten, die Sie möglicherweise zusammenbringen müssen, um diese Aufgabe zu erfüllen.
Es ist eine Ergänzung, die Sie einem Diagramm hinzufügen, sobald es erstellt wurde, sodass Sie ein Testdiagramm erstellen oder ein bereits erstelltes verwenden können. Sobald es an seinem Platz ist, müssen Sie auf dem Diagramm klicken und dann auf das Diagramm klicken Element durch ein Pluszeichen – Symbol dargestellt Verknüpfung.
Sie können eine Trendlinie schnell hinzufügen, indem Sie das Kontrollkästchen daneben aktivieren, oder Sie können auf den Pfeil rechts klicken, um auf detailliertere Optionen zuzugreifen.
Das entscheidende Element hier ist zu wissen, was Sie zu veranschaulichen versuchen. Eine Trendlinie bietet nicht immer einen Mehrwert. Denken Sie also sorgfältig über die Daten nach, die Sie präsentieren. Überlegen Sie auch, ob eine Trendlinie wesentlich zu Ihrem Diagramm beiträgt oder nur mehr Unordnung verursacht.
Bauen Sie Ihre Excel-Kenntnisse auf
Es gibt immer mehr über Excel zu erfahren, aber hier sind ein paar gute Ausgangspunkte. Die Office-Support-Site von Microsoft beherbergt eine Vielzahl von klar präsentierten Excel-Tutorials zu allem, von der allgemeinen Verwendung bis hin zu den einfachsten Aufgaben, die Sie möglicherweise ausführen möchten.
Alternativ bietet Excel Functions einen großartigen Bezugspunkt, egal ob Sie ein absoluter Anfänger oder ein erfahrener Veteran sind. Natürlich hilft Ihnen Excel mit Tooltips, wenn Sie versuchen, eine Funktion einzugeben, aber es ist gut, eine so umfassende Ressource zur Hand zu haben, wenn Sie in eine Klemme geraten.
Schließlich gibt es eine Vielzahl großartiger Microsoft Excel-Tutorials, die Sie mit MakeUseOf durcharbeiten können. Lernen Sie zunächst, wie die grundlegenden Excel-Formeln funktionieren, und werfen Sie dann einen Blick darauf, wie Sie Daten in Excel horizontal transponieren und wie Sie Ihre Excel-Dokumente am besten organisieren . Das Ansehen von Tutorials und das Lesen von Excel-bezogenem Material ist der einfachste Weg, Excel schnell zu lernen.