So organisieren Sie Ihre To-Do-Listen mit Aktionselementen
To-Do-Listen sind die entscheidenden Werkzeuge für ein effektives Aufgabenmanagement. Je mehr Aufgaben auf einer To-Do-Liste Sie bis zum Abgabetermin erledigen, desto produktiver sind Sie.
Projektmanager und ihre Teams haben oft Schwierigkeiten zu bestimmen, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und wann diese erledigt werden muss. Sie können Zeit sparen und die Produktivität steigern, indem Sie diesem Dilemma entkommen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie dies erreichen, indem Sie Aktionselemente in Ihren To-Do-Listen verwenden.
Was ist ein Aktionselement?
Das Aktionselement ist eine Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste. Ihre To-Do-Liste kann mehr als ein Aktionselement enthalten, wenn das Projekt komplex ist. Wenn Sie ein Aktionselement abschließen, nähern Sie sich dem Projektabschluss.
Aktionselemente sind beschreibender als eine typische Aufgabe auf Ihrer To-Do-Liste. Das Entwerfen eines Logos für einen E-Commerce-Kunden ist ein Beispiel für ein typisches Aufgabenlistenelement. Action-Items würden jedoch noch viel mehr erklären. Hier ist eine Liste von Aktionspunkten, die sich auf das Logo-Design-Projekt beziehen:
- Veranstalten Sie mit dem Kunden einen Anruf zur Markenerkennung.
- Brainstorming Logo-Ideen mit Designern.
- Bauen Sie einen Prototyp für Logokonzept eins.
Wenn Sie die Aktionselemente mit den Begriffen „Was“, „Wer“ und „Wann“ fragen, sollten Sie eindeutige Antworten erhalten. Der Begriff „Wer“ bezeichnet die Person, die für die Durchführung des Projekts verantwortlich ist. In ähnlicher Weise wird „Was“ die erforderlichen Ressourcen eindeutig identifizieren. „Wann“ nennt ausdrücklich eine Frist für die anstehende Aufgabe.
Für jedes große und komplexe Projekt müssen Sie möglicherweise einen Projektfortschrittsbericht an Ihren Kunden senden. Aktionselemente helfen Ihnen, solche Berichte mühelos zu erstellen, wenn Sie die folgenden Tracking-Daten pflegen:
- Titel der Aktionspunkte
- Tracking-Nummer oder IDs
- Erstelldatum
- Prioritätsstufe der Aufgabe
- Geschätztes Abschlussdatum
- Name des Beauftragten und des Erstellers der Aufgabe
- Kurze und lange Beschreibung
Alle Online-To-Do-Listen-Apps oder die in diesem Artikel erwähnten Tools helfen Ihnen beim Verfolgen von Aktionselementen. Befolgen Sie die unten aufgeführten Strategien, um eine bessere To-Do-Liste zu erstellen, die Aktionselemente enthält:
1. Beginne es mit einem Verb
In To-Do-Listen wird oft nur der Aufgabenname angezeigt, z. B. „Präsentation in einem E-Commerce-Blog“ oder „Infografiken für einen Tech-Blog“. Solche kurzen Beschreibungen verwirren nur die Ressourcen.
Verwenden Sie stattdessen Verbformen wie „Joe erstellt die Diashows und Kelly präsentiert sie dem Kunden“ oder „Sam gestaltet die Infografiken und Jessy lädt sie in den Blog hoch“.
Solche Punkte in einer To-Do-Liste machen die Aufgaben motivierender und umsetzbarer. Darüber hinaus finden Mitarbeiter Ihre Aufgabentafeln oder Berichte aussagekräftiger, wenn Sie Verben anstelle von zufälligen Substantiven verwenden, um die Aufgaben zu beschreiben.
2. Klären Sie, indem Sie Details erfassen
Capture und Clarify sind die beiden wichtigsten Begriffe des GTD-Systems, die die Produktivität steigern . Daher müssen Sie diese in Ihre Aktionselemente aufnehmen. Gleichzeitig sollten Ihre Aktionspunkte klar und prägnant sein.
Zum Beispiel bietet das Design von „Social Media Graphics“ keinen minimalen Einblick in die Aufgabe. Wenn Sie jedoch „Kundenwerbung durch Social-Media-Grafiken für Instagram“ erwähnen, enthält dies viele Details, die Ihr Grafikdesigner verwenden kann, um mit der Arbeit zu beginnen.
OneNote ist eine leistungsstarke Notiz-App, mit der Sie klare und kurze Aktionsnotizen aufschreiben können. Sie können außerdem eine Aufzählungsliste verwenden, um das Aktionselement in kleinere Aufgaben aufzuteilen. Sie können auch Elemente wie eine Tabelle, ein Bild, ein Audio, einen Website-Link usw. einfügen, um Vorschläge für Ihren Grafikdesigner zu hinterlassen.
3. Vereinfachen Sie eine große Aufgabe in Aktionselemente
Es ist besser, wenn Sie Aktionselemente schreiben, die sich nicht in kleinere Aufgaben unterteilen lassen. Wenn Sie eine große Aufgabe in kleine Aktionselemente aufteilen, machen Sie die Aufgabe flexibler. Mehrere Ressourcen Ihres Teams können eine kleine Aufgabe übernehmen und innerhalb kurzer Zeit erledigen.
Diese verteilte Aufgabenerledigung ermöglicht es Ihnen, eine große oder komplexe Aufgabe schnell abzuschließen, ohne ein Teammitglied zu belasten. Angenommen, Sie möchten Ihrem Kunden ein Blogging-Website-Projekt vorstellen. Ihre Aktionselemente könnten in etwa wie folgt aussehen:
- Joe bereitet eine Videopräsentation vor.
- Kelly erstellt eine Demo der Website.
- Sam vereinbart den Pitch mit dem Kunden.
- Jessy präsentiert dem Kunden den Pitch.
Notable ist eine Markdown-basierte Notizen-App, mit der Sie Aktionselementlisten erstellen und teilen können. Es bietet auch mühelose Notizen- und Kollaborationsfunktionen wie das Markieren von Teammitgliedern, das Verknüpfen mit anderen Notizen, das Importieren von Notizen aus anderen Apps usw.
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4. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest
Begriffe wie Fälligkeitstermine und Fristen sind die effektivste Kraft, die jeden zur Aufgabenerledigung antreibt. Wenn Sie der täglichen Aufgabenliste Ihres Teams ein Aktionselement hinzufügen, stellen Sie daher sicher, dass Sie dieser Aufgabe ein Fälligkeitsdatum zuweisen.
ClickUp ist ein umfassendes Aufgaben- und Projektmanagement-Tool , das das Action-Items-Konzept automatisch umsetzt. In dieser App finden Sie viele professionelle Projektmanagement-Vorlagen. Mit wenigen Klicks können Sie jede dieser Vorlagen an Ihr Projekt anpassen.
5. Behalten Sie Aktionselemente in mehreren Listen bei
Aktionselemente sind die granularste Form eines jeden Projekts. Unterteilen Sie die Aktionselemente in mehrere Listen unter einem Projekt.
Zum Beispiel erfordert ein Website-Entwicklungsprojekt verschiedene Fähigkeiten wie Webentwicklung, Grafikdesign, Animationen, kreatives Schreiben und Serverhosting. So können Sie je nach den erforderlichen Fähigkeiten fünf verschiedene Listen mit Aktionselementen erstellen.
TickTick ist eine Online-Notiz-App , mit der Sie Ihre Aktionselemente für ein Projekt in mehreren Listen skizzieren können. Die App unterstützt unbegrenzte Erstellung von Unteraufgaben. Daher ist es für Sie einfacher, eine Hierarchie von Aufgaben unter einem Projekt zu erstellen.
6. Tägliche oder wöchentliche Überprüfung
Um sicherzustellen, dass die Aktionspunkte dem Ziel einer effizienten und schnellen Bearbeitung von Aufgaben dienen, müssen Sie die To-Do-Listen überprüfen. Je nach Projektdauer können Sie tägliche oder wöchentliche Reviews verfolgen.
Der Überprüfungsprozess hilft Ihnen, die To-Do-Liste zu perfektionieren, indem er Kommentare und Feedback von Teammitgliedern, Mitarbeitern und Kunden einbezieht.
Todoist ist ein ideales To-Do-Listen-Management-Tool mit intelligenten Ansichten wie Boards und Aufgaben. Es hilft insbesondere bei der Überprüfung aller Aktionspunkte eines Projekts. Sie können die Aktionselemente nach Bedarf mühelos anpassen.
Machen Sie das Beste aus Ihren To-Do-Listen
Sie können umsetzbarere To-Do-Listen erstellen, wenn Sie die oben genannten Strategien beim Erstellen von To-Do-Listen-Aktionselementen implementieren. Wenn Sie Ihren Teammitgliedern solche Aufgaben zuweisen, können sie die Aufgabe, den Termin und das Ziel leicht verstehen.
Darüber hinaus helfen Ihnen Aktionselemente, ein großes und komplexes Projekt in kleinere, überschaubarere Aufgaben aufzuteilen. Es ermöglicht Ihnen, Dinge mühelos zu erledigen.