So planen Sie eine E-Mail in Outlook

Eskere Guru

Manchmal haben Sie möglicherweise zu viele Kontaktpersonen und zu wenig Zeit. Es sind diese Tage, die am meisten von der automatisierten Technologie profitieren. Sie können eine E-Mail schreiben und Outlook eine Woche später senden lassen.

Hier finden Sie eine Anleitung zum Planen einer E-Mail in Outlook. Es dauert nicht mehr als ein paar Schritte. Schreiben Sie die Nachricht, wählen Sie das Datum aus und lassen Sie die Software den Rest erledigen. Wenn Sie vor dem Verlassen der E-Mail etwas ändern möchten, können Sie dies genauso einfach tun. Lassen Sie uns etwas näher darauf eingehen.

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook

Starten Sie Outlook und klicken Sie auf die Schaltfläche Neue E-Mail . Schreiben Sie Ihre Nachricht wie gewohnt, fügen Sie Empfänger und alles andere hinzu , was Sie möchten. Was in der E-Mail enthalten ist, hat keinen Einfluss auf die verspätete Zustellung von Outlook.

So planen Sie eine E-Mail in Outlook - microsoft outlook new email button

Alternativ können Sie die E-Mail verfassen, nachdem Sie sie geplant haben. Welche Art und Weise Sie dies tun, liegt ganz bei Ihnen. Geben Sie sich jedoch einige Mühe, um Ihre Bewegungen zu planen, sei es für den persönlichen oder beruflichen Gebrauch.

Am Ende lohnt es sich , einen Fünfjahreszielplan und Tools zu seiner Unterstützung wie OneNote und Trello aufzustellen . Und Ihre E-Mails sind ein guter Anfang.

2. Planen und verwalten Sie Ihre E-Mail

Wenn Sie für den nächsten Schritt bereit sind, wechseln Sie zur Registerkarte Optionen und klicken Sie auf die Schaltfläche Lieferung verzögern. Wie oben vorgeschlagen, ist dies aktiv und verfügbar, unabhängig davon, ob Ihre E-Mail etwas enthält oder nicht.

So planen Sie eine E-Mail in Outlook - microsoft outlook delay delivery button

Die Schaltfläche öffnet ein Fenster mit vielen lustigen Optionen. Wenn Sie sich nur darum kümmern, wie Sie eine E-Mail in Outlook planen, fahren Sie direkt mit dem Abschnitt Übermittlungsoptionen fort .

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Befehl Nicht vor Ausliefern und stellen Sie dann Datum und Uhrzeit ein. Klicken Sie abschließend auf Schließen, und Outlook speichert Ihre Einstellungen.

Andere Liefer- und Verwaltungstools

Zusätzliche Optionen im Fenster " Zustellung verzögern" können Ihre automatisierten E-Mails noch effizienter machen.

So planen Sie eine E-Mail in Outlook - microsoft outlook delay delivery settings

Sie können ein Ablaufdatum festlegen, damit das System beispielsweise nach Ablauf der Projektfrist keine E-Mails mehr bearbeiten muss.

Wenn Sie in einem Team arbeiten und alle E-Mails in Outlook gespeichert sind, können Sie die Antworten auf Ihre E-Mail an eine bestimmte Person senden.

Zu den weiteren Verwaltungseinstellungen gehört die Möglichkeit, die Lieferung anzufordern und Belege zu lesen. Sie können eine E-Mail sogar als vertraulich markieren und verschlüsseln, um die Interaktion sicher zu halten.

Die Fähigkeit von Outlook, E-Mails zu planen, ist eine der vielen versteckten und praktischen Funktionen, die es zu entdecken gilt . Sie können Ihnen dabei helfen, die Software von Microsoft optimal zu nutzen und die Produktivität zu steigern.

3. Senden Sie Ihre E-Mail

Wenn alles vorhanden ist, klicken Sie auf Senden, und Outlook plant die E-Mail. Um genau zu sein, wird es in den Postausgangsordner Ihres Kontos verschoben , auf den Sie über die Seitenleiste zugreifen können.

So planen Sie eine E-Mail in Outlook - microsoft outlook scheduled email in

Der Ordner enthält alle Ihre zeitgesteuerten Interaktionen, sortiert nach Datum, Wichtigkeit, Thema und mehr. Sie können sie aber auch nach ungelesenen, gekennzeichneten und erwähnten E-Mails durchsuchen.

Um Änderungen vorzunehmen, gehen Sie einfach erneut in die E-Mail und passen Sie an, was Sie möchten. Nach dem Versand finden Sie Interaktionen im Ordner " Gesendete Objekte ".

Best Practices zum Planen einer E-Mail in Outlook

Es gibt einige Faktoren, die die Leistung des Systems beeinflussen können. Zunächst einmal können Sie ohne Internet keine automatisierte E-Mail in Outlook senden. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Verbindung gut ist und bei Bedarf funktioniert.

Zweitens ist aktuelle Software am besten. Abgesehen davon, dass neue Funktionen fehlen, kann eine alte Version von Outlook beispielsweise Probleme beim Herstellen einer Verbindung mit dem Internet oder beim Synchronisieren von Daten verursachen. Solche Störungen erschweren Ihre Arbeit.

So planen Sie eine E-Mail in Outlook - global emailing system

Beachten Sie auch häufig auftretende technische Probleme. Oft kommt es vor, dass E-Mails hängen bleiben, bis Sie manuell Senden / Empfangen auswählen.

Dies ist normalerweise der Fall, wenn die Option Sofort senden, wenn eine Verbindung hergestellt ist, in den erweiterten Einstellungen von Outlook nicht aktiviert ist. Microsoft erklärt die Ursache und Lösung weiter.

Seien Sie schließlich vorsichtig mit Ihrer Planung. Überprüfen Sie zum einen, ob Datum und Uhrzeit Ihres Computers korrekt sind. Berücksichtigen Sie auch Faktoren wie Zeitunterschied, Feiertage und die Formulierung der verspäteten E-Mail, insbesondere wenn Sie sie für den nächsten Monat planen.

Optimieren Sie Ihr E-Mail-System

Es ist wichtig, sich einen praktischen und komfortablen Workflow aufzubauen. Die Automatisierung entlastet Ihre Schulter erheblich. Gleichzeitig hilft es Ihnen, Ihre Vision und Ihren Geschäftsplan über die Gegenwart hinaus zu erweitern und wie viel Sie tun können.

Das Planen einer E-Mail in Outlook ist die am wenigsten moderne Lösung. Sparen Sie wertvolle Sekunden mit intelligenter Software, die bei allem hilft, vom schnellen Schreiben von E-Mails bis zur Zuweisung von Aufgaben an die richtigen Personen. Haben Sie keine Angst, Ihre Möglichkeiten zu erkunden.