So richten Sie in Microsoft Teams eine Abwesenheitsnachricht ein

Viele Menschen nutzen regelmäßig Microsoft Teams, um mit Kollegen sowohl im Büro als auch aus der Ferne zu kommunizieren. Dies gilt als eine der effizientesten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass Sie mit den Leuten in Ihrem Team in Kontakt bleiben. Was aber, wenn Sie den Leuten mitteilen müssen, dass Sie nicht ohne weiteres verfügbar sind? Microsoft Teams verfügt über eine Methode, mit der Sie einen „Abwesenheits“-Status für Ihr Profil einrichten können, um den Mitarbeitern mitzuteilen, wann Sie nachmittags, für mehrere Tage im Urlaub oder für längere Zeit abwesend sind.

Wo kann ich meinen „Abwesend“-Status für Teams einrichten?

Es ist wichtig zu beachten, dass Ihre Microsoft Teams- und Outlook-Kalender synchronisiert werden. Dazu gehören Ihr Abwesenheitsstatus und automatische Antworten. Was auch immer Sie in Microsoft Teams einrichten, wird in Outlook angezeigt. Ebenso können Sie Ihren Abwesenheitsstatus in Outlook einrichten, der dann in Teams angezeigt wird; Ersteres hat jedoch eine einfachere Anweisung.

Zunächst können Sie in Teams auf Ihr Profilsymbol klicken und als Verknüpfung direkt zu „Abwesenheit planen“ gehen. Dadurch gelangen Sie zum Einstellungsbereich, in dem Sie fortfahren können. Sie können auch auf das Dreipunktsymbol neben Ihrem Profilsymbol klicken, dann zu Einstellungen > Allgemein gehen und dann zum Ende der Seite scrollen. Dort finden Sie die Abwesenheitseinstellungen und klicken auf „Planen“ .

Schalten Sie automatische Antworten ein und geben Sie im Textfeld darunter eine Nachricht ein, in der Sie angeben, wie lange Sie nicht verfügbar sein werden. Beachten Sie, dass dieser Status nur für interne Organisationskontakte gilt. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt auf „Speichern“ klicken, stehen Ihnen keine Zeit und kein Datum zum Festlegen zur Verfügung, sodass Sie Ihre automatischen Antworten bei Ihrer Rückkehr manuell deaktivieren müssen.

Wenn Sie automatische Antworten außerhalb Ihres Arbeitsplatzes aktivieren müssen, klicken Sie auf Antworten außerhalb meiner Organisation senden und geben Sie eine ähnliche Nachricht in das Textfeld darunter ein. Klicken Sie dann auf „Antworten während eines bestimmten Zeitraums senden“ und legen Sie die Daten Ihrer Abwesenheit fest, an denen Ihre automatische Antwort wieder aktiviert wird.

Klicken Sie auf „Speichern“ und dies wird sowohl mit Teams als auch mit Outlook synchronisiert.

So richten Sie in Teams eine Abwesenheitserinnerung ein

Sobald Sie Ihren „Abwesend“-Status in Microsoft Teams festgelegt haben, können Sie eine Nachricht festlegen, die in Ihren Chats angezeigt wird und Kollegen darüber informiert, dass Sie nicht verfügbar sind, ohne dass diese Ihnen eine E-Mail senden müssen. Wie bereits erwähnt, können Sie auf Ihr Profilsymbol klicken, um auf die Option „Planen und Abwesenheit“ zuzugreifen. Allerdings gibt es in diesem Bereich auch die Option „Statusmeldung festlegen“, mit der Sie eine Nachricht für Ihre Kollegen festlegen können, dass Sie für eine bestimmte Zeit nicht verfügbar sind.

Wenn Sie auf Ihr Profilsymbol klicken, wird ein Dropdown-Menü geöffnet. Anschließend klicken Sie auf „Statusnachricht festlegen“ und geben Ihre Nachricht ein. Wenn jemand versucht, Ihnen eine Nachricht zu senden, wird der Status im Chat angezeigt. Beachten Sie, dass dies kein „Abwesend“-Status ist und nicht mit Outlook synchronisiert wird.