Umgang mit Meeting-Überlastung: 5 Tipps und Tools
Besprechungen in einem Konferenzraum (oder einem Online-Arbeitsbereich) erfordern den Austausch von Ideen, das Festlegen von Zielen, das Verfolgen des Fortschritts, das Zuweisen von Aufgaben usw.
Dies sind zwar alles triftige Gründe, ein Meeting abzuhalten, aber zu viele lange Meetings können Ihre Produktivität beeinträchtigen. So können Sie die Anzahl der Besprechungen in Ihrem Kalender reduzieren. Aber zuerst wollen wir aufdecken:
Was führt dazu, dass Sie zu viele Meetings haben?
Wahrscheinlich haben Sie bereits versucht, dieses Problem zu lösen. Besprechungen werden jedoch immer wieder in Ihrem Kalender angezeigt. Das liegt wahrscheinlich daran, dass Sie nicht versucht haben, die Ursachen des Problems aufzudecken. Sie wenden lediglich Pflasterlösungen an, um die Überlastung bei der Symptombesprechung zu lindern.
Betrachten wir also eine Überlastung als Symptom eines tieferen Problems, damit Sie eine effektive und dauerhafte Lösung finden können.
Erstens hat die COVID-19-Pandemie und die daraus resultierende Verlagerung auf Remote- oder hybride Arbeitsmodelle die Anzahl virtueller Meetings, hauptsächlich über Zoom, deutlich erhöht. Infolgedessen haben Remote-Mitarbeiter mit Zoom-Müdigkeit oder Erschöpfung der Bildschirmzeit zu kämpfen. Besprechungsüberlastung kann auch ein Problem sein, wenn Sie alle zu den Besprechungen einladen. Mit steigender Besucherzahl nimmt das Engagement allmählich ab.
Einer der häufigsten Hauptgründe für aufeinanderfolgende Zoom-Meetings oder Besuche im Konferenzraum ist das Fehlen einer klaren Agenda. Anfangs haben Sie vielleicht ein Ziel für das Meeting, aber bald verlagert sich Ihr Fokus auf leeres Geschwätz.
Zu guter Letzt nutzen Sie digitale Tools nicht effektiv. Es gibt eine breite Palette von Software, die bessere Alternativen für die Kommunikation und Zusammenarbeit darstellt.
Die zweiteffektivste Methode zur Reduzierung der Anzahl der Besprechungen an Ihrem Arbeitsplatz besteht darin, Ihre Besprechungsproduktivität zu steigern. So können Sie das erreichen:
1. Verwenden Sie ein internes Wiki für asynchrone Meetings
Meetings müssen nicht immer in Echtzeit (synchron) abgehalten werden. Einige Situationen profitieren von asynchroner Kommunikation (Kommunikation, bei der keine gleichzeitige Anwesenheit der Teilnehmer erforderlich ist und keine sofortige Reaktion erforderlich ist).
Sie können Ihre Meeting-Produktivität verbessern, indem Sie asynchrone Kommunikation einsetzen. Es ermöglicht Teams, wissensbasierte Software wie Document 360 zu verwenden, um Ideen in ihrem eigenen Tempo auszutauschen. Alternativ können Sie mit diesen Websites ein internes Wiki erstellen und darin bestimmte Seiten für Ihre Meetings festlegen. Mit diesen digitalen Tools können Sie über die Kommentarfunktion zum Meeting beitragen.
Durch asynchrone Meetings kann sich Ihr Team die Zeit nehmen, die es braucht, um die besprochenen Informationen zu verstehen, mit Teamkollegen über Zeitzonen hinweg zu kommunizieren, Introvertierte zur Teilnahme durch Tippen zu befähigen und Unterbrechungen und Ablenkungen zu reduzieren.
2. Verwenden Sie Collaboration-Software
Warum ein zweistündiges persönliches Meeting planen, um neue Ideen zu präsentieren, wenn Sie dies per E-Mail oder noch besser mit einer einfachen Collaboration-Software wie Trello tun können.
Um die Produktivität Ihres Teams zu steigern, organisieren Sie Echtzeit-Meetings nur dann, wenn Sie es unbedingt brauchen, zum Beispiel für Konfliktlösungen. Andernfalls können Sie Collaboration-Software für Aktualisierungen des Zielfortschritts, Projektüberprüfungen oder Präsentation neuer Ideen nutzen.
Auf diese Weise hat Ihr Team genügend Zeit, um die Ideen, die es teilen möchte, zu reflektieren und die wichtigsten zu priorisieren. Darüber hinaus werden alle diese Informationen standardmäßig gespeichert und sind für jeden zugänglich, anstatt sich auf schriftliche Aufzeichnungen zu verlassen.
Sie können Trello verwenden, um Boards zu erstellen, die den Zielen Ihres Meetings entsprechen, z. B. eine Meeting-Agenda, Updates zu früheren Meetings, Team-Updates oder neue Ideen.
Download: Trello für Android | iOS (Kostenlos, Premium-Version verfügbar)
3. Konzentrieren Sie sich auf die Tagesordnung des Treffens
Ein Meeting ohne Agenda zu organisieren ist ein sicheres Rezept zum Scheitern. Sie müssen einen klaren Plan für Ihr Meeting haben, um nicht vom Kurs abzukommen. Die meisten Meetings laufen oft über den ihnen zugeteilten Zeitrahmen, weil es keinen klaren Weg gibt, dem man folgen kann.
Also, wie können Sie das beheben? Herkömmlicherweise können Sie die Punkte, die Sie während des Meetings besprechen möchten, aufschreiben, ausdrucken und andere relevante Dokumente anhängen, bevor Sie sie mit den Teilnehmern teilen.
Alternativ können Sie Zeit und Papier sparen, indem Sie Ihre Agenda in Evernote erstellen und alle benötigten Dateien oder Webseiten anhängen, bevor Sie sie mit Ihren Kollegen teilen. Dies ermöglicht den Teilnehmern einen schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen über ihre Smartphones, Tablets oder Computer.
Download: Evernote für Android | iOS (Kostenlos, Premium-Version verfügbar)
4. Erstellen Sie Slack-Kanäle für die sofortige Kommunikation
Wenn Sie Teil einer großen Organisation mit vielen Abteilungen sind, scheint es, als wäre ein Meeting die einzige Möglichkeit, Informationen mit einer bestimmten Gruppe von Personen auszutauschen. Leider ist dies nicht immer die produktivste Methode.
Warum eine Gruppe von Personen für ein 30-minütiges Meeting in den Konferenzraum verlegen, wenn Sie über eine Messaging-Plattform wie Slack die gleichen Informationen sofort und mit allen an ihrem Desktop teilen können?
Sie müssen nur einen dedizierten Kanal für das Meeting erstellen und alle relevanten Teilnehmer einladen. Auf diese Weise können Sie mit den Personen, die Sie einladen, spezifische Gespräche über verschiedene Projekte führen.
Download: Slack für Android | iOS (Kostenlos, Premium-Version verfügbar)
5. Habe nicht zu viele Leute
Denken Sie an Ihr letztes Treffen. Wie viele Personen waren anwesend? Und wie viele von ihnen leisteten wertvolle Beiträge zum Treffen? Höchstwahrscheinlich saßen viele Teilnehmer nur still, ohne mitzumachen, während andere ihre E-Mails checkten. Dies ist vor allem bei Meetings mit großen Menschenmengen Standard geworden.
Das passiert oft, weil die Organisatoren vermeiden wollen, dass sich Menschen ausgeschlossen fühlen. Auch wenn es eine edle Geste sein mag, verringert sie leider die Produktivität des Meetings.
Sie fragen sich vielleicht, wie? Sie riskieren, die für das Meeting zugeteilte Zeit zu überschreiten, um sich mit hin und her Debatten, oberflächlichen Kommentaren und unnötigem Geschwätz zu befassen, was zu einer geringeren Effektivität führt. Laden Sie daher so wenige Personen wie möglich ein , um eine Überlastung bei Besprechungen zu vermeiden.
Lassen Sie sich von Meetings nicht ausbremsen
Meetings spielen in den meisten Unternehmen nach wie vor eine entscheidende Rolle. Sie werden jedoch unproduktiv, wenn sie überwältigend werden und Ihre Teams ihre Besprechungszeit mit Prioritäten verbringen können. Sie können die Produktivität von Meetings steigern, indem Sie die oben genannten Tipps und Tools verwenden.