Verwendung von OneNote-Vorlagen für das Projektmanagement
Als Tool für das Projektmanagement bietet Microsoft OneNote viele nützliche Funktionen. Eine dieser Funktionen ist die Verfügbarkeit von Vorlagen. Von einer Projektübersicht über Besprechungsnotizen bis hin zu Aufgabenlisten hat OneNote alles für Sie vorbereitet.
Wenn Sie nicht genau wissen, wie Vorlagen in Ihrem Projekt nützlich sein können oder was Sie damit tun können, finden Sie hier einige Tipps und Tricks.
OneNote verfügt über praktische Vorlagen zum Verwalten von Projekten, die direkt integriert sind. Abhängig von Ihrer OneNote-Version können Sie auf verschiedene Arten auf diese Vorlagen zugreifen.
Wählen Sie in OneNote 2016 in der oberen Navigation Einfügen aus und klicken Sie dann auf Seitenvorlagen . Sie sehen dann eine Liste der zuletzt verwendeten Vorlagen und eine Option zum Öffnen aller Vorlagen, indem Sie in der Dropdown-Liste Seitenvorlagen auswählen.
Bei älteren Versionen von OneNote können Sie zu den Vorlagen navigieren, indem Sie Ihrem Notizbuch eine neue Registerkarte hinzufügen. Auf der rechten Seite wird dann Neue Seite angezeigt. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, wird ein Dropdown- Menü angezeigt , in dem Sie Seitenvorlagen auswählen können.
In beiden Fällen zeigt OneNote Vorlagen an, die nach Akademikern, Leeren, Geschäftsleuten, Dekorativen und Planern kategorisiert sind.
Für das Projektmanagement mit OneNote verfügt die Kategorie Business über eine schöne Projektübersichtsvorlage . Wählen Sie es einfach aus und es wird direkt in Ihr Notizbuch eingeblendet. Die Vorlage enthält zunächst hilfreiche Elemente, und Sie können alles an Ihre Projektanforderungen anpassen.
Ihre grundlegenden Unternehmens- und Projektinformationen werden oben platziert. Anschließend werden eine Beschreibung, Projektziele, Ressourcen, Verfahren, Zeitpläne und andere Elemente in leicht lesbaren Listen mit Aufzählungszeichen angezeigt. Um Ihre eigenen Elemente einzugeben, löschen Sie einfach den Beispieltext und ersetzen Sie ihn durch Ihren eigenen.
Die Vorlage Projektübersicht ist nützlich für eine übersichtliche Übersicht aller Projektteile. Dies kann Ihnen als Projektmanager nicht nur helfen, Elemente auf einen Blick zu sehen, sondern kann auch ein wunderbares Dokument für andere sein. Sie können es mit Mitgliedern des Projektteams, Ihrem Vorgesetzten oder den Führungskräften teilen.
Jeder hat eine gute Vorstellung davon, was ihn erwartet, und Sie können es jederzeit aktualisieren, um die Zeitpläne anzupassen.
In der Kategorie "Geschäft" finden Sie auch mehrere Vorlagen für Besprechungsnotizen, mit denen Sie während der Besprechung Notizen machen, diese anschließend als Referenz verwenden und als Folge für andere freigeben können. Von der Vorlage für einfache Besprechungsnotizen bis zur Vorlage für formelle Besprechungsnotizen ist jede Vorlage mit unterschiedlichen Informationen etwas anders formatiert.
Für etwas äußerst Grundlegendes und Nützliches für schnelle Besprechungen stehen zwei einfache Vorlagen für Besprechungsnotizen zur Auswahl. Sie geben einfach den Titel der Besprechung ein und wechseln dann zu Agenda, Teilnehmern und Aktionselementen.
Wenn es an der Zeit ist, das Führungsteam über das Projekt auf dem Laufenden zu halten, bevorzugen Sie möglicherweise die Vorlage für formelle Besprechungsnotizen für ein offizielleres Layout und zusätzliche Elemente. Diese umfasst nicht nur Ihre Agenda und Teilnehmer, sondern auch Genehmigungen, offene Fragen, Neugeschäft und eine Agenda für ein Folgetreffen.
Abhängig von der Art der Besprechung, die Sie organisieren oder nur besuchen, hält jede dieser Vorlagen Ihre Notizen gut organisiert und erleichtert das Nachverfolgen. Wenn Sie der Organisator sind, stellen Sie durch Festlegen der Agenda im Voraus und Teilen mit den Teilnehmern sicher, dass alle auf derselben Seite sind. Außerdem können die anderen Teilnehmer diese verwenden, um ihre eigenen Notizen zu machen.
Zum Auflisten von Aufgaben bietet OneNote drei Arten von Aufgabenlisten, die das Priorisieren und Organisieren von Elementen vereinfachen. Diese sind in der Kategorie Planer der Seitenvorlagen enthalten. Die Vorlage " Einfache Aufgabenliste" ist grundlegend. Die Kontrollkästchen sind aktiviert und Sie können Ihre Artikel eingeben.
Die Vorlage " Priorisierte Aufgabenliste" geht noch einen Schritt weiter, indem Sie Aufgaben mit hoher, mittlerer oder niedriger Priorität eingeben und organisieren können. Dies ist sehr praktisch und hat auch die Kontrollkästchen, die nur auf Ihre Aufgabeneinträge warten.
Das Projekt der Aufgabenliste Vorlage wird anders, durch Projekt formatiert. Diese Vorlage enthält neben den einzelnen Projektaufgaben einen praktischen Abschnitt mit Notizen. Das Besondere an dieser Vorlage ist, dass Sie sie beim Öffnen zwar nach Projekten organisiert, aber jederzeit so ändern können, dass sie nach Ressource oder Datum sortiert ist. Dies gibt Ihnen die Flexibilität, es so zu organisieren, dass es Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Eine ordnungsgemäß organisierte oder priorisierte Aufgabenliste ist für jedes große oder kleine Projekt wichtig. Diese Vorlagen können Ihnen dabei helfen, einen super Start zu erzielen.
Eine großartige Funktion, die für alle Optionen verfügbar ist, ist, dass Sie Elemente einfach neu anordnen können. Bewegen Sie einfach die Maus über das Objekt, das Sie verschieben möchten, und Sie sehen den vierköpfigen Pfeil. Ziehen Sie es dann einfach an die neue Position. Dies funktioniert sowohl für Blockelemente, die für das Layout verwendet werden, als auch für einzelne Elemente wie Aufgaben und Listenelemente.
Die Blöcke, mit denen das Layout organisiert wird, können nicht nur verschoben, sondern auch in der Größe geändert werden, damit Sie die Vorlagen optimal nutzen können. Wählen Sie einfach den Block aus und in der oberen rechten Ecke sehen Sie winzige Pfeile. Tippen Sie einfach auf und ziehen Sie nach rechts oder links, um die Größe zu ändern.
Um die Schriftgröße oder -farbe für den Text schnell zu ändern, fahren Sie einfach mit der Maus über den Hauptabschnitt, bis Sie diesen vierköpfigen Pfeil sehen, und klicken Sie, um ihn auszuwählen. Sie können dann entweder in der oberen Navigation auf Startseite klicken oder mit der rechten Maustaste klicken, um Ihre Anpassungen vorzunehmen. Dies ist auch eine einfache Möglichkeit, Ihren Artikeln Kontrollkästchen oder Sterne hinzuzufügen oder sogar den Stil zu ändern.
Wenn Sie mit einer dieser integrierten Vorlagen begonnen haben, viele Änderungen daran vorgenommen haben und sie auch in Zukunft weiter verwenden möchten, können Sie sie problemlos speichern. Sie haben Ihr Firmenlogo hinzugefügt, die Größe der Blöcke geändert und den Text neu formatiert, damit er genau Ihren Wünschen entspricht. Lass diese harte Arbeit nicht zu Ende gehen. Speichern Sie es als Vorlage für die zukünftige Verwendung.
Um Ihre neue Vorlage zu speichern, wählen Sie Ansicht in der oberen Navigation und dann Papiergröße . Dadurch wird das Papierformat geöffnet. Klicken Sie unten in diesem Bereich auf Aktuelle Seite als Vorlage speichern . Geben Sie Ihrer Vorlage dann einen Namen und wählen Sie im aktuellen Abschnitt aus, ob es sich um Ihre Standardseitenvorlage handeln soll.
Wenn Sie Ihre gespeicherte Vorlage verwenden möchten, führen Sie abhängig von Ihrer OneNote-Version die gleichen Schritte wie oben aus, um auf die integrierten Vorlagen zuzugreifen. Sie sollten dann eine zusätzliche Kategorie namens Meine Vorlagen sehen . Wählen Sie den Pfeil daneben und den gewünschten aus.
Vorlagen sind nur eine von vielen wenig bekannten OneNote-Funktionen . Denken Sie also für Ihr nächstes Projekt daran, dass Sie einige großartige Optionen für OneNote-Projektmanagementvorlagen haben, und nutzen Sie diese!
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