Die 10 besten Funktionen von Google Workspace für kleine Unternehmen

Viele Unternehmen arbeiten in physischen Räumen. Aber jetzt verändern sich die organisatorischen Einstellungen schnell. Mitarbeiter halten Besprechungen nicht mehr im Büro ab, sondern verwandeln ihr Zuhause in einen Arbeitsplatz.

Mit diesem Übergang bringen die Mitarbeiter persönliche Verantwortung und Arbeit in Einklang, was eine hervorragende Möglichkeit für die Technologie bietet, den Prozess zu beschleunigen. Mit Google Workspace können Mitarbeiter effizienter zusammenarbeiten, ihre Arbeit optimieren und Zeit mit integrierten KI-gestützten Produktivitätstools und Erkenntnissen sparen.

In diesem Artikel untersuchen wir 10 Google Workspace-Funktionen, die Ihrem Unternehmen helfen, mehr zu erreichen.

1. Domain-Marken-E-Mail mit dem Gmail-Client

Google Workspace bietet Ihnen nicht nur die besten Funktionen von Gmail, sondern auch die Verwendung Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Domain. Das bedeutet, dass Google Workspace Ihnen eine erstklassige E-Mail der Unternehmensklasse zur Verfügung stellen kann, die Sie kontrollieren und schützen können.

Sie müssen keinen E-Mail-Server installieren und warten. Und Sie können auch E-Mail-Benutzer hinzufügen oder entfernen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Da jeder Gmail-Nutzer bis zu 30 Alias-Konten haben kann, können Sie dieselbe E-Mail an dieselbe Person unter [email protected], [email protected] und [email protected] senden.

Ein zusätzlicher Vorteil der Verwendung von Gmail für Ihre geschäftlichen E-Mails besteht darin, dass Benutzer höchstwahrscheinlich daran gewöhnt sind, private Gmail-Konten zu verwenden. So können Benutzer problemlos zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails wechseln.

Google Workspace stellt sicher, dass seine Server äußerst zuverlässig sind, mit einer garantierten Verfügbarkeit von 99,9 % für Ihre geschäftlichen E-Mails. Es verfügt außerdem über intelligente Antworten und branchenführende Spam-Filter, um Ihre geschäftlichen E-Mails vor externen Bedrohungen zu schützen.

2. Speichern und teilen Sie Dateien mit Google Drive

Google Drive ist die Cloud-Speicherplattform von Google, auf der alle Ihre Dateien an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Jeder Benutzer hat Zugriff auf ein Google Drive-Konto, in dem er seine Dateien speichern kann.

Sie können auch ein Google Drive-Konto mit Teamzugriff erstellen, um Dateien und Ressourcen freizugeben. Wenn Sie Dateien mit anderen Benutzern außerhalb Ihres Teams teilen möchten, können Sie jedem Benutzer manuell den Zugriff gewähren und Lese-, Kommentar- oder Schreibberechtigungen zuweisen. Wenn der Eigentümer des Dokuments vergisst, einen Benutzer anzugeben, der Zugriff benötigt, kann er die Berechtigung per E-Mail anfordern.

Mit Team Drive können Teamkollegen Dokumente nahtlos teilen und zusammenarbeiten. Teammitglieder haben bereits Zugriff auf die Ablage, und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann der Teamablagenmanager ihren Zugriff auf die Ablage widerrufen.

Da alle Ihre Dateien in der Cloud gespeichert sind, müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass Ihre Arbeit verloren geht. Alle Dateiänderungen werden automatisch gespeichert, sodass Sie genau dort weitermachen können, wo Sie aufgehört haben. Außerdem erhalten Sie mit Google Workspace mehr als genug Speicherplatz. Und wenn Ihre Dateien zu groß sind, können Sie Ihr Abonnement für unbegrenzten Speicherplatz auf die Enterprise-Version aktualisieren.

3. Arbeiten Sie von überall

Google Workspace ermöglicht die automatische Synchronisierung Ihrer Konten auf verschiedenen Geräten, von Ihrem Computer, Telefon oder Tablet, für die Offline-Nutzung. Sie können auch " Arbeiten von überall " Google-Anwendungen durchsuchen und installieren, die in Google Workspace integriert sind.

Mit Google Meet und Google Chat können Sie virtuelle Meetings mit Ihren Teammitgliedern durchführen. Mit dem Team-Kalender können Sie Besprechungen organisieren und die Zeitpläne aller auf derselben Seite halten. Sie können auch Anwendungen für die Dokumentzusammenarbeit wie Google Docs, Google Sheets und Google Slides verwenden, um Dokumente, Präsentationen und Tabellen in Echtzeit zu bearbeiten und Änderungen anderer Benutzer mit dem Versionsverlauf zu verfolgen.

Da Änderungen sofort erfolgen, können Teammitglieder an Ideen zusammenarbeiten und mit zusätzlichen Kommentar- und Vorschlagsfunktionen schneller einen Konsens erzielen.

Mit Google Currents können Teams ihr soziales Netzwerk erstellen, um ihre Arbeit im gesamten Unternehmen zu optimieren, Ressourcen zu teilen und Diskussionen zu starten, die die Mission Ihres Unternehmens voranbringen.

4. Nahtlose Integration mit Anwendungen von Drittanbietern

Sie können Google Workspace in mehr als 750 Drittanbieteranwendungen integrieren, einschließlich CRM-Software (Customer Relationship Management). Diese Tools erweitern die Dienste von Google Workspace, sodass Sie Geschäfts- und Vertriebstools auf einer Verwaltungsplattform integrieren können. Einige der fortschrittlichsten CRM-Tools können Zeitpläne in Google Kalender synchronisieren und die Zielmarktstandorte mithilfe von Google Maps verfolgen.

Die nahtlose Integration über Plattformen hinweg, alles innerhalb von Google Workspace, sorgt für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Sie können sich auf alle Aspekte Ihres Unternehmens konzentrieren, um weniger Zeit mit Ihrer Software und mehr Zeit für das Wachstum Ihres Unternehmens zu verbringen.

Einige Google-freundliche Drittanbieteranwendungen, die sich nahtlos in Google Workspace integrieren lassen, sind Asana für das Projekt- und Prozessmanagement, Zoho Invoice für Finanz- und Rechnungswesen, Freshdesk für den Kundensupport und DocuSign für Unterschriftengenehmigungen.

5. Sicherheit auf Unternehmensniveau mit Endpoint und Admin Console

Mit Endpoint Management können Sie die Geräte steuern, die auf Google Workspace-Konten in Ihrer Organisation zugreifen. Sie können beispielsweise die App-Nutzung überprüfen, Sicherheitseinstellungen verwalten und den Zugriff auf ein beliebiges Endgerät beschränken. Dies ist bei verlorenen oder gestohlenen Geräten von großem Vorteil. Sie können vertrauliche Daten löschen und so Ihr Unternehmen vor externen Bedrohungen schützen.

Die Google Workspace Admin Console bietet ein intuitives Dashboard zum Hinzufügen oder Entfernen von Benutzern und Gruppen, Erstellen von Rollen und Konfigurieren von Sicherheitseinstellungen. Sie können beispielsweise zweistufige Überprüfungen für jeden Benutzer konfigurieren oder nicht vertrauenswürdigen Anwendungen den Zugriff auf Unternehmensdaten sperren.

6. Sichern Sie Geschäftsdaten mit Google Vault

Google Workspace bietet eine ausfallsichere Option im Falle von Datenverlust, Datenbeschädigung oder potenziellen rechtlichen Problemen, die durch gesperrte Konten entstehen können.

Mit Google Vault können Sie wichtige Daten so lange wie nötig aufbewahren. Sie können auch Regeln zur Datenaufbewahrung festlegen, sogar für gesperrte Konten und gelöschte Dokumente.

Auch die Suche nach Daten ist über die Suchanfragen von Google relativ einfach und kann in druckfähige Formate exportiert werden. Ein Beispiel für einen Anwendungsfall ist das Sichern von Benutzerdaten, um ihre Suchenden, Ansichten und die allgemeine Benutzeraktivität zu verfolgen.

7. Starten Sie Websites mit Google Sites

Mit wenig bis gar keiner Programmiererfahrung können Sie Websites schnell erstellen, indem Sie Inhalte per Drag & Drop in Raster und Vorlagen ziehen. Sie können es nach Ihren Wünschen aktualisieren und personalisieren sowie mit Ihrem Team teilen und mit ihm zusammenarbeiten, bevor Sie es im Web veröffentlichen.

Es enthält ähnliche Arbeitsstile wie Google Docs mit Echtzeitbearbeitung, Hinzufügen von Kommentaren und Verwalten des Zugriffs auf geheime Teammitglieder.

8. KI-gestützte Produktivität und Einblicke

Google Workspace verwendet Google KI, um Ihnen bei der Analyse und weiteren Optimierung von Arbeitsabläufen zu helfen. Es nutzt maschinelles Lernen, natürliche Sprachverarbeitung und Bilderkennung, um manuelle Aufgaben zu automatisieren und Ihnen datenbasierte Einblicke zu geben, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Google Docs enthält beispielsweise den KI-gestützten Grammar Checker von Google, der Satzstrukturen in Echtzeit analysiert, Fehler erkennt und korrekte Alternativen vorschlägt.

Smart Compose und Smart Reply analysieren auch E-Mails, schlagen Text vor, um Sätze zu vervollständigen, und bieten schnelle Antworten in natürlicher Sprache. Google Tabellen integriert auch BigQuery, mit dem Sie große Datenmengen bequem verwalten, analysieren und interpretieren können.

9. Arbeiten Sie mit gängigen Office-Dateitypen

Mit Google Workspace können Sie Standard-Office-Dateiformate ganz einfach öffnen und bearbeiten. Sie können Dateien auch exportieren und mit Personen außerhalb Ihrer Organisation teilen (die möglicherweise nicht Google Workspace verwenden). Beispiele für grundlegende Funktionen der Office-Suite sind:

• Google Docs – Googles Textverarbeitungssoftware für die Dokumenterstellung
• Google Sheets — Googles Tabellenkalkulationssoftware für die Datenvisualisierung und -analyse
• Google Slides —Googles PowerPoint-Software zum Erstellen von Diashow-Präsentationen

Während Microsoft Office-Anwendungen über umfangreiche Funktionen verfügen, bietet Google Workspace eine intuitive Benutzeroberfläche, die auf Zusammenarbeit und Benutzerfreundlichkeit ausgelegt ist.

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10. Treffen Sie datengesteuerte Entscheidungen mit Google Sheets

Ein wertvolles Tool zur Datenbearbeitung von Google Workspace ist Google Sheets. Es bietet Flexibilität bei der Verfolgung, Organisation und Auswertung von Unternehmensdaten.

Dies ist wichtig für multifunktionale Geschäftsprozesse wie Finanzbuchhaltung, Projektmanagement, Nachverfolgung von Arbeitszeittabellen und Erstellung von Jahresberichten für Stakeholder. Google Tabellen enthält mehr als 400 integrierte Formeln und Funktionen, Pivot-Tabellen und Optionen zur bedingten Formatierung, die Sie bei der Durchführung statistischer Analysen und der Ermittlung von Trends in Unternehmensdaten unterstützen.

Es gibt auch Vorlagen von Google Sheets, mit denen Sie riesige Mengen an Informationen auf einem relevanten und anpassbaren Dashboard überwachen können. Vorlagen helfen bei der Automatisierung sich wiederholender Aufgaben und der manuellen Dateneingabe mit vorkonfigurierten Formatierungen und Funktionen.

Einige Beispielvorlagen umfassen Gewinn- und Verlustrechnung, Rechnungsgenerator, Bestandsverwaltung, Unternehmensziele und Schlüsselergebnisse (OKRs), Marketing-Leistungskennzahlen (KPIs) und Kapitalflussrechnungen. Diese können auch an Ihre geschäftlichen Anforderungen angepasst werden, falls die Standardfelder nicht ausreichen.

Optimieren Sie Ihre Arbeit mit Google Workspace

Google Workspace bietet Ihnen eine konsistente Nutzererfahrung auf allen Geräten, einfache Zusammenarbeit in Echtzeit und eine funktionsreiche E-Mail- und Office-Suite für Ihr Unternehmen. Es ist auch recht günstig.

Sie können eine benutzerdefinierte und sichere geschäftliche E-Mail, 100 Teilnehmer-Videokonferenzen, 30 GB Cloud-Speicher pro Benutzer, Sicherheits- und Verwaltungskontrollen für 6 US-Dollar pro Benutzer und Monat erhalten.