So kontrollieren Sie Spam-E-Mails in Gmail mit Vorlagen und Filtern
Viele digitale Vermarkter und Online-Geschäftsinhaber müssen mehrmals täglich auf dieselbe Art von E-Mails antworten. Der Prozess kann sowohl überwältigend als auch zeitaufwändig sein.
In solchen Situationen können Antwortvorlagen hilfreich sein. Einige Filter in Gmail helfen Ihnen auch dabei, Spam effizienter zu behandeln.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Antwortvorlagen und Gmail-Filtern effektiv Spam bekämpfen.
Was sind Gmail-Vorlagen und wie können Sie sie verwenden?
Sie können vorgefertigte E-Mails in Ihrem Konto speichern und wiederverwenden, anstatt sie von Grund auf neu zu schreiben. Sie können 50 verschiedene Antwortvorlagen gleichzeitig mit einem Gmail-Konto speichern. Wenn Sie also einige generische Vorlagen für die Zielgruppe erstellen, wird die E-Mail-Kommunikation produktiver.
Wenn Sie in einer bestimmten Nische Autorität haben, erhalten Sie möglicherweise Hunderte von E-Mails von Personen, die darum bitten, Gastbeiträge zu schreiben. Sie können eine Vorlage erstellen und diese verwenden, anstatt jede E-Mail einzeln zu beantworten.
Lassen Sie uns für das obige Szenario eine Vorlagen-E-Mail erstellen, die den Leuten mitteilt, dass Sie keine Gastbeiträge akzeptieren. Aktivieren Sie vor dem Erstellen einer Antwortvorlage die Vorlageneinstellungen in Gmail.
1. Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an.
2. Gehen Sie zu Einstellungen > Alle Einstellungen anzeigen .
3. Scrollen Sie in den Registerkarten Erweitert nach unten zum Abschnitt Vorlagen .
4. Aktivieren Sie Vorlagen .
5. Klicken Sie auf Änderungen speichern .
Nachdem Sie die Vorlageneinstellungen aktiviert haben, besteht der nächste Schritt darin, die Antwortvorlage zu erstellen und zu speichern.
So erstellen Sie eine Antwortvorlage
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Antwortvorlage zu erstellen.
1. Öffnen Sie Ihr Gmail-Konto.
Klicken Sie auf Compose 2. Eine neue Nachricht zu schreiben.
3. Erklären Sie Ihre Richtlinien zum Ablehnen von Gastbeiträgen in der E-Mail. (Machen Sie es allgemein, damit es für jeden gilt, der nach einem Gastbeitrag in einer Nische oder Kategorie fragt)
4. Wenn Ihre Antwort fertig ist, klicken Sie auf die drei Punkte unten rechts im Feld zum Verfassen einer E-Mail.
5. Gehen Sie zu Vorlagen > Entwurf als Vorlage speichern > Als neue Vorlage speichern .
6. Speichern Sie die Vorlage, nachdem Sie den Namen im Popup eingegeben haben. (Wählen Sie hier einen beschreibenden Namen, da die Vorlage denselben Namen wie den Betreff der E-Mail verwendet).
So bestätigen Sie, dass eine Vorlage erfolgreich erstellt wurde.
- Klicken Sie erneut auf Verfassen .
- Wählen Sie unten rechts die drei Punkte aus .
- Gehen Sie zu Vorlagen .
Hier finden Sie eine Liste Ihrer gespeicherten Vorlagen in Ihrem Gmail-Konto. Die Vorlage wird in die E-Mail- Box kopiert , sobald Sie darauf klicken.
Wenn Sie Hunderte von E-Mails manuell beantworten müssen, ist der Vorgang auch dann zeitaufwändig, wenn Sie eine E-Mail-Vorlage erstellt haben. Hier bietet sich die Verwendung von Filtern zum Erstellen automatischer Antworten an.
Sie können einen Filter erstellen, der E-Mails mit bestimmten Wörtern in den Spam-Ordner legt, z. B. "Gastbeitrag", "Backlink" und "Artikel akzeptieren". Mit diesem Filter können Sie auch automatisierte Antworten auf solche Spam-E-Mails einrichten.
Mal sehen, wie Sie das tun können.
Verwenden einer Vorlage zum Erstellen eines automatisierten Antwortfilters
- Öffnen Sie dasselbe Gmail-Konto mit der Antwortvorlage.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol für die Einstellungen in der oberen rechten Ecke.
- Gehen Sie zu Alle Einstellungen > Filter und blockierte Adressen .
4. Klicken Sie auf Neuen Filter erstellen . (Sie können auch einen vorhandenen Filter importieren, der in Ihrem System im .xml-Format gespeichert ist)
Sie können E-Mails basierend auf einer E-Mail-Adresse und Betreffzeile filtern und bestimmte Wörter oder Größen enthalten oder ausschließen. Das am besten geeignete Filterkriterium, um Gastbeiträge nicht zu akzeptieren, besteht darin, einige Wörter mit einem engen Bezug zum Thema aufzunehmen. Fügen wir der Option Wörter einschließen für den Filter einige Wörter hinzu.
5. Nachdem Sie die Kriterien festgelegt haben, klicken Sie auf Filter erstellen .
Hier müssen Sie entscheiden, was Sie mit der E-Mail machen möchten, die eine Nachricht enthält, die genau Ihren Kriterien entspricht.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Posteingang überspringen (Archivieren) , damit diese E-Mails Ihren Posteingang nicht überladen.
7. Aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen Vorlage senden und wählen Sie dieselbe Antwortvorlage aus, Gastbeitrag nicht zulässig .
8. Klicken Sie auf Filter erstellen, nachdem Sie die Kontrollkästchen aktiviert haben.
Sie sehen nun den neu erstellten Filter in Ihrer Filterliste. Zukünftig werden E-Mails mit den Worten „Gastbeitrag, Gastbeitrag, Backlink, Artikel akzeptieren, Blog schreiben, Website schreiben“ nicht mehr in Ihrem Posteingang landen.
Darüber hinaus wird die Antwortvorlage als Antwort auf seine E-Mail an den Absender gesendet. So wird weder Ihr Posteingang überladen, noch muss der Absender auf Ihre Antwort warten.
Filter einstellen, um wichtige E-Mails nicht zu verpassen
Behalten Sie nach dem Einrichten des Filters die archivierten E-Mails im Auge, um sicherzustellen, dass keine geschäftlichen E-Mails herausgefiltert werden.
Möglicherweise filtern Sie eine E-Mail, die das Wort „Post akzeptieren“ enthält, aber es könnte sich um ein Werbeangebot handeln, das Sie aufgrund des Filters verpassen. Sie können dieses Szenario vermeiden, indem Sie einige Wörter wie Marke, Angebot oder Werbung in Ihren Gmail-Filter aufnehmen.
Erstellen Sie bei Bedarf unabhängige Filter
Sie können den neu erstellten Antwortfilter exportieren und dann in das neue Gmail-Konto importieren, wenn Sie mehrere Websites mit unterschiedlichen Kontakt-E-Mails haben. Sie müssen jedoch eine Antwortvorlage für diese E-Mail separat aktivieren und erstellen.
Die beste Option zum Erstellen von Filtern, wenn Sie die Antwortvorlage verwenden möchten, besteht darin, sie von Grund auf neu zu erstellen.
Lassen Sie die Benutzer nicht wissen, dass Antworten automatisiert sind
Erwähnen Sie nicht, dass es sich in Ihrer E-Mail um eine automatisierte Antwort handelt. Dadurch wird der Gmail-Filter nicht ausgetrickst, indem die Zielwörter übersprungen oder falsch geschrieben werden, sodass ihre E-Mails Sie erreichen, anstatt in Spam zu landen.
Außerdem ist es eine gute Idee, regelmäßig Ihren Posteingang zu überprüfen und auf E-Mails zu antworten, die für Sie von Vorteil sein könnten.
Spam mit Gmail-Filtern und Antwortvorlagen kontrollieren
Mit dem Gmail-Filter und der allgemeinen Antwortvorlage können Sie auf Spam-E-Mails antworten, ohne sie durchblättern zu müssen. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Energie. Testen Sie neben den Gmail-Filtern auch Gmail-Browsererweiterungen, die Ihre E-Mail-Kommunikation verbessern.