So organisieren Sie Google Drive wie ein Profi: 9 wichtige Tipps

Google Drive ist ein fantastisches Tool für Produktivität und Zusammenarbeit. Sobald Sie es häufig verwenden, wird es jedoch schwierig, alles organisiert zu halten.

Zum Glück bietet Google Drives viele Möglichkeiten, um das zu finden, wonach Sie suchen. Hier finden Sie eine Anleitung zum Organisieren von Google Drive, um Zeitverschwendung beim Suchen nach Informationen zu vermeiden.

Wie bei Standard-Datei-Explorern können Sie mit Google Drive Ihre Dateien mithilfe von Ordnern organisieren. Dies ist praktisch, wenn Sie an bestimmten Projekten arbeiten. Was dies jedoch etwas kompliziert macht, ist, dass Ihre Dateien aus zwei verschiedenen Quellen stammen können.

Sie sehen diese in der Seitenleiste der Google Drive-Webanwendung . Mein Laufwerk enthält Dateien, die Sie auf dem Laufwerk gespeichert haben, während " Mit mir geteilt" Inhalte sammelt , die andere Sie zum Zugriff auf das Laufwerk eingeladen haben . Dies können Ordner für die Teamzusammenarbeit, für die Verteilung verwendete öffentliche Laufwerksordner und ähnliche sein.

Sie sehen hier auch Computer , wenn Sie die Sicherungsfunktion von Google Drive verwenden. Dies ist jedoch eine separate Funktion, sodass sie jetzt nicht wirklich gilt.

Eine Datei, die Sie suchen möchten, befindet sich möglicherweise in einer dieser Kategorien, was das Auffinden über das Surfen erschwert. Um dies zu vereinfachen, können Sie Ihrem eigenen Laufwerk Verknüpfungen zu freigegebenen Dateien oder Ordnern hinzufügen. Klicken Sie dazu in der Seitenleiste auf eine Datei und ziehen Sie sie auf Mein Laufwerk , oder klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Verknüpfung zum Laufwerk hinzufügen . Sie können die Verknüpfung an einer beliebigen Stelle in Ihrem eigenen Laufwerk platzieren.

Die Datei bleibt am ursprünglichen Speicherort, aber über die Verknüpfung in Ihrem Laufwerk können Sie problemlos von Ihrer eigenen Hierarchie aus darauf zugreifen. Dies verhindert, dass Sie gemeinsam genutzte Daten durchsuchen müssen.

Dies ist ein grundlegender Tipp, der jedoch erklärt werden muss, da möglicherweise nicht sofort klar ist, wo er zu finden ist. Die Option zum Ändern der Dateisortierung finden Sie oben rechts in der aktuellen Dateiansicht. Es wird als aktuelle Sortiermethode angezeigt, z. B. Name .

Klicken Sie auf diesen Text, um eine andere Sortiermethode festzulegen, z. B. Zuletzt geändert oder Zuletzt von mir geöffnet . Verwenden Sie den Pfeil, um auch zwischen aufsteigender und absteigender Sortierung zu wechseln.

Dies ist zwar einfach, aber eine praktische Möglichkeit, einen Ordner mit Hunderten von Dateien schnell zu verstehen.

Wie bei vielen Datei-Explorern können Sie in Google Drive bei gedrückter Umschalt- und Strg-Taste in Kombination mit Klicks sowie durch Klicken und Ziehen mehrere Dateien auswählen.

Halten Sie die Strg- Taste gedrückt und klicken Sie auf mehrere Dateien, um alle auszuwählen. Um Dateien in einer Reihe auszuwählen, klicken Sie auf die erste und dann auf die letzte, während Sie die Umschalttaste gedrückt halten . Klicken und Ziehen ist eine einfache Alternative dazu, wenn Sie es vorziehen.

Beachten Sie, dass Sie die Dateiansicht über die Schaltfläche oben rechts ändern können, die über der Sortieroption und neben dem Info- Symbol angezeigt wird. Verwenden Sie diese Option, um zwischen Listen- und Rasteransichten zu wechseln. Dies erleichtert die Auswahl einer Gruppe von Dateien.

Das Suchen nach einer Datei mithilfe der Suchleiste oben auf dem Bildschirm ist der beste Weg, um etwas zu finden, das Sie verloren haben. Die Verwendung der erweiterten Tools, die nur ein paar Klicks entfernt sind, macht es noch effektiver.

Wenn Sie auf die Suchleiste klicken, können Sie einen Dateityp wie PDFs oder Tabellen auswählen, um nur Dateien dieser Art anzuzeigen.

Wenn Sie auf eine dieser Optionen klicken, geben Sie Folgendes ein : Präsentation oder ähnliches wird in der Suchleiste angezeigt. Um genauer zu werden, geben Sie einen Suchbegriff neben dem Typ ein. Dies macht es einfach, Ihre Suche einzugrenzen, wenn Sie wissen, nach welchen Inhalten Sie suchen.

Darüber hinaus können Sie unten im Auswahlmenü für den Dateityp (oder auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Suchfeld) auf Weitere Suchwerkzeuge klicken, um erweiterte Suchoptionen anzuzeigen. Mit diesen können Sie einen Drilldown nach Kriterien wie Änderungsdatum, Eigentümer und mit wem es geteilt wurde durchführen.

Wenn Sie eine Menge Dateien in Drive speichern und sich nicht erinnern, wo Sie die meisten abgelegt haben, wird die Suche zu Ihrem besten Freund.

Während Sie tiefe Hierarchien von Ordnern erstellen können, ist es manchmal einfacher, ein visuelleres System zu verwenden. Durch Klicken mit der rechten Maustaste auf einen Ordner können Sie Farbe ändern auswählen und die Identifizierung auf einen Blick erleichtern.

Anstelle des Standardgraus (und des langweiligen Graus für alles) ist es viel einfacher, einen bunten Ordner unter den Massen anderer Ordner in Ihrem Laufwerk zu erkennen. Versuchen Sie, Farbe nur auf Ihre wichtigsten Ordner anzuwenden, oder verwenden Sie ein Farbschema für ähnliche Arten von Inhalten.

In einem ähnlichen Schritt können Sie auch Elemente markieren, indem Sie im Kontextmenü die Option Zu Markierten hinzufügen auswählen. Klicken Sie im linken Menü auf Markiert, um alle Dateien und Ordner anzuzeigen , die Sie markiert haben . Reservieren Sie Sterne für Ihre wichtigsten Daten und Sie wissen immer, wo Sie danach suchen müssen.

Möchten Sie schnell daran erinnern, was in einer Datei enthalten ist, damit Sie sicher sein können, dass Sie die richtige haben? Hier bietet sich die Vorschau-Schaltfläche an. Wählen Sie eine Datei aus und klicken Sie auf das Augensymbol oben rechts in der angezeigten Symbolleiste. Dadurch wird eine schnelle Vorschau generiert, sodass Sie die Datei anzeigen können, ohne sie vollständig zu öffnen.

Das Laden kann eine Sekunde dauern, ist aber immer noch schneller als das vollständige Öffnen der Datei. Wenn Sie die von Ihnen in der Vorschau angezeigte Datei bearbeiten können (z. B. Google Text & Tabellen-Dokumente oder Tabellenkalkulationen), wird oben der Link Öffnen mit [App] angezeigt.

Bei Dateien, die Sie in Drive besitzen, können Sie frühere Versionen überprüfen und feststellen, wer Änderungen an der Datei vorgenommen hat. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf etwas und wählen Sie Versionen verwalten , um ältere Versionen dieser Datei zu überprüfen (und herunterzuladen) sowie eine neue hochzuladen.

Klicken Sie in der Zwischenzeit mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie Details anzeigen, um rechts ein Fenster mit Informationen zur Datei zu öffnen. Wechseln Sie zur Registerkarte Aktivität, um zu sehen, was in letzter Zeit damit passiert ist, z. B. Personen, die Änderungen vornehmen oder das Dokument freigeben.

Wenn die integrierten Steuerelemente nicht ausreichen, können Sie auch Apps von Drittanbietern mit Google Drive verbinden, um weitere Funktionen zu erhalten. Um diese zu durchsuchen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei und wählen Sie Öffnen mit> Weitere Apps verbinden .

Dadurch wird der Marktplatz geöffnet, auf dem Sie Add-Ons durchsuchen können, die mit Google Drive funktionieren. Schauen Sie sie sich an und sehen Sie, ob Sie sie verlockend finden. Schauen Sie sich zunächst unsere Liste der besten Tools für Google Drive an .

Wir hinterlassen Ihnen eine Reihe kleinerer Tipps, mit denen Sie auch den Inhalt Ihres Laufwerks organisieren können:

  • Versuchen Sie, Emoji in Ihren Ordnernamen zu verwenden . Drücken Sie unter Windows Win + Punkt , um ein Emoji einzugeben, das in den Ordnernamen von Google Drive funktioniert. Zusammen mit Ordnerfarben können diese eine Hilfe für diejenigen sein, die sehr visuell sind.
  • Verwenden Sie Hashtags als provisorische Tags . Google Drive verfügt nicht über eine ordnungsgemäße Tagging-Funktion, sodass Sie mithilfe von Hashtags eigene Tags erstellen können. Wenn Sie #Important oder #Finance zu relevanten Dokumenten hinzufügen , können Sie mit einer schnellen Suche alles an einem Ort anzeigen, obwohl dies nicht offiziell unterstützt wird.
  • Verwenden Sie Konventionen für intelligente Namen . Wenn Dateien immer in einer bestimmten Reihenfolge angezeigt werden sollen, verwenden Sie 001 oder ähnliches am Anfang ihrer Namen, um die Organisation zu vereinfachen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Dateinamen kurz genug sind, damit sie verwaltet werden können. Vergessen Sie jedoch nicht, Schlüsselwörter anzugeben, mit denen sie später bei der Suche leicht gefunden werden können.

Jetzt kennen Sie einige der besten Möglichkeiten, um alles in Ihrem Google Drive unter Kontrolle zu halten. Der einfache Zugriff auf Ihre Dateien ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn Hunderte von Dateien auf Dutzende von Ordnern verteilt sind.

Um Google Drive zu beherrschen, sollten Sie auch wissen, wie Sie häufig auftretende Probleme mit der Software beheben können.