So verbessern Sie die Organisation durch weiche Fristen

Termine einzuhalten gehört für die meisten von uns zum Alltag. Es kann sein, dass Sie einen Studienabschluss, ein Projekt bei der Arbeit oder eine Steuererklärung ausfüllen müssen. So oder so haben diese alle ein Enddatum, auf das Sie hinarbeiten.

Meistens geben Ihnen Fristen den Druck, Dinge zu erledigen. Wenn Sie dies jedoch zu Ihrem Vorteil nutzen und Ihre Zeit besser einteilen möchten, können weiche Fristen der Trick sein.

Der Unterschied zwischen weichen und harten Fristen

Meistens sind uns Fristen gesetzt; Ihr Chef oder Tutor gibt Ihnen einen Fertigstellungstermin für eine endgültige Arbeit, und Sie können nach dieser Zeit keine Überarbeitungen mehr vornehmen. Dies ist eine harte Frist, und es besteht Konsens, dass es einige Konsequenzen geben wird, wenn Sie sie nicht einhalten.

Letztendlich braucht alles eine harte Deadline, weil es bedeutet, dass die Dinge fertig sind und es einen Punkt geben muss, an dem eine Arbeit zu Ende geht. Sie geben Ihnen klare Erwartungen an Ihren Vorgesetzten und geben Ihnen die Autonomie, diesen Zeitrahmen so zu nutzen, wie Sie es für richtig halten.

Menschen erledigen mehr Arbeit, wenn sie unter Druck stehen, und Fristen sind eine großartige Möglichkeit, dieses Phänomen zu nutzen. Deshalb werden die Leute in den letzten Tagen oder Stunden im Vorfeld des Endtermins mehr arbeiten. Wenn Sie beispielsweise in zwei Monaten eine Hausarbeit einreichen müssen, werden Sie im ersten Monat wahrscheinlich nicht viel arbeiten.

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Aus diesem Grund können harte Fristen unproduktiv sein; Ohne genügend Druck könnten Sie am Ende wertvolle Zeit verschwenden, Ihre Arbeit in letzter Minute erledigen und andere Verantwortlichkeiten vernachlässigen. Es kann auch stressig sein.

Andererseits werden weiche Fristen vor der harten Frist gesetzt, mit der Annahme, dass Sie Ihr Projekt rechtzeitig abschließen werden. Wenn die harte Frist beispielsweise in zwei Monaten liegt, könnte Ihre weiche Frist drei Wochen im Voraus liegen.

Sie können Ihre eigenen persönlichen Fristen festlegen und mit diesem Ansatz erhalten Sie genügend Antrieb, um Ihre Arbeit ohne Last-Minute-Stress zu erledigen.

Vorteile der Verwendung von weichen Fristen

Das Festlegen einer weichen Frist bedeutet nicht, dass es automatisch funktioniert. Damit Sie sie nutzen können, müssen Sie sich dazu verpflichten. Es hat keinen Sinn, sie festzulegen, wenn Sie sie zugunsten der harten Frist außer Acht lassen.

Bei richtiger Ausführung können persönliche Fristen jedoch viele Vorteile mit sich bringen:

  • Verbessertes Zeitmanagement und weniger Zeitverschwendung
  • Mehr Verantwortung für Ihre anderen Verantwortlichkeiten
  • Bessere Organisation bei Ihren Projekten
  • Ein Gefühl der Eigenverantwortung für Ihre Zeit und Arbeit
  • Schafft Vertrauen
  • Schnellere Erfolge mit Zeit zum kreativen Denken

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Sobald Sie die weiche Frist einhalten, haben Sie genügend Zeit, um Änderungen vorzunehmen und Ihre Arbeit mit viel Zeit zu verfeinern, bevor sie übergeben werden muss. Außerdem haben Sie die Flexibilität, es einzureichen, wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, und sich um alle anderen Dringlichkeiten zu kümmern, die auftreten.

So setzen Sie effektiv weiche Fristen

Wie legt man also eine weiche Frist fest? Der Schlüssel ist, einen realistischen Zeitrahmen vor Augen zu haben, von dem Sie wissen, dass Sie ihn zuverlässig einhalten können. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Frist nicht zu kurz ist.

Der ideale Parameter für die Festlegung einer weichen Frist besteht darin, 25 % der Zeit von der harten Frist abzuziehen, dies kann jedoch je nach Ihren eigenen Einschränkungen variieren. Einige Dinge zu beachten sind:

  • Wenn andere Projekte fällig sind und wie hoch Ihre sonstige Arbeitsbelastung ist
  • Wie weit ist die harte Deadline entfernt?
  • Was Ihr Sweet Spot für produktiven Druck ist
  • Wenn Sie mit anderen an dem Projekt arbeiten, wie können Sie dies umgehen?
  • Wie groß oder klein Ihr Projekt ist

Sobald Sie diese Antworten haben, können Sie den praktischsten persönlichen Abschlusstermin bestimmen und loslegen.

Um sicherzustellen, dass Sie an Ihrem persönlichen Zielpfosten festhalten, sollten Sie eine Übersicht darüber erstellen, wie Sie damit umgehen. Trello ist dafür eine ideale Anwendung, da es ein einfaches Board-Layout verwendet, das Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Wenn Sie Ihren Trello Arbeitsbereich erstellt haben, öffnen Sie die Sidebar und unter den Brettern auf das Pluszeichen ein neues Board zu erstellen. Sie können mit einer Vorlage beginnen, aber eine leere Tafel ist in Ordnung.

Nachdem Sie Ihr Board benannt und erstellt haben, müssen Sie Ihre Zeit zwischen jetzt und Ihrer vorläufigen Frist in Wochen aufteilen, indem Sie für jede Woche, die Sie haben, eine neue Liste erstellen:

  1. Klicken Sie auf Weitere Liste hinzufügen
  2. Geben Sie in der ersten Liste, wo es heißt Listentitel eingeben, Woche 1 ein
  3. Wiederholen Sie diese Schritte für die Anzahl der Wochen, die Sie in Ihrem Zeitplan haben

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Jetzt können Sie damit beginnen, zu planen, welche Aspekte des Projekts Sie in jeder Woche abschließen werden. Wählen Sie dazu unter der gewünschten Woche Karte hinzufügen aus, geben Sie einen Titel für diese Karte ein und klicken Sie auf Karte hinzufügen .

Teilen Sie jeden Schritt Ihres Projekts auf, an dem Sie arbeiten müssen. Wenn Sie beispielsweise einem dreiwöchigen Zeitplan folgen, sollte die erste Woche der Planung und Generierung von Ideen gewidmet werden, die zweite sollte der Ausführung dieser Pläne und Entwürfe und die dritte der Feinabstimmung dienen.

Wenn Sie Ihre gesamte Arbeit an einem Ort aufbewahren möchten, können Sie Dateien auf jede Karte hochladen, die Sie in Trello erstellen, indem Sie auf die Karte klicken, die Sie bearbeiten möchten, und Anhänge auswählen. Sie können auch Checklisten erstellen und Termine hinzufügen , wenn das hilft.

Nutzen Sie Fristen zu Ihrem Vorteil

Jetzt haben Sie Ihre weiche Frist und können sich beruhigt zurücklehnen, da Sie wissen, dass die Arbeit rechtzeitig erledigt wird. Das Beste daran ist, dass Sie jetzt die Wahl haben, was Sie mit diesem zusätzlichen Platz machen.

Wenn Sie weiche Deadlines als regelmäßige Praxis bei Ihrer Arbeit verwenden, können Sie eine bessere Organisation üben, und falls in den letzten Tagen oder Stunden Probleme auftauchen, sind Sie bereits abgesichert.