So verwenden Sie das Wiki-Tool in Microsoft Teams

Von allen verfügbaren Tools in Microsoft Teams ist Wiki bei weitem die am wenigsten genutzte Funktion. Obwohl es sich um ein praktisches Produktivitätstool handelt, verwenden nur wenige Teams das Wiki-Tool in ihren Kanälen.

Dies liegt daran, dass die meisten Leute nicht klar verstehen können, wie es funktioniert. Wenn Sie mit der Verwendung von Wikis in Microsoft Teams nicht vertraut sind, dann ist dies der Artikel für Sie!

Was ist das Wiki-Tool in Microsoft Teams?

Wikis ist eine standardmäßige Microsoft Teams-App, mit der Teammitglieder ihre Kanäle verwenden können, um Informationen in Microsoft Teams zu erstellen, hinzuzufügen oder zu bearbeiten. Es dient gleichzeitig als intelligenter Texteditor und Kommunikationstool für das Team.

Es ermöglicht Ihnen auch, verschiedene Abschnitte innerhalb des Teams-Kanals zu starten und mit anderen Mitgliedern zusammenzuarbeiten, um Informationen an einem zentralen Ort zu sammeln. Es gibt viele Dinge, die Sie mit Wikis in Microsoft Teams tun können.

Erstellen eines Wiki-Tabs

Obwohl jeder Kanal in Microsoft Teams über eine standardmäßige Wiki-Registerkarte verfügt, können Sie je nach Bedarf und Größe Ihres Teams zusätzliche Registerkarten erstellen. Sie können sogar das Original-Wiki löschen, das mit Microsoft Teams geliefert wird, und Ihr eigenes benutzerdefiniertes Wiki erstellen .

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen neuen Wiki-Tab zu erstellen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Registerkarte hinzufügen auf Ihrer Wiki-Registerkarte.

2. Suchen und wählen Sie Wiki .

3. Benennen Sie Ihr Wiki nach Belieben um. (Ein idealer Name wäre das Thema des Wikis, da er dadurch leichter zu finden ist).

4. Klicken Sie auf Speichern .
5. Beginnen Sie mit dem Hinzufügen von Informationen zu Ihrem Wiki.

Hinzufügen von Seiten

Das erste, was Sie über Ihre Wiki-Registerkarte wissen sollten, ist, wie Sie Seiten hinzufügen. Nachdem Sie die erste Seite erstellt haben und zusätzliche Seiten mit zusätzlichen Informationen hinzufügen möchten, gehen Sie einfach wie folgt vor:

1. Reduzieren Sie Ihr Wiki-Menü, indem Sie auf die Schaltfläche oben links drücken.
2. Klicken Sie auf die Option Neue Seite .

3. Benennen Sie Ihre Seite um.

4. Klicken Sie abschließend auf die Seite und beginnen Sie mit der Bearbeitung.

Anzeigen einer Wiki-Seite

So zeigen Sie eine bereits vorhandene Wiki-Seite an:

1. Wählen Sie den gewünschten Wiki-Tab aus dem Kanal Ihres Teams.

2. Sobald es geöffnet ist, scannen Sie den Bildschirm nach dem Wiki, auf das Sie zugreifen möchten.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiki erweitern , um die verfügbaren Seiten und Abschnitte anzuzeigen.

4. Wählen Sie die gewünschte Seite oder den gewünschten Abschnitt und Wiki zeigt sie auf dem Bildschirm an.

Bearbeiten einer Wiki-Seite

Einer der Vorteile der Verwendung von Wiki-Seiten besteht darin, dass Sie die Informationen jederzeit problemlos bearbeiten und aktualisieren können. Solange Sie Zugriff auf die Seiten haben, haben Sie automatisch die Berechtigung, die Seite zu bearbeiten.

Dies wirkt sich weitgehend zugunsten von Teams aus, die an einem Projekt zusammenarbeiten. So bearbeiten Sie eine Wiki-Seite:

1. Klicken Sie auf eine beliebige Aktion auf Ihrer gewünschten Wiki-Seite, um den Bearbeitungsmodus zu aktivieren.
2. Geben Sie Ihre Änderungen oder Ergänzungen zur Seite ein.
3. Formatieren Sie die Seite nach Belieben mit den Formatierungsoptionen.

Beachten Sie, dass Wiki alle gängigen Formatierungsoptionen bietet, einschließlich Fett, Kursiv, Unterstrichen usw.

Abschnitte hinzufügen

Das Hinzufügen von Abschnitten zu Ihren Wiki-Seiten hilft Ihnen, den Inhalt Ihrer Wiki-Seiten in Unterabschnitte zu gliedern. Es erleichtert Ihnen und Ihrem Team auch, bestimmte Abschnitte zu kommunizieren und zu kommentieren, ohne zu allgemein zu sein.

Sie können mehrere Abschnitte auf einer einzigen Wiki-Seite erstellen und diese nach Belieben beschriften, um den Zugriff zu erleichtern. Um dies zu tun:

1. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen vorhandenen Abschnittstitel.
2. Klicken Sie auf das erscheinende + -Symbol, das Sie auffordert, hier einen neuen Abschnitt hinzuzufügen .

3. Ein neuer Abschnitt wird unter Ihrem vorherigen Abschnitt angezeigt. Benennen Sie es um und fügen Sie Informationen hinzu, wie Sie möchten.

Bearbeiten Ihrer Abschnitte

Sie können Ihre vorhandenen Abschnitte bearbeiten, indem Sie entweder deren Reihenfolge anordnen oder sogar die nicht gewünschten Abschnitte löschen.

1. Um Ihre Abschnitte zu überprüfen, klicken Sie auf das Menü Abschnitt ausblenden auf der linken Seite des Bildschirms.
2. Ordnen Sie Ihre Abschnitte neu an, indem Sie sie nach Belieben nach oben oder unten verschieben.
3. Wenn Sie einen Abschnitt auf Ihrer Wiki-Seite nicht benötigen, können Sie ihn löschen, indem Sie auf Weitere Optionen > Löschen klicken.

Erwähnen von Personen auf einer Wiki-Seite

Die Zusammenarbeit auf einer Wiki-Seite erfordert oft, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teamkollegen auf die jeweilige Seite lenken. Um sie auf die Seite zu ziehen, können Sie @-Erwähnungen gefolgt von ihren Benutzernamen verwenden.

Diese Funktion ist praktisch, wenn Sie die Aktion eines bestimmten Mitglieds und nicht des gesamten Teams benötigen. Um einen Mitarbeiter zu erwähnen:

1. Geben Sie auf der geöffneten Wiki-Seite, die Sie bearbeiten, ein @ zusammen mit dem Namen der Person ein.
2. Wählen Sie aus der angezeigten Vorschlagsliste Ihren Zielmitarbeiter aus.
3. Das Teammitglied erhält dann eine Benachrichtigung über die Erwähnung und fordert seine Antwort auf

Starten einer Abschnittskonversation

Bei der Zusammenarbeit mit Wiki-Seiten können Sie von Teammitgliedern verlangen, Beiträge zu den Wiki-Seiten, an denen Sie arbeiten, zu leisten und zu kommentieren. Das Letzte, was Sie möchten, ist jedoch, dass diese Kommentare auf den Wiki-Seiten selbst erscheinen.

Um dies zu vermeiden, können Sie für diese Diskussionen einen separaten Konversationsabschnitt erstellen.

1. Wählen Sie am rechten Rand des Abschnitts die Schaltfläche Abschnittskonversation anzeigen aus .

2. Geben Sie im angezeigten Unterhaltungsfenster die gewünschte Nachricht ein.

3. Klicken Sie auf Senden .
4. Beachten Sie, dass Teammitglieder diese Unterhaltung auch im Teamkanal sehen können.

Die Vorteile der Verwendung von Wikis in Ihrem Team

Nachdem Sie nun alles über Wikis und deren Bedienung wissen, suchen Sie vielleicht nach neuen Wegen, sie in Ihr Team zu integrieren. Hier sind einige Ideen zur Verwendung von Wikis.

Arbeitsregeln

Jede Organisation ist auf Regeln angewiesen, um reibungslos zu funktionieren. Ihre ist keine Ausnahme. Sie können Wikis verwenden, um die Regeln Ihres Unternehmens aufzuzeichnen und mit Ihrem gesamten Team zu teilen. Wenn Sie beispielsweise mit einem Remote-Team zusammenarbeiten, möchten Sie möglicherweise eine Wiki-Seite erstellen, um ihnen zu erklären, was Sie von ihnen erwarten.

Ressourcen

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Team-Logins an Mitglieder zu vergeben, ohne einen unbefugten Zugriff zu riskieren, sollten Sie erwägen, sie in einem Wiki zu veröffentlichen. Auf diese Weise können Sie nur den Personen, die die Ressourcen benötigen, eingeschränkten Zugriff gewähren und gleichzeitig deren Sicherheit wahren. Teammitglieder können auch relevante Links teilen, die ihnen bei ihren Aufgaben helfen.

Anleitungen und Anleitungen

Wiki-Seiten sind perfekt, um Anweisungen zu skizzieren, die Sie möglicherweise im gesamten Team kommunizieren möchten. Diese Anweisungen können Projektrichtlinien oder die Arbeitsplatzhierarchie umfassen. All dies ist praktisch, wenn Sie mit neuen Mitarbeitern zu tun haben. Es eignet sich auch hervorragend für detaillierte Anweisungen und Schritte, auf die Ihre Teammitglieder von Zeit zu Zeit zurückgreifen müssen.

Häufig gestellte Fragen

Hat Ihr Team einen FAQ-Bereich? Wenn nicht, müssen Sie eines mit Microsoft Teams erstellen. Im Wiki mit Ihren FAQs können Sie alle Fragen skizzieren, die im Team auftreten können, wie zum Beispiel welche Prozesse das Team wann durchführen muss. Dies kann für Ihr Team sehr nützlich sein.

Notizen zu einem Projekt teilen

Sie haben ein Projekt, das Sie in Phasen umsetzen müssen? Dann benötigen Sie ein virtuelles Notizbuch, das alle Details zu jedem Projektschritt enthält und für alle Teammitglieder in jeder Projektphase zugänglich ist.

Wiki-Seiten ermöglichen Ihrem Team genau das. Auf Wiki-Seiten können die Teammitglieder alle Informationen zu ihrer Projektphase für das nächste Team detailliert beschreiben. Dies ermöglicht einen nahtlosen Transfer und steigert die Produktivität.

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Verbessern Sie noch heute Ihre Produktivität

Eine der besten Möglichkeiten, die Produktivität in Ihrem Team zu steigern, besteht darin, die Verwendung von Wikis zu fördern. Mit Wiki können die Experten im Team Wissen teilen und ein Repository erstellen, aus dem neue Teammitglieder Anweisungen und technisches Know-how schöpfen können.

Dies hilft Ihnen, jedes Mal, wenn ein neues Teammitglied an Bord kommt, unnötiges und sich wiederholendes Training zu sparen.