Ich habe Copilot in Outlook verwendet, um meinen Posteingang eine Woche lang jeden Morgen zu leeren. Hier sind meine Top-Tipps

Ich habe praktisch jede Form künstlicher Intelligenz ausprobiert, die es für Verbraucher gibt, von KI-Begleitern bis hin zu Video-Generierungssoftware. Ich habe verschiedene Tools ausprobiert, und Copilot in Outlook hat mich in letzter Zeit besonders beeindruckt.

Ich habe eine ganze Arbeitswoche, fünf herrliche Vormittage, mit Copilot als meinem Kumpel beim Posteingangs-Aufräumen verbracht, und ich kann Ihnen sagen, mein Posteingang hat sich schneller von einem Kriegsgebiet in einen Zen-Garten verwandelt, als Sie „künstliche Intelligenz“ sagen können. Wenn Sie in E-Mails ertrinken, schnallen Sie sich an, denn ich werde gleich einige ernsthafte Wissensbomben platzen lassen, die Ihr E-Mail-Spiel für immer verändern werden.

Vor diesem einwöchigen Experiment war mein Posteingang ein einziges Chaos. Hunderte, manchmal Tausende ungelesener E-Mails. Wichtige Mitteilungen unter Newslettern, die ich nie geöffnet hatte, und Besprechungseinladungen, die ich bereits vergessen hatte.

Es war eine Quelle ständigen Stresses und, ehrlich gesagt, ein schwarzes Loch in meiner Produktivität. Ich verbrachte die erste Stunde jedes Tages damit, es in den Griff zu bekommen, und fühlte mich oft besiegt, bevor ich überhaupt mit meiner eigentlichen Arbeit beginnen konnte.

Dann kam Copilot. Es ist wie ein hocheffizienter persönlicher Assistent, der nicht nur versteht, was Sie brauchen, sondern es auch vorwegnimmt. Die Art und Weise, wie er lange E-Mail-Threads zusammenfasst, Antworten verfasst, die genau auf mich zugeschnitten sind, und sogar Aktionspunkte identifiziert, ist geradezu ein Wunder.

Es ist nicht nur ein Tool, es ist eine Transformation. Es hat mir nicht nur geholfen, meinen Posteingang zu leeren, sondern mir auch geholfen, meine Morgen wieder in den Griff zu bekommen. Das Gefühl der Angst jeden Morgen vor Arbeitsbeginn ist verschwunden, nun ja … bis zu einem gewissen Grad.

Ich habe festgestellt, dass Gemini dasselbe für Gmail tun kann – was mich dazu brachte , nie wieder ein anderes KI-Tool ausprobieren zu wollen –, aber für diejenigen, die Outlook als primären E-Mail-Posteingang verwenden, leistet Copilot ebenfalls fantastische Arbeit.

Meine Top 5 Tipps zur Verwendung von Copilot in Outlook

Hier ist das Interessante: die Strategien, die ich im Laufe von fünf Tagen purer, unverfälschter E-Mail-Dominanz verfeinert habe.

1. Nutzen Sie „Zusammenfassen“ rücksichtslos

Dies ist Ihre Geheimwaffe gegen diese epischen E-Mail-Threads, in denen jeder eine Meinung hat und niemand zum Punkt kommt.

Anstatt sich durch 50 Antworten zu wühlen, klicken Sie einfach auf „Zusammenfassen“. Copilot fasst alles in verständliche Stichpunkte zusammen und hebt wichtige Entscheidungen und Aktionspunkte hervor. Früher habe ich diese Threads gefürchtet, jetzt gehe ich sie einfach durch. Das ist ein echter Wendepunkt, um in Sekundenschnelle auf den neuesten Stand zu kommen.

2. Scheuen Sie sich nicht, „mit Copilot zu entwerfen“, um schnelle Antworten zu erhalten

Für allgemeine Fragen, Bestätigungen oder einfach nur, um „Danke“ zu sagen, ist die Entwurfsfunktion von Copilot ein Lebensretter.

Geben Sie ein paar Schlüsselwörter oder eine einfache Anweisung ein, und es erstellt im Handumdrehen eine professionell klingende Antwort. Ich nutze es für Terminplanungen, die Empfangsbestätigung von Dokumenten und sogar für die höfliche Absage nicht unbedingt notwendiger Meetings. Dadurch verkürzte sich meine Antwortzeit erheblich, sodass ich mich wichtigeren Aufgaben widmen konnte.

3. Verwenden Sie „Coach Me“, um Ihren Ton zu verfeinern

Manchmal müssen Sie unangenehme Neuigkeiten überbringen oder konstruktives Feedback geben. Hier kommt „Coach Me“ ins Spiel.

Es analysiert Ihren Entwurf und schlägt Verbesserungen hinsichtlich Ton, Klarheit und Prägnanz vor. Ich habe es verwendet, um sicherzustellen, dass meine E-Mails stets professionell und wirkungsvoll waren, selbst bei schwierigen Botschaften. Es ist, als ob ein direkt in Outlook integrierter Kommunikationscoach für Führungskräfte vorhanden wäre.

4. Erstellen Sie mit der Hilfe von Copilot eine To-Do-Liste aus Ihrem Posteingang

Copilot ist hervorragend darin, Aktionspunkte in E-Mails zu identifizieren. Zwar erstellt es (noch) keine echte To-do-Liste in Outlook (aber hoffentlich bald), aber ich habe festgestellt, dass ich, indem ich Copilot anweise, „Aktionspunkte aus dieser E-Mail zu extrahieren“, diese schnell kopieren und in meinen persönlichen Task-Manager (auch bekannt als mein chaotisches Trello-Board) einfügen kann.

Dadurch wurde sichergestellt, dass nichts verloren ging, und ich konnte meine täglichen Aufgaben direkt im Posteingang priorisieren. Es vereinfacht im Wesentlichen den Prozess, aus einer E-Mail eine Aufgabe zu machen.

5. Planen Sie eine spezielle „Copilot Clearing“-Zeit ein

Auch mit Copilot kann man mit ein wenig Disziplin viel erreichen. Ich habe mir gleich zu Beginn meines Arbeitstages 15 bis 20 Minuten Zeit genommen, um mich mit Copilots Hilfe ausschließlich auf das Leeren meines Posteingangs zu konzentrieren.

Dabei ging es nicht darum, sofort auf alles zu antworten, sondern darum, alles zu verarbeiten, zusammenzufassen und erste Antworten zu verfassen. Dank dieser fokussierten Herangehensweise, unterstützt durch Copilot, konnte ich jeden Tag mit einem sauberen Blatt und klarem Kopf beginnen und mich der eigentlichen Arbeit widmen.

Die Zukunft ist jetzt

Ehrlich gesagt kann ich mir nicht vorstellen, zu meinen Posteingangszeiten vor Copilot zurückzukehren. Es geht nicht nur um Effizienz, sondern auch um geistiges Wohlbefinden.

Der Stress eines ständig überfüllten Posteingangs ist verschwunden, ersetzt durch ein Gefühl der Ruhe und Kontrolle. Wenn Sie Zugriff auf Copilot in Outlook haben, sollten Sie unbedingt eintauchen und seine Leistungsfähigkeit nutzen. Sie werden es nicht bereuen. Die Zukunft des E-Mail-Managements ist da – und sie ist absolut fantastisch!

So aktivieren Sie Copilot in Outlook

Wenn Sie Copilot in Outlook ausprobieren möchten, benötigen Sie ein kostenpflichtiges Microsoft 365 Copilot-Abonnement. Sobald Sie dieses Abonnement haben, öffnen Sie Outlook – entweder in einem Browserfenster oder über die entsprechende App auf Ihrem PC oder Mobilgerät. Copilot sollte automatisch angezeigt werden.

Es handelt sich um eine integrierte Software, d. h. Sie können sie nicht ein- und ausschalten, wenn Sie das Copilot-Abonnement haben. Durch die Kündigung des Abonnements wird sie entfernt.