Wie schreibe ich professionelle E-Mails? 8 einfache Regeln zum Leben

Wir senden und empfangen täglich E-Mails. Dennoch machen wir peinliche Fehler, die wir nicht ganz „rückgängig machen“ können. Daher kann es schwierig sein, eine effektive E-Mail zu schreiben, die die Aktion Ihrer Leser festhält und gleichzeitig die Herausforderungen unserer Welt berücksichtigt.

Aus diesem Grund haben wir einige grundlegende Regeln zusammengestellt, die Sie beim E-Mail-Versand kennen müssen. Befolgen Sie diese einfachen Regeln, um mühelos bessere E-Mails zu schreiben.

1. Überdenken Sie Anreden und Freigaben

“Ich hoffe, Sie haben eine tolle Woche!” war früher eine wunderbare Möglichkeit, eine E-Mail zu starten. Nicht mehr! Wenn man bedenkt, wie unsicher das Leben ist, kann dies als nachlässig und zu distanziert wirken.

Dasselbe gilt für Abzeichen wie „Regards“, „Best Wishes“ oder „Cheers“ – das hat vorher perfekt funktioniert, kann aber manchmal der Realität entrückt klingen.

Warum also nicht einfach und authentisch bleiben? Entscheiden Sie sich für Unterschriften wie „Bleiben Sie sicher“, „Passen Sie auf“ oder „Mit freundlichen Grüßen“ auf. Was Anreden angeht, können „Hoffe, dass alles gut ist“ oder „Ich hoffe, du und deine Lieben sind in Sicherheit“ gute Ausgangspunkte sein.

2. Fügen Sie eine klare Betreffzeile ein

Diese E-Mail-Regel ist so alt wie die E-Mail selbst. Das liegt daran, dass Menschen oft anhand der Betreffzeile entscheiden, ob sie eine E-Mail öffnen möchten oder nicht.

Bei all unserer Arbeit, die jetzt online ist, ist es von entscheidender Bedeutung, das Wichtige zu priorisieren und das zu ignorieren, was nicht wichtig ist. Wenn Sie die Betreffzeile immer noch leer lassen, besteht die Möglichkeit, dass Ihre E-Mail ignoriert wird.

Die ideale Betreffzeile hat weniger als 10 Wörter. Wählen Sie eine aus, die auf Ihre Bedenken eingeht und kommuniziert, worum es in der E-Mail geht. „Vorschlag für das Luftfahrtprojekt“, „Treffen verschoben“ oder „Kurze Fragen zu Ihrer Präsentation“ sind einige gute Beispiele für Betreffzeilen, an denen Sie sich orientieren können.

3. Verwenden Sie eine professionelle Signatur

Verwenden Sie einen vorgefertigten Signaturblock, mit dem Sie auf allen Ihren persönlichen Geräten auf E-Mails antworten. Es sollte Ihren Namen, Ihren Firmentitel und Ihre Kontaktinformationen enthalten.

Dies gibt Ihrem Empfänger eine gute Vorstellung davon, wer Sie sind und wie er Sie im Bedarfsfall kontaktieren kann. Achten Sie bei der Schriftart und -größe Ihrer professionellen Signatur darauf, dass sie mit dem Rest der E-Mail übereinstimmt.

Beenden Sie auch Ihre E-Mails mit Zuversicht, aber übertreiben Sie es nicht mit Sprüchen oder persönlichen Details.

4. Stellen Sie sich vor, wenn Sie sich zum ersten Mal virtuell treffen

Wir alle sind in Situationen geraten, in denen wir jemandem eine E-Mail senden mussten, den wir nicht kennen. Eine E-Mail von einem Fremden zu bekommen, kann seltsam sein. Und das ist auf die leichte Schulter genommen.

Nehmen Sie sich also eine Minute Zeit, um sich dem E-Mail-Empfänger vorzustellen. Der Kontext ist entscheidend und der erste Eindruck zählt immer noch. Fügen Sie also eine Zeile wie „Hi! Das ist Tracy von Multiseon Pvt. Ltd, und ich sende Ihnen eine E-Mail, weil Sie Ihr Interesse am Kauf unserer elektronischen Produkte bekundet haben”.

Oder wenn Sie jemandem per E-Mail vorgestellt werden, können Sie ihm auch eine Nachricht hinterlassen, wie schön es ist, ihn per E-Mail zu treffen.

5. Schreiben Sie mitfühlende E-Mails

Wir können die Bedeutung dieses Artikels nicht betonen. Das Leben ist hart. Vor allem ist es sehr ungewiss.

Haben sie eine Frist verpasst? Sind sie nicht zu diesem geplanten Google Meet erschienen? Bevor Sie eine strenge E-Mail senden, halten Sie inne und denken Sie darüber nach. Was ist, wenn ein medizinischer Notfall vorliegt?

Seien Sie daher mitfühlend und fragen Sie nach, ob mit ihnen alles in Ordnung ist. Eine E-Mail wie „Wir haben dich heute beim Meeting vermisst. Einfach einchecken, um zu sehen, dass alles in Ordnung ist.“ kann Beziehungen aufbauen, die den Test der Zeit bestehen.

6. Anhänge komprimieren/Größe ändern und benennen, wenn Sie können

Wir sprechen nicht viel über diese E-Mail-Regel, da wir beim Versenden großer Anhänge automatisch davon ausgehen, dass unser Empfänger genügend Platz hat. Große Dateien benötigen mehr Zeit zum Herunterladen und können in kürzester Zeit nervig werden.

Daher ist es wichtig, sie zu komprimieren oder ihre Größe zu ändern. Wenn Sie zu viele Dateien gleichzeitig freigeben, empfiehlt es sich, eine höfliche Notiz hinzuzufügen, die den Zweck der Anhänge angibt.

Benennen Sie auch Ihre Anhänge, bevor Sie sie senden. Senden Sie Ihren Lebenslauf? Benennen Sie die Datei in Tracy_Mackenzie_CV um und beginnen Sie mit dem rechten Fuß.

7. Verwenden Sie E-Mail nicht als eine andere Instant Messaging-App

Der Grund, warum wir alle Instant Messaging lieben, ist, dass es sofort ist.

Aber wenn Sie beides mischen und E-Mail als Ersatz für Instant Messaging verwenden, riskieren Sie, nervig und unprofessionell zu sein.

Daher müssen Sie wissen, wann Sie eine E-Mail senden und wann Sie mit einer anderen fortfahren müssen. Machen Sie nicht den Fehler, zu viele Folge-E-Mails zu senden, weil sie möglicherweise von zu Hause aus arbeiten. Rufen Sie auch niemanden an, um eine E-Mail zu überprüfen.

Wenn es dringend ist, verwenden Sie einen anderen Kommunikationsmodus.

8. Verwenden Sie Humor, um zu heilen, aber sparsam

Während viele Humor in diesen außergewöhnlichen Zeiten verwenden, um die Stimmung aufzuhellen, besteht das Problem bei der Verwendung von Humor in E-Mails darin, dass er nach hinten losgehen kann.

Wenn Sie in einer E-Mail Humor verwenden möchten, tun Sie dies nur, wenn Sie die Person gut kennen. Du solltest nicht respektlos oder unhöflich wirken, wenn sich jemand in einer ernsten Situation befindet. Außerdem liest sich das, was lustig klingt, vielleicht nicht lustig.

Ein Wort an die Weisen: Wenn Sie Zweifel haben, lassen Sie es am besten weg.

Legen Sie Abwesenheitsantworten fest und verbessern Sie Ihre Work-Life-Balance

Wenn Sie heutzutage E-Mails senden, sollten Sie auch auf die Stunden achten. Da der Lebensstil von zu Hause aus immer mehr an Bedeutung gewinnt, verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Abwesenheitsantworten machen es leicht zu verstehen, wenn jemand für ein Meeting verfügbar ist oder auf eine E-Mail antwortet.

Sehen Sie sich die Einstellungen Ihres E-Mail-Clients an und konfigurieren Sie Autoresponder, wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind oder nicht. Gmail nennt es beispielsweise den Urlaubs-Responder, während Microsoft Outlook Abwesenheitsantworten verwendet.

Wir hoffen, dass diese goldenen Regeln für das Schreiben effektiver E-Mails und die richtigen E-Mail-Gewohnheiten Ihnen helfen, Zeit zu sparen und die richtigen Antworten zu erstellen.